So wählen Sie das passende ERP-System für den Maschinenbau aus

10.07.2017 Lesezeit: 6 Min.
So wählen Sie das passende ERP-System für den Maschinenbau aus
Malte Landwehr
Malte Landwehr
Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
Malte Landwehr ist seit 10 Jahren im ERP-Geschäft. Zu seinen Aufgaben im Vertriebskompetenzteam gehören Beratung und Präsentationen.
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Wir stellen im Kundengespräch immer wieder fest, dass es Unternehmen oft schwerfällt, die eigenen Anforderungen an ein ERP-System zu formulieren. Das ist auch kein Wunder. Schließlich hat jedes Unternehmen individuelle Ansprüche an eine ERP-Lösung. Das können Sie nicht einfach einer vorgefertigten Liste aus dem Internet entnehmen. Je nach Branche unterscheidet sich schon der Anwendungsbereich eines ERP-Systems.

Nehmen wir zum Beispiel den Maschinenbau. Dieser Industriezweig zeichnet sich häufig durch Einzelfertigung oder begrenzte Variantenfertigung aus. Viele Kunden erhalten eine individuell konstruierte Maschine. Dafür braucht es Vielseitigkeit. Kunden sind heutzutage flexibel in ihren Anforderungen – der Anwendungsbereich einer bestellten Maschine kann sich durchaus im Laufe der Konstruktion ändern. Wer da mithalten will, muss schnell auf solche Änderungen reagieren. Diese Flexibilität muss sich natürlich auch in Ihrem ERP-System widerspiegeln. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von der Brancheneignung einer ERP-Lösung.

Schauen wir uns also einmal an, was eine ERP-Lösung im Maschinenbau alles leisten muss.

Enge Zeitpläne und wechselnde Spezifikationen

Maschinenbauer sehen sich oft mit engen Zeitplänen konfrontiert, denn ihre Kunden geben den eigenen Termindruck an den Anbieter weiter. Vom Auftrag bis zur Auslieferung der fertigen Maschine vergeht nur wenig Zeit. Das Zeitfenster ist zum Teil sogar so klein, dass die Konstruktion beginnen muss, bevor die Maschine vollständig konfiguriert wurde.

Eventuell ändern sich die Spezifikationen auch im Laufe des Fertigungsauftrags. Das kann verschiedene Gründe haben. Zum Beispiel kann sich der Anwendungsbereich der Maschine mit der Zeit ändern. Schließlich handelt es sich Aufträgen im Maschinenbau oft um umfangreiche Projekte, die sich über Wochen oder sogar Monate hinziehen können. Oder vielleicht ändern sich die technischen Gegebenheiten im Umfeld der Maschine. Sie existiert schließlich nicht in einem Vakuum.

Was auch immer der Grund ist – In diesem Industriezweig wechseln Auftragsspezifikationen zum Teil sehr schnell.

Wachsende Stücklisten sind im Maschinenbau ein Muss

Das heißt aus ERP-Sicht, dass sich die Stückliste im Laufe des Fertigungsauftrags mehrfach verändert. Wir haben es also mit einer wachsenden Stückliste zu tun. Diese Erkenntnis wirkt sich wiederum direkt auf die Auswahl des passenden ERP-Systems aus. Sie brauchen eine Software, die Stücklisten sukzessiv erweitern und modifizieren kann – auch nach der initialen Planungsphase. Nehmen wir zum Beispiel an, bei der Montage fällt auf, dass die Maschine nicht zu den Räumlichkeiten vor Ort passt (vielleicht ist eine Zugangsklappe von einer Säule verdeckt). In dem Fall können die Kollegen in der Konstruktion die Entwürfe anpassen. Auch die Konstruktion braucht also Informationen aus dem ERP-System. Mit diesen Informationen - und einer passenden Schnittstelle aus der CAD-Software heraus - können die Stücklisten aktualisiert werden.

Doch wachsende Stücklisten sind nicht ausschließlich dazu da, um die Umstände unsteter Planung zu kompensieren. Sie bringen auch ein paar handfeste Vorteile mit sich. Beispielsweise vereinfachen sie die Dokumentation eines Auftrags. Ihre Mitarbeiter brauchen nur die Stückliste anzupassen, um die aktuelle Konfiguration einer Maschine festzuhalten. Vorher mussten sie dazu die Änderungen in einem weiteren Dokument festhalten. Das wiederum erleichtert dem Service die Arbeit. Dieser kann nun mit einem Blick feststellen, wie sich die Maschine von dem ursprünglichen Plan unterscheidet und wie sie jetzt aussieht.

Wir halten also fest: Ein ERP-System, das in einem Maschinenbauunternehmen zum Einsatz kommt, sollte mit wachsenden Stücklisten umgehen können.

Behalten Sie Ihre Kalkulation im Auge

Wechselnde Spezifikationen und fortlaufende Anpassungen sind mit Sicherheit eine Herausforderung für die Produktionsplanung. Diese wechselhaften Faktoren haben jedoch auch Einfluss auf weitere Unternehmensbereiche. Nehmen wir zum Beispiel das Controlling. Die Kalkulation eines fertig konzipierten Produktionsauftrags ist eine Sache – ein Fertigungsstück, dessen Konfiguration sich fortlaufend ändert, eine völlig andere.

Wie wollen Sie schließlich ein Projekt kalkulieren, dessen Umfang sich ständig ändert? Vielleicht kommen neue Features hinzu und die Projektdauer erhöht sich. Oder Sie benötigen wegen Anpassungen mehr Material. Ist der Auftrag dann noch wirtschaftlich? Können Sie die zu erwartenden Kosten immer noch präzise bestimmen? Wohl eher nicht.

Wenn Sie variable Fertigungsaufträge dennoch möglichst genau kalkulieren wollen, müssen Sie in regelmäßigen Abständen die ursprüngliche Angebotsplanung mit den Ist-Daten vergleichen. Weichen beide Größen im Bezug von Zeit, Kosten, Personalstunden oder Materialverbrauch voneinander ab, dokumentieren Sie die Diskrepanz und erstellen somit die Datenbasis für weitere Analysen und Prognosen – Sie führen also eine mitlaufende Kalkulation durch.

Ein ERP-System für Maschinenbauer muss die mitlaufende Kalkulation beherrschen

Auch hier lauern wieder Fallstricke bei der ERP-Auswahl, denn nicht jede ERP-Lösung unterstützt die mitlaufende Kalkulation. Manche Systeme bieten keine automatische Anpassung der ursprünglichen Kalkulation. Andere erlauben es nur, das Gesamtprojekt im Detail zu betrachten, nicht aber einzelne Projektteile. Das macht es schwer, Abteilungen zu identifizieren, deren Kalkulation gerade aus dem Ruder läuft.

Und auch, wenn eine ERP-Lösung die mitlaufende Kalkulation unterstützt, sagt das noch nichts über Effizienz aus. Vielleicht ist die Funktion zwar vorhanden, aber Sie müssen alle Berechnungsdaten manuell einpflegen. Das bedeutet: zusätzlicher Aufwand. Suchen Sie lieber nach einem ERP-System, das Ihnen diese Arbeit abnimmt. Im Idealfall ist die Betriebsdatenerfassung fest in das System integriert. Das heißt: Sie können gemeldete Bearbeitungszeiten über die ERP-Software erfassen und automatisch einzelnen Aufträgen zuordnen. Zusätzlich können Sie auch Arbeitszeiterfassung, Überstunden und Urlaubsverwaltung mit Hilfe Ihrer ERP-Lösung in die Kalkulation mit einbinden. Das sorgt für einen genaueren Forecast.

Wenn Ihr ERP-System die mitlaufende Kalkulation beherrscht, erhöhen Sie also deutlich die Qualität Ihres Controllings.

So wählen Maschinenbauer das passende ERP-System aus

Maschinenbauer sehen sich also mit einer Reihe von Herausforderungen konfrontiert, die alle mit der steigenden Komplexität ihres Angebots und den wachsenden Anforderungen ihrer Kunden zusammenhängen. Es versteht sich von selbst, dass diese Herausforderungen auch in die Auswahl des passenden ERP-Systems einfließen sollten.

Was bedeutet das nun für die Praxis? Zum einen sollten Sie darauf achten, Ihre Angebotsstruktur und Fertigungsorganisation möglichst präzise im Lastenheft zu dokumentieren. Nur wenn der ERP-Anbieter Ihre Herausforderungen kennt und versteht, kann er eine Lösung vorschlagen, die zu Ihren Anforderungen passt.

Zum anderen sollten Sie bei der Erstellung Ihrer Shortlist darauf achten, die hier beschriebenen Auswahlfaktoren mit einzubeziehen. Das passende ERP-System sollte:

  • mit wachsenden Auftragsstücklisten umgehen können
  • die mitlaufende Kalkulation beherrschen
  • über eine integrierte Betriebsdatenerfassung verfügen

Beschreiben Sie dem ERP-Anbieter anhand Ihrer derzeitigen Situation genau, was Sie sich als Maschinenbauer von ihrem ERP-System wünschen. Dann finden auch Sie die passende ERP-Lösung für Ihr Maschinenbauunternehmen.

Dieser Artikel konzentriert sich in erster Linie auf den Maschinenbau. In Zukunft werden wir auch andere Branchen genauer betrachten. Bis dahin können Sie einen Blick in unser Whitepaper „Die ERP-Einführung von A bis Z“ werfen. Es beschäftigt sich näher mit dem Prozess, der hinter jeder ERP-Auswahl steht.

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