Ein ERP-System mit guter Usability: So machen Sie sich Ihr eigenes Bild von der Benutzeroberfläche

02.08.2018 Lesezeit: 10 Min.
Ein ERP-System mit guter Usability: So machen Sie sich Ihr eigenes Bild von der Benutzeroberfläche
Dr. Nina Bär
Dr. Nina Bär
Usability Engineer, Asseco Solutions AG
Nina Bär beschäftigt sich seit mehr als 10 Jahren mit UX und Usability im Mittelstand. Bei Asseco bringt sie die Nutzerfreundlichkeit von APplus voran.

Viele Entscheider gehen davon aus, dass es sich bei der ERP-Auswahl um einen rein rationalen Prozess handelt. Nur harte Fakten – zum Beispiel Preis, Funktionsumfang oder verfügbare Schnittstellen – kommen als Kriterien in Frage. So die Annahme.

In Wahrheit gibt es jedoch keine vollständig rationalen Entscheidungsprozesse. Das Bauchgefühl spielt immer eine wichtige Rolle, egal ob bewusst oder unbewusst. Das ist auch bei der ERP-Auswahl nicht anders. Harte Fakten mögen bestimmte ERP-Anbieter bis auf die Shortlist bringen. Aber am Ende des Tages macht meistens das ERP-System das Rennen, das dem Projekt-Team subjektiv am besten gefallen hat.

Bei dieser Präferenzwahl geht es keineswegs nur um spontane Eingebungen. Bei unserem Bauchgefühl handelt es sich in Wirklichkeit um Empfindungen, die durch unbewusst verarbeitete Beobachtungen entstehen. Wenn Ihnen die Benutzeroberfläche einer ERP-Lösung also nicht gefällt, bedeutet das oft, dass Sie viele kleine Anzeichen für schlechte Usability wahrgenommen haben. Und zwar ohne, dass Ihnen das wirklich bewusst ist.

Diese Bewertung der Usability muss aber keineswegs unbewusst bleiben. Mit ein wenig Übung können Sie lernen, die relevanten Details bewusst zu erkennen und so Ihr Bauchgefühl in konkrete Aussagen zu überführen. Das hilft Ihnen, im Entscheidungsprozess rationale Argumente aufzuzeigen.

Usability auf den ersten Blick einschätzen

Das Bauchgefühl ist ein wichtiger Faktor, den Entscheider bei der ERP-Auswahl keineswegs vernachlässigen sollten. Allerdings sprechen wir hier von subjektiven Eindrücken – und das kann mitunter zum Problem werden.

Hören Sie bei der ersten Betrachtung der Benutzeroberfläche auf Ihr Bauchgefühl. Wenn Ihre Intuition sagt, dass etwas nicht stimmt, dann entspricht das meistens der Wahrheit.

Die meisten Anwender erkennen relativ schnell, wenn etwas mit der Usability einer Software nicht stimmt. Allerdings fällt es ihnen schwer, konkrete Schwachstellen zu identifizieren. Das Bauchgefühl der Anwender erkennt die Warnsignale, kann sie aber nicht explizit benennen.

Dadurch kann das Projekt-Team die Usability der verschiedenen ERP-Systeme nur schwer einschätzen und vergleichen. Was fehlt ist ein Ansatz, der die Bedienbarkeit einer ERP-Lösung in Relation setzt. Usability-Spezialisten, die zum Beispiel bei der neuen Version von APplus 6.4 mitgearbeitet haben, können hier helfen. Wenn Sie wissen, warum die Usability eines Systems Schwächen hat, können Sie auch viel leichter feststellen, welche Alternative die bessere ist.

Dazu benötigen Sie nicht zwangsläufig eine umfangreiche Systematik, die Sie Punkt für Punkt durchgehen. Den Anwenderkomfort eines ERP-Systems können Sie schon anhand des ersten optischen Eindrucks einschätzen – wenn Sie wissen, worauf Sie achten müssen. Daraus ergibt sich zumindest ein grobes Maß für die Bedienbarkeit der Software. Teile der Grundsätze der Dialoggestaltung nach ISO 9241 sind ein guter Ausgangspunkt hierfür:

  • Aufgabenangemessenheit: Erkennen Sie die einzelnen Arbeitsschritte des Tagesgeschäfts in den dargestellten Funktionen des ERP-Systems wieder? Deckt es die Prozesse vollständig ab?
  • Selbstbeschreibungsfähigkeit: Können Sie auf den ersten Blick einschätzen, welches grafische Element welche Funktion hat? Gilt das auch, wenn Sie keine konkreten Abläufe wiedererkennen?
  • Steuerbarkeit: Erkennen Sie Steuerelemente, die Ihnen die Navigation innerhalb eines Arbeitsablaufs ermöglichen? Gibt es Vor-/Zurück-Buttons? Wird der aktuelle Arbeitsschritt innerhalb der Prozessdarstellung hervorgehoben?
  • Erwartungskonformität: Sind alle Bedienelemente dort, wo Sie diese erwarten? Wählen Sie eine Funktion, die Sie häufig benutzen. Wie lange müssen Sie danach suchen?

Leider eignet sich ISO 9241 nicht vollständig dazu, den ersten optischen Eindruck eines ERP-Systems zu beschreiben. Die drei Prinzipien Fehlertoleranz, Individualisierbarkeit und Lernförderlichkeit können Sie erst erkennen, wenn Sie tatsächlich mit der Software gearbeitet haben. Eine Präsentation oder eine Online-Demo geben leider nicht die Gelegenheit dazu.

Diese Systematik klingt beim Lesen vielleicht banal. Keine der beschriebenen Fragen erfordert detailliertes Hintergrundwissen oder Erfahrung mit ERP-Projekten, sondern nur gesunden Menschenverstand.

Darum geht es aber auch gar nicht. Die Schwierigkeit bei der Einschätzung der Usability eines ERP-Systems liegt darin, Schwachstellen bewusst wahrzunehmen. Denken Sie beispielsweise explizit über die Positionierung des Speichern-Buttons nach, fällt Ihnen sehr schnell auf, ob er sich an der erwarteten Stelle befindet. Aber: Das tun Sie in der Regel erst dann, wenn Sie etwas abspeichern wollen.

Die oben beschriebenen Faktoren mögen trivial erscheinen. Allerdings nur, wenn Sie bewusst darüber nachdenken.

In der Regel erkennt man selbst innerhalb von Sekunden, ob man sich mit einer Software gerne und länger beschäftigen kann oder nicht.In der Regel erkennt man selbst innerhalb von Sekunden, ob man sich mit einer Software gerne und länger beschäftigen kann oder nicht.

5 Punkte für eine schnelle Bewertung der Usability

Die Usability einer Benutzeroberfläche auf den ersten Blick einzuschätzen, ist eine Herausforderung. In der Regel gibt es nicht den einen großen Fauxpas, der den Bedienkomfort beeinträchtigt. Es sind viele kleine Details, die für sich alleine keine großen Auswirkungen haben, zusammen aber der Usability schaden. Diese kleinen, störenden Details sind für das ungeschulte Auge nicht immer leicht zu entdecken.

Daher haben wir die wichtigsten Punkte zusammengestellt, die Ihnen bei der ersten Einschätzung der Benutzeroberfläche helfen:

1. Was ist das Wichtigste im Bild?

Bevor Sie sich mit den Details beschäftigen, sollten Sie zunächst einen Blick auf die Benutzeroberfläche als Ganzes werfen. Versuchen Sie, das wichtigste Element im Bild zu identifizieren. In der Regel handelt es sich dabei um einen zentralen Bereich, der die primäre Funktionalität der Software abbildet.

Haben Sie das zentrale Element identifiziert, sollten Sie als nächstes reflektieren, wie lange die Suche gedauert hat. Haben Sie alles Wichtige sofort gefunden oder mussten Sie danach suchen?

2. Worauf wird der Blick gelenkt?

Jede Benutzeroberfläche hebt durch ihre Struktur bestimmte Bereiche hervor. Ein ERP-System mit hoher Usability nutzt diesen Umstand dazu, den Blick des Anwenders auf die zentralen Elemente des abgebildeten Arbeitsprozesses zu lenken. Im nächsten Schritt sollten Sie also gezielt darauf achten, welche Bildbereiche die Benutzeroberfläche in den Fokus stellt.

Bei einem guten ERP-System überschneidet sich dieser Vorgang mit Schritt 1. Wenn es die Software durch eine Vielzahl an angebotener Information schlicht unmöglich macht, im Wirrwarr die relevanten Felder zu identifizieren, haben Sie es mit schlechter Usability zu tun.

3. Wird der reale Prozess optisch geführt?

ERP-Systeme dienen dazu, die Geschäftsprozesse eines Unternehmens digital abzubilden und zu unterstützen. Daher sollten Sie im nächsten Schritt darauf achten, dass die Benutzeroberfläche die Relationen zwischen den einzelnen Arbeitsschritten möglichst gut abbildet. Es sollte an jedem Punkt klar erkennbar sein, was der nächste Schritt ist und was der Anwender dafür tun muss.

Achten Sie besonders auf die Anordnung der Eingabefelder. Das nächste Feld sollte sich immer dort befinden, wo das Auge intuitiv hinspringt. Weicht die Anordnung des ERP-Systems davon ab, kommt es leicht zu Verwirrung. Auch die Übergänge zwischen Seiten der Eingabemaske sollten klar sein. Auf keinen Fall sollte sich der Anwender nach dem letzten Feld fragen „und was jetzt?“.

4. Erkennen Sie die Icons sofort?

Icons sind ein zentraler Bestandteil moderner Benutzeroberflächen. Unglücklich ausgewählte Icons führen daher schnell zu Missverständnissen und einer umständlichen Benutzerführung. Daher sollten Sie sich jedes Icon im Detail ansehen. Versuchen Sie herauszufinden, welche Funktion sich hinter welchem Symbol verbirgt. Das gilt auch, wenn Sie mit dem dargestellten Prozess nicht vertraut sind. In diesem Fall sollten Sie die Funktionalität hinter dem Icon zumindest erahnen können.

Achten Sie besonders auf Konsistenz innerhalb der Software. Ein Icon sollte immer den gleichen Zweck haben, egal in welchem Bereich oder welcher Maske. Icons, die ihre Funktion je nach Kontext ändern, schaden dem Anwenderkomfort. Das gilt auch umgekehrt. Eine bestimmte Funktion sollte immer durch das gleiche Icon dargestellt werden. Andernfalls muss der Anwender erst danach suchen.

5. Kann ich mir vorstellen, 8 Stunden auf die Software zu schauen?

In den meisten Fällen hat das ERP-Projekt-Team nur einen stark begrenzten Zeitrahmen, um die Benutzeroberfläche eines ERP-Systems in Augenschein zu nehmen. Die Endanwender müssen jedoch mehrere Stunden am Tag mit der Software arbeiten. Daher ist es wichtig, bei der ersten Betrachtung auch die langfristige Perspektive im Hinterkopf zu behalten.

Die Benutzeroberfläche einer Business-Software sollte ruhig und aufgeräumt wirken. Grelle Farben oder ein Mix aus auffälligen Design-Elementen sind dort fehl am Platz. Die Software sollte das Auge schonen, auch nach mehrstündiger Betrachtung. Denken Sie also auch über die folgende Frage nach: „Welchen Eindruck würde die Benutzeroberfläche nach 8 Stunden auf mich machen?“.

Achten Sie bei der ERP-Auswahl auch auf die Benutzeroberfläche

Die Aufgabe eines ERP-Systems ist, komplexe Zusammenhänge übersichtlich darzustellen. Es bildet sämtliche Geschäftsabläufe eines Unternehmens ab und verarbeitet eine Vielzahl von Daten. Schafft die Software es nicht, die Komplexität dahinter zu reduzieren, kommt es zu einem Informations-Overload, der auf Anwender belastend wirkt.

Viele ERP-Hersteller stehen vor dem Problem, dass die Systeme meist über Jahre oder teilweise Jahrzehnte gewachsen sind und die Benutzeroberflächen bis zum Rand mit Informationen vollgestopft sind. Design-Änderungen, welche die menschliche Informationsverarbeitung unterstützen, können hier helfen, die visuelle Überforderung einzudämmen.

Eine schlanke, aufgeräumte Benutzeroberfläche ist nicht nur nice-to-have. Als essentieller Bestandteil der Usability ist sie ein Muss. Empfinden die Anwender die Optik einer ERP-Lösung als kompliziert oder verwirrend, senkt das nicht nur die Effizienz des Systems, sondern auch die Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Hören Sie bei der ersten Betrachtung der Benutzeroberfläche auf Ihr Bauchgefühl. Wenn Ihre Intuition sagt, dass etwas nicht stimmt, dann entspricht das meistens der Wahrheit.

Wenn Sie mehr über Usability als Teil der ERP-Auswahl erfahren möchten, sollten Sie einen Blick in unser Whitepaper „Usability: Wie ich als Nutzer ein gutes ERP-System erkenne“ werfen. Es enthält viele nützliche Informationen darüber, wie Sie die Bedienbarkeit eines ERP-Systems im Vorfeld richtig einschätzen.

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