Ein ERP-System bringt Vorteile für alle: vom Vertrieb bis zur Produktion

03.07.2017 Lesezeit: 6 Min.
Ein ERP-System bringt Vorteile für alle: vom Vertrieb bis zur Produktion
Uwe Kallmeyer
Uwe Kallmeyer
Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
Uwe Kallmeyer ist seit 25 Jahren als ERP-Erklärer in Vertrieb, Logistik- und Managementberatung aktiv. Er bringt Geschäftsprozesse und ERP auf einen Nenner.
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Jede ERP-Einführung beginnt mit einer ganz simplen Frage: „Welche Vorteile bringt ein ERP-System denn mit sich?“. Aus der Sicht eines Unternehmens als Gesamtorganisation gibt es - neben mindestens 3 Guten Gründen - vor allem diese Vorteile:

  • straffere Prozesse
  • bessere Kommunikation
  • mehr Übersicht über den Geschäftsstatus
  • geringerer administrativer Aufwand
  • gesteigerte Transparenz

Wenn wir allerdings einzelne Personen im Unternehmen nach Vorteilen für ihre eigene Arbeit fragen, wird die Sache schon kniffliger. Die Antwort wird vor allem davon abhängen, in welcher Abteilung die befragte Person beschäftigt ist. Controlling, Buchhaltung und Produktion profitieren mit Sicherheit von einer ERP-Lösung. Aber wie sieht es mit dem Rest der Organisation aus? Welche Vorteile hat ein ERP-System beispielsweise für Marketing und Vertrieb?

Die Frage nach den Vorteilen eines ERP-Systems ist nicht nur für die Geschäftsleitung relevant. Auch Ihre Mitarbeiter fragen sich, wie sich der eigene Arbeitsplatz mit einer ERP-Lösung verändert. Wird die eigene Aufgabe einfacher und effizienter, sind Ihre Mitarbeiter der ERP-Einführung vermutlich wohlgesonnen. Die ERP-Software muss schließlich allen nutzen. Und wenn dieser Nutzen klar kommuniziert und somit greifbar wird, können Sie mit Unterstützung rechnen. Wenn Ihre Mannschaft das System allerdings nur als zusätzlichen Aufwand wahrnimmt, können Sie schon jetzt mit Widerständen rechnen.

Aber keine Angst, eine ERP-Lösung bringt keineswegs nur einzelnen Bereichen Vorteile. Alle Mitarbeiter profitieren davon – vom Geschäftsführer bis zum Empfang.

Ein ERP-System bringt Vorteile für die Kernbereiche

Eins vorweg: Es gibt in der Tat Kernbereiche eines Unternehmens, die besonders stark von einer ERP-Lösung profitieren. Dazu müssen Sie sich nur einmal den Wertschöpfungsprozess im Unternehmen vor Augen führen: Eine Bestellung geht ein, führt zu einem Produktionsauftrag, und löst eine Rechnungserstellung aus. An diesem Vorgang sind bereits mehrere Organisationseinheiten beteiligt:

  • Buchhaltung
  • Controlling
  • Produktion

Im Falle der Buchhaltung geht es darum, eine solide Datenbasis für die Verwaltung des Unternehmens zu schaffen. Diese Organisationseinheit ist enorm zahlengetrieben. Egal, ob es um Gewinn- und Verlustrechnung geht oder die Verwaltung von Forderungen und Verbindlichkeiten – die Buchhaltung braucht präzise Zahlen für alle ihre Tätigkeiten. Die Vorteile eines ERP-Systems liegen da natürlich auf der Hand: Es bietet jederzeit aktuelle, konsolidierte Zahlen, ohne aufwändige Recherchearbeit.

Gleiches gilt für das Controlling. Ohne verlässliche Kennzahlen ist es unmöglich, aussagekräftige Analysen, Geschäftsprognosen oder Kennzahlenübersichten zu erstellen. Die Qualität des Outputs hängt einfach zu stark vom Input ab. Es ist zwar möglich, die relevanten Daten manuell zusammenzuführen, aber der Aufwand dafür ist enorm. Ein ERP-System, das diese Aufgabe automatisiert, ist daher für das Controlling von unschätzbarem Wert.

Als drittes Beispiel haben wir die Produktion. Dieser Bereich profitiert von digitaler Produktionsplanung und -steuerung, automatischer Erstellung und Pflege von Stücklisten, Betriebsmittelverwaltung und Ressourcenplanung. Hinzu kommen Schnittstellen zu weiteren Unternehmensbereichen, wie etwa Einkauf, Service oder Logistik, die dazu beitragen, die Fertigung effizienter zu gestalten.

In diesen drei Bereichen kommen die Vorteile einer ERP-Lösung besonders stark zum Tragen. Mitarbeiter aus Buchhaltung, Controlling und Produktion erleichtert das System deutlich die Arbeit. Aber wie sieht es mit dem Rest des Unternehmens aus?

Auch andere Abteilungen profitieren von einer ERP-Lösung

Auf der anderen Seite haben wir Unternehmensbereiche, die Sie auf den ersten Blick nicht mit einem ERP-System in Verbindung bringen würden. Doch auch hier kann die Software die Muskeln spielen lassen.

Nehmen wir zum Beispiel den Vertrieb. Dieser scheint zunächst keine Berührungspunkte mit einer ERP-Lösung zu haben. Allerdings sind Vertriebler heutzutage keine Einzelkämpfer mehr, sondern Teamplayer. Daten über die regionale Verteilung von Sales-Ressourcen, Auftragswahrscheinlichkeiten und Anrufhäufigkeiten können dem Vertrieb durchaus den kleinen Vorteil bringen, die er für einen erfolgreichen Abschluss braucht. Und vergessen wir nicht, dass der Sales auch Ansprechpartner für Fragen potentieller Kunden ist. Ein ERP-System versetzt die Kollegen im Verkauf in die Lage, Rückfragen wegen Kalkulation oder Projektumfang eigenständig zu beantworten - alles Notwendige steht mit wenigen Klicks bereit.

Auch das Marketing arbeitet mit einem ERP-System schneller und effektiver. Beispielsweise können Sie Ihr Dokumentenmanagement in die ERP-Software integrieren, damit die Kollegen im Marketing immer aktuelle Produktdaten für Werbemaßnahmen zur Verfügung haben. Und auch Analytics-Daten aus dem ERP-Systeme können als Basis für Marketing-Kampagnen dienen. Sie schaffen sich somit einen zentralen Informations-Hub, auf den sowohl Marketing als auch Vertrieb Zugriff haben.

Der Einkauf profitiert in erster Linie von verringertem Koordinationsaufwand. Er kann dem ERP-System mit einem Blick entnehmen, wie der aktuelle Lagerstand aussieht, welche Rohstoffe und Komponenten in welcher Menge vorhanden sind und welche Aufträge in naher Zukunft anstehen. Daraus kann der Einkauf wiederum ableiten, wann sie was bestellen müssen.

Und was ist mit dem Kolleginnen und Kollegen im Service? Die kennen dank der ERP-Lösung jederzeit den aktuellen Status des Kundensystems. Sie können die ursprüngliche Konfiguration, nachträgliche Modifikationen, Reparaturen und Wartungen direkt aus der Datenbank auslesen, ohne zum Telefonhörer greifen zu müsse.

Natürlich kann eine ERP-Software auch die Geschäftsleitung bei ihrer Arbeit unterstützen. Individuelle KPI-Dashboards versetzen die Führungseben in die Lage, strategische Entscheidungen jederzeit auf Basis aktueller Kennzahlen zu treffen. Das ist deutlich effizienter, als eine Reihe von E-Mails an verschiedene Abteilungsleiter zu senden, mit der Bitte um einen aktuellen Statusbericht.

Sogar der Empfang profitiert vom Zugriff auf das ERP-System. Ruft ein Kunde beispielsweise an, um seinen aktuellen Auftragsstatus zu erfragen, können die Kollegen und Kolleginnen direkt Antwort geben, ohne herumzutelefonieren.

All diese Organisationseinheiten mögen zwar nicht die primären Anwender eines ERP-Systems sein – aber das heißt noch lange nicht, dass sie keinen Nutzen daraus ziehen.

Weniger Bürokratie für alle!

Die Liste zufriedener Abteilungen in diesem Beitrag ist natürlich keineswegs vollständig. Es gibt noch eine Vielzahl weitere Organisationseinheiten, die alle auf die eine oder andere Weise von einem ERP-System profitieren. Die Vorteile auf der individuellen Ebene ähneln nämlich stark den Pluspunkten, die wir eingangs für die Gesamtorganisation definiert haben:

  • weniger Administrationsaufwand
  • mehr Transparenz
  • bessere Übersicht

Diese Faktoren kommen letzten Endes allen Mitarbeitern zu Gute. Sie verringern überflüssige Bürokratie und sorgen dafür, dass sich Ihre gesamte Mannschaft wieder auf die eigenen Kernaufgaben konzentrieren kann. Und wollen wir das nicht alle?

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