Veränderungen in Firmen lassen sich nicht über Nacht umsetzen. Das gilt auch und gerade in Fragen der Digitalisierung. Jeder Mitarbeiter bringt andere Erfahrungen im Umgang mit digitalen Arbeitsmethoden, der Bedienung neuer Tools und auch in der Arbeit mit ERP-Lösungen mit. Durch intelligentes Change-Management bringen Sie alle auf den gleichen Stand. Zudem ist so für maximale Akzeptanz bei der Einführung eines ERP-Systems oder einer neuen Betriebssoftware gesorgt.
Die Digitalisierung kommt in immer mehr Unternehmen vollständig an. Die Vorteile bei der Produktionsplanung und -steuerung, in Lager und Warenwirtschaft, der Kundenkommunikation oder im Finanz- und Rechnungswesen sind unübersehbar. Verwaltungsprozesse werden schmaler und geben dadurch mehr finanzielle und personelle Ressourcen frei. Doch die Einführung einer komplexen Software gelingt nur unter Beteiligung aller Abteilungen.
Zusammenarbeit durch digitale Kommunikationstools und ERP-System verbessern
Digitale Zusammenarbeit gelingt nicht ohne den Einsatz von passenden Maßnahmen. Insbesondere die Einführung einer ERP Software kann den Austausch innerhalb Ihres Unternehmens und die digitale Zusammenarbeit durch Folgendes verbessern:
- mehr Transparenz in Arbeitsprozessen
- gezielte Kommunikation statt Streuung und Weiterleitungen
- team- und standortübergreifende Projektzusammenarbeit
- vereinfachtes Kundenmanagement
- besseren Service durch schnellere Prozesse
- Kosteneinsparung durch effiziente Zeitnutzung
Dazu müssen die einzelnen Abteilungen zu den umfassenden Funktionen der Tools geschult und die Fragen der Mitarbeiter geklärt werden.
Diese Praxis bezeichnen Experten als Change-Management. Sie legen also kein neues Projekt vor, das nur durch die IT-Abteilung umgesetzt und eingeführt wird.
Stattdessen nehmen Sie das ganze Unternehmen mit auf die Reise in die Digitalisierung.
Wissensstand angleichen und ERP- und Systemlösungen vorstellen
Die Vorstellung der ERP Software oder eines umfassenden Tools, das für Produktion und Kommunikation eingesetzt werden soll, erfolgt idealerweise frühzeitig und umfassend. Zeigen Sie von Anfang an auf, welche Abteilungen wie von der Lösung profitieren. Zudem sollten Sie die Mitarbeiter durch aktiven Input und Feedback mit in das ERP-Projekt einbeziehen.
Beachten Sie dabei auch die individuellen Anforderungen, die Abteilungen an eine Software stellen. Holen Sie Feedback ein, welche Funktionen fehlen, um mit dem Anbieter Möglichkeiten zu finden, diese Lücken zu schließen.
Für ein erfolgreiches ERP-Projekt und digitale Zusammenarbeit müssen die Mitarbeiter in Form von Change-Management mit einbezogen werden.
Ist die Toolauswahl getroffen, sollte ein Zeitplan eine Übersicht über die Schritte der Umstellung bieten. Dadurch sollten Mitarbeiter ausreichend Zeit haben, Sicherungen vorzunehmen und ihre Prozesse rechtzeitig anzupassen. Vermeiden Sie den Überraschungsmoment eins Softwarewechsels zum Wochen- oder Monatsbeginn. Es empfiehlt sich eine flexibele Zusammenarbeit mit einzelnen Abteilungen, um die Systeme abzulösen.
Verbesserte digitale Kommunikation an Kunden weitergeben
Durch eine branchenspezifische und an Ihr Unternehmen angeglichene ERP Lösung schaffen Sie Vorteile, die Ihre Kunden und Ihre Mitarbeiter spüren. Kürzere Kommunikationswege schaffen zeitliche Ressourcen, senken die Betriebs- und Produktionskosten und erhöhen den Servicefaktor. Die digitale Projekt- und Datenerfassung kann ein positiver Faktor für kommende Partnerschaften sein.
Kundenservice und Kommunikation nach außen sollte auch abbilden, dass intern digital aufgerüstet wurde. Schnellerer Service, konkretere Antworten und besser abgestimmte Lösungen für Probleme sind eine ideale Folge der Umstellung durch die ERP-Software.
Gibt es doch einmal nach der Einführung einer neuen Plattform offene Fragen oder gestörte Kommunikationswege, sollten Sie auch diese Schwierigkeiten klar ansprechen. Nur so kann die digitale Zusammenarbeit sowohl intern als auch extern langfristig verbessert werden. Weitere hilfreiche Tipps für ein erfolgreiches ERP-Projekt finden Sie in unserem Whitepaper „Die ERP-Einführung von A-Z“.
