CRM-System vs. ERP-Modul – Welcher Ansatz ist besser?

01.08.2019 Lesezeit: 8 Min.
CRM-System vs. ERP-Modul – Welcher Ansatz ist besser?
Markus Reichl
Markus Reichl
Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
Markus Reichl hat mehr als 20 Jahre Erfahrung in der ERP-Branche. Als Teil des Vertriebskompetenzteams unterstützt er die Vertriebsphase auf fachlicher Ebene.
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Software-basiertes Customer Relationship Management (CRM) ist aus dem modernen Vertrieb nicht mehr wegzudenken. Laut einer aktuellen Studie von Capterra nutzen 32 Prozent der befragten KMU eine dedizierte CRM-Lösung oder eine unternehmenseigene Software mit entsprechenden Funktionen. Das sind 27 Prozent mehr als 2018.



Die Frage nach dem optimalen CRM-Tool ist allerdings nicht so leicht zu beantworten. Einerseits gibt es dedizierte CRM-Systeme wie SalesForce oder SugarCRM, die speziell auf die Anforderungen des Vertriebs ausgerichtet sind. Andererseits gehört ein vollintegriertes CRM-Modul heute zu den Standardfunktionen der meisten ERP-Systeme.

Doch welche Lösung ist besser, ERP-Modul oder Drittsystem?


ERP und CRM sind nicht das Gleiche!

Zunächst müssen wir mit einem verbreiteten Missverständnis aufräumen. Es geht nicht darum, grundsätzlich zwischen ERP und CRM zu wählen. Beide Anwendungen erfüllen verschiedene Aufgaben im Unternehmen.

Im Fokus eines CRM-Systems stehen immer Kundenbeziehungen. Es speichert Kundenunterlagen (Verträge, Angebote etc.), dokumentiert die Kommunikation (Calls, E-Mails, Präsentationen etc.), unterstützt den Vertrieb bei Zielgruppenanalysen oder Absatzprognosen und steuert Lead-Management-Maßnahmen auf Kundenebene.

Ein ERP-System bildet dagegen die Prozesse der gesamten Organisation ab. Es enthält beispielsweise Funktionen für Produktionsplanung und -steuerung, Warenwirtschaft, Controlling, Finanz- und Rechnungswesen oder Projektmanagement. All diese Bereiche miteinander zu verknüpfen und ihre Interaktionen zu koordinieren, ist die Hauptaufgabe einer ERP-Lösung.

Dementsprechend bildet die Anbindung des Vertriebs an die restliche Wertschöpfungskette eine Schnittstelle zwischen beiden Systemen. Eine CRM-Lösung kann zwar den Sales-Prozess unterstützen. Die Auftragsabwicklung ist allerdings Domäne des ERP-Systems.

Damit es nicht zu Prozessbrüchen und Reibungsverlusten kommt, müssen beide Systeme miteinander sprechen. Hier ein paar Beispiele für diesen Datenaustausch:

  • Die Projektabwicklung muss das Angebot sowie Protokolle der Kundentermine zur Verfügung haben.
  • Der Service muss die Konfiguration der verkauften Maschine und die Details der besprochenen Support-Leistungen kennen, bevor er Wartungstermine plant.
  • Für die erfolgreiche Akquise braucht der Vertrieb Informationen von der Buchhaltung über das Zahlungsverhalten bzw. das Kreditlimit des Kunden, den bisherigen Projektverlauf und die Wartungshistorie der Maschine bzw. Anlage im Kundenbetrieb.
Wenn es um die Verknüpfung von CRM und ERP geht, haben sowohl Schnittstellen als auch integrierte ERP-Module ihre Stärken und Schwächen. Welche Option die bessere Wahl ist, hängt von den individuellen Anforderungen ab.


Warum ein CRM-System?

Wenn wir den manuellen Datenaustausch z.B. per Excel-Import ausschließen (zu aufwändig und fehleranfällig), gibt es zwei Möglichkeiten, CRM und ERP zu verknüpfen: Sie können entweder eine dedizierte CRM-Software per Schnittstelle mit Ihrem ERP-System verbinden. Oder Sie wählen eine ERP-Lösung, die ein CRM-Modul bereits integriert hat.

Was den Funktionsumfang betrifft, sind Stand-Alone-Lösungen klar im Vorteil. Schließlich ist das ihr Spezialgebiet. CRM-Systeme sind vollständig darauf ausgerichtet, Kundenbeziehungen zu managen und zu verbessern. Das ist ihr Daseinszweck. Und natürlich sind sie in dieser Hinsicht besser ausgestattet als ERP-Lösungen, die nicht nur den Vertrieb, sondern die Prozesse der gesamten Organisation abdecken.

Hier sind zum Beispiel einige Bereiche, in denen dedizierte CRM-Systeme die Nase vorn haben:

  • Lead-Management (z. B. Marketing-Kampagnen oder E-Mail-Versand)
  • Vertriebssteuerung der Außendienstmitarbeiter (z.B. kennzahlengesteuerte Besuchsplanung)
  • Nahtlose Integration von Social Media (z.B. Twitter, Facebook, Live-Chats oder Beziehungsnetzwerke)
  • Opportunity Management (z. B. Verwaltung von Verkaufschancen oder Forecast-Auswertungen)
  • Vertriebliche Auswertungen (z. B. Umsatz, Sales Funnel oder Absatzprognosen)


Schnittstelle zwischen ERP und CRM.Option 1: Schnittstelle zwischen ERP und CRM.


Warum ein ERP-Modul?

Der Vorteil eines ERP-Moduls ist die native Integration in die digitale Prozesslandschaft. Wenn das CRM Teil des ERP-Systems ist, kommt es seltener zu Reibungsverlusten in Geschäftsabläufen. Alle Unternehmensbereiche greifen auf einen gemeinsamen Datenpool zu. Eine Synchronisation ist nicht notwendig. Beispielsweise kann der Service direkt auf die Absprachen zwischen Kunde und Vertrieb zugreifen, wenn die betreffenden Protokolle im ERP-System hinterlegt sind.

Zusätzlich bietet eine ERP-Lösung abteilungsübergreifende Analysefunktionen, die mit einem integrierten CRM-System nur schwer zu realisieren wären. Beispielsweise kann der Vertrieb Material- und Produktionskapazitäten in die Angebotskalkulation einfließen lassen, um Preis und Liefertermin genauer zu berechnen.

Und dann ist da natürlich noch die finanzielle Perspektive. Je nach Anbieter ist das CRM-Modul entweder im Preis inbegriffen oder kann zu einem Aufpreis hinzugebucht werden. Beide Optionen sind in der Regel günstiger als ein dediziertes CRM-System.


Integriertes CRM-ModulOption 2: Integriertes CRM-Modul.


Darüber hinaus müssen Sie auch die Schnittstelle selbst im Hinterkopf behalten. Zwar verfügen die meisten ERP-Systeme mittlerweile über Standard-Schnittstellen zu den bekannteren CRM-Tools. Es gibt allerdings zwei Punkte, die Sie kennen sollten, bevor Sie sich für eine Stand-Alone-Lösung entscheiden:

  • Zum einen schafft auch eine Schnittstelle keine perfekte Synchronisation zwischen CRM- und ERP-System. Manche Daten bleiben weiterhin in nur einem Topf. Je stärker Sie den Vertrieb mit Abteilungen wie Marketing, Service oder Buchhaltung vernetzen wollen, desto mehr müssen Sie die Standardschnittstelle anpassen. Und selbst im Bestfall erreichen Sie keine hundertprozentige Kongruenz beider Datenbanken. Dafür sind die Systeme nicht ausgelegt.
  • Zum anderen verursacht jede Anpassung einer Standardschnittstelle zusätzliche Kosten. Damit sind nicht nur die initialen Entwicklungskosten gemeint. Auch die Wartungskosten steigen, da Sie nach jedem Update überprüfen müssen, ob die Datensynchronisation weiterhin funktioniert.


Wägen Sie beide Optionen gegeneinander ab

Heißt das nun, dass ein vollintegriertes ERP-Modul einer eigenständigen CRM-Software grundsätzlich vorzuziehen ist? Nein. Beide Ansätze haben ihre Stärken und Schwächen. Welche Option die bessere Wahl ist, hängt stark von Ihren Anforderungen ab.

Prüfen Sie zunächst das CRM-Modul Ihres ERP-Systems. ERP-Anbieter entwickeln ihre Produkte ständig weiter. Integrierte CRM-Tools können oft mit günstigeren Stand-Alone-Systemen mithalten. Vergleichen Sie die Anforderungen Ihrer Vertriebsabteilung mit dem Funktionsumfang des ERP-Moduls. Falls beides übereinstimmt, spricht nichts dagegen, auf die integrierte Lösung zu setzen.

Wird das ERP-Modul den Bedürfnissen des Vertriebs nicht gerecht, ergibt es Sinn, nach einem dedizierten CRM-System zu suchen. Zunächst sollten Sie allerdings mit Ihrem ERP-Dienstleister sprechen. Eventuell gibt es vorgefertigte Schnittstellen zu gängigen CRM-Tools oder Partnerschaften mit CRM-Anbietern. Beides reduziert den Integrationsaufwand und somit auch die Kosten für die Anbindung.

Oder wollen Sie Ihr jetziges ERP-System ersetzen und die CRM-Frage schon im Voraus klären? Dann sollten Sie die Anforderungen Ihrer Vertriebsabteilung in Zieldefinition und Lastenheft mit einfließen lassen. Wie die weiteren Schritte eines ERP-Projekts aussehen, erfahren Sie in unserem Whitepaper „Die ERP-Einführung von A bis Z.“.

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