Effektive Online Meetings – Versuchen Sie es mal mit diesen Tipps

30.12.2020 Lesezeit: 7 Min.
Effektive Online Meetings – Versuchen Sie es mal mit diesen Tipps
Sarah Schneider
Sarah Schneider
Personal Assistant, Asseco Solutions AG
Sarah Schneider ist als Assistentin des CEO und Agile Coach Expertin für das Organisieren und Moderieren von Online Meetings und Workshops.
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Immer mehr Unternehmen ermöglichen es den eigenen Mitarbeitern ins Home-Office zu wechseln. Damit die notwendigen Absprachen und Meetings zum Beispiel zur ERP-Einführung weiterhin durchgeführt werden können, sind Online Meetings das Mittel der Wahl. Doch effektive digitale Absprachen fallen nicht immer leicht. Probieren Sie doch mal unsere Tipps, um Ihr ERP-Projekt auch mit Online Meetings zum Erfolg zu führen.

Das passende Tool für Ihr Online Meeting auswählen

Ein benutzerfreundliches Online Meeting Tool ist die Grundvoraussetzung für erfolgreiche digitale Absprachen. Denn eine gute Software ist wichtig, damit alle Mitarbeiter ohne weitere Einarbeitungszeit an den Meetings teilnehmen können. Auf dem Markt gibt es mittlerweile eine sehr große Auswahl an Lösungen. Es gibt also keine generelle Empfehlung für das passende Tool. Stimmen Sie die Auswahl auf Ihre individuellen Anforderungen und bereits vorhandene Software-Landschaft ab.

Wichtig ist vor allem die Einhaltung der DSGVO und die Sicherheit der Datenübertragung. Denn in diesen Bereichen kann und darf sich kein Betrieb Schwachstellen erlauben. Effektive Online Meetings sollten immer auf einer sicheren Plattform stattfinden, um die Geschäftsgeheimnisse zu bewahren.

Wir empfehlen daher eine regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsarchitektur und eine gegebenenfalls notwendige Anpassung der Sicherheitsstandards.

Online Meetings sind kein Hindernis

Effektive Online Meetings sind gar nicht so schwer – wenn wir unsere Einstellung zu ihnen ändern. Teilweise hält sich die Vorstellung immer noch hartnäckig, dass manche Termine einfach nicht digital möglich sind. Doch in diesem Jahr haben wir die Erfahrung gemacht, dass fast alles in virtuellen Meetings möglich ist. Solange wir uns darauf einlassen und entsprechend vorbereiten.

Ob Workshops, Gruppenarbeiten oder individuelle Schulungen – auch diese interaktiven und intensiven Formate sind digital möglich. Ja, teilweise gibt es hier sogar ungeahnte Potentiale!


Im Workshop arbeiten Sie normalerweise an einem Flipchart? Auch im virtuellen Meeting ist die gemeinsame Zusammenarbeit auf einem digitalen Whiteboard möglich. Dabei fallen sogar Hürden. Einen Kommentar auf dem Whiteboard zu ergänzen ist für jeden Teilnehmer möglich. Es gibt keine Engpässe vor dem Flipchart. Und auch Platzmangel ist plötzlich kein Problem mehr – denn das digitale „Papier“ geht nie aus.

Den Arbeitsplatz optimal vorbereiten

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass auch der eigene Arbeitsplatz für Online Meetings ein wenig aufgeräumt werden darf. Insbesondere wenn Sie während dem Termin Ihren Bildschirm teilen, ist ein übersichtlicher Desktop von Vorteil. Achten Sie nach Möglichkeit auf einen ruhigen Hintergrund oder verwenden Sie virtuelle Hintergrundbilder. Dann können sich die Teilnehmer der Videokonferenz vor allem auf Sie konzentrieren.

Vergessen Sie auch Nervennahrung und Erfrischungsgetränke nicht. Wenn Sie diese griffbereit halten, müssen Sie während dem Meeting nicht aufstehen. Achten Sie darauf, dass Sie Kaffeetassen oder Wassergläser weit genug vom Mikrofon entfernt abstellen. Das Klirren von Porzellan oder sogar das Sprudeln der Kohlensäure kann bei empfindlichen Mikrofonen übertragen werden und die anderen Teilnehmer stören.

Auf die Technik kommt es an

Ohne eine gute Internetverbindung ist auch die beste Vorbereitung für ein Online Meeting hinfällig. Mit einem online-Geschwindigkeitstest können Sie herausfinden, ob Ihre Internetbandbreite ausreicht. Eventuell hilft es schon, näher an den WLAN-Router zu rücken. Der Wechsel auf eine kabelgebundene Internetverbindung kann auch helfen.

Steht die Verbindung, können Sie mit weiteren kleinen Technik Tricks und Kniffen das Online Meeting bestmöglich gestalten. Stellen Sie die Kamera so ein, dass Sie direkt ins Bild blicken. Geben Sie den anderen Teilnehmern das Gefühl, diese direkt anzuschauen. Probieren Sie, den Abstand so zu wählen, dass nicht nur Ihr Kopf, sondern auch der Oberkörper, sichtbar ist. Dann spielt natürlich auch das Thema Kleidung eine Rolle. Wählen Sie gerne Klamotten, die bequem sind. Ist in Ihrem Rahmen Geschäftskleidung angesagt, empfehlen wir dennoch, diesen Kleidungskodex einzuhalten.

Blicken Sie direkt in die Kamera - so geben Sie Ihren Kollegen das Gefühl, diese direkt anzuschauen

Rauschende oder zu leise Audioübertragung machen es Ihren Kollegen schwer, Ihrem Gesagten zu folgen. Wählen Sie in den Audioeinstellungen das richtige Mikrofon aus und achten Sie auch hier auf den Abstand und die Lautstärke. Unser Tipp: Wenn Sie gerade nicht sprechen, nutzen Sie die Stummschaltung des Mikrofons. Dadurch können sich die Teilnehmer auf den aktuellen Sprecher konzentrieren. Räuspern oder Trinkgeräusche stören so die Konferenz nicht.

Die Zeit- und Pausenplanung beachten

Auch wenn man in der Regel im bequemen Homeoffice sitzt und deutlich weniger gestresst ist, sind Online Meetings anstrengend. Denn man muss sich nicht nur auf den Bildschirm, sondern auch auf die Gesichter der Teilnehmer, auf deren Aussagen und auf deren Mimik konzentrieren. Und das häufig auf einem relativ kleinen Bildschirm.

Aus unserer Erfahrung empfehlen wir, die Termine so kurz wie möglich zu halten. Gibt es längeren Gesprächsbedarf, planen Sie regelmäßige Pausen, damit sich die Teilnehmer erholen können. Geben Sie den Teilnehmern auch zwischendurch die Möglichkeit Fragen zu stellen. Sieht man sich nicht persönlich, ist es manchmal schwer mitzubekommen, wenn Unklarheiten aufkommen oder Teilnehmer nicht folgen können.

Achten Sie darauf - wie auch bei persönlichen Treffen – die Besprechung pünktlich zu starten. Gerade als Organisator empfehlen wir darauf zu achten, dass Sie reibungslos starten können: alle Verbindungen stehen, Ton und Bild werden gut empfangen und Präsentationen sind bereits aufgerufen. Das spart für alle anderen Teilnehmer wertvolle Wartezeit.

Fazit: Effektive Online Meetings können das ERP-Projekt beflügeln

Online Meetings müssen keine Hürde sein. Mit ein wenig Vorbereitung lassen sich alle Treffen digital abhalten. Damit lässt sich das ERP-Projekt sogar beflügeln. Denn die Terminplanung ist um einiges einfacher und schneller, wenn nicht mehrere Teilnehmer an den selben Ort kommen müssen. Dadurch sparen Sie auch Reisezeit und ggf. Übernachtungskosten ein.

Gleichzeitig helfen Online Meetings, den Kontakt im Team trotz Home-Office zu halten. Dadurch gelingt die Zusammenarbeit in einem Projekt einfach und unkompliziert. Ihre Unternehmung ist produktiv und erfolgreich. Weitere Tipps hierzu erhalten Sie in unserem Whitepaper „ERP-Einführung Remote: Checkliste für Online-Meetings“.

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