Ein Produktkonfigurator im Vertrieb – wieso ergibt das Sinn?

24.05.2019 Lesezeit: 9 Min.
Ein Produktkonfigurator im Vertrieb – wieso ergibt das Sinn?
Uwe Kallmeyer
Uwe Kallmeyer
Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
Uwe Kallmeyer ist seit 25 Jahren als ERP-Erklärer in Vertrieb, Logistik- und Managementberatung aktiv. Er bringt Geschäftsprozesse und ERP auf einen Nenner.
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In Zeiten der Digitalisierung wollen Kunden keine Massenware, sondern individuelle Produkte und Services, die präzise ihren Anforderungen entsprechen. Den Vertrieb stellt dies vor eine Herausforderung, denn er kann auf Anfragen nicht länger mit Standardlösungen antworten. Jedes Angebot muss exakt auf den jeweiligen Interessenten zugeschnitten sein.

Das ist gerade für Maschinen- und Anlagenbauer problematisch. Bei ihnen ist die Konstruktion oft in den Vertriebsprozess involviert. Angebote des Vertriebs erhalten nicht nur projektbezogene Rahmendaten wie Preis oder Lieferdatum, sondern auch einen ersten Entwurf der Maschine oder Anlage.



Allerdings ist die Konstruktion bei vielen Maschinen- und Anlagenbauern ein Engpass. Ihre Kapazitäten sind knapp und überwiegend im Tagesgeschäft gebunden. Zusätzliches Personal würde helfen, aber erfahrene Konstrukteurinnen und Konstrukteure sind schwer zu finden. Unternehmen können die Konstruktion oft nur entlasten, indem sie deren Kapazitäten stärker fokussieren. Das heißt, nur noch bestätigte Aufträge gelangen zu ihr. Reine Anfragen bleiben außen vor.

Dieses Vorgehen löst zwar die Probleme der Konstruktion, aber was ist mit dem Vertrieb? Dieser muss seinen Angeboten nach wie vor konkrete Lösungsvorschläge beifügen. Kunden sind das schließlich so gewohnt. Aus diesem Grund kommen Produktkonfiguratoren im Vertrieb immer häufiger zum Einsatz.


Viele Unternehmen stellen nämlich bei genauer Betrachtung fest, dass sich ihre vermeintlich vollständig individuellen Produkte zu 80% als Auswahlvarianten (z.B. „mit/ohne Display“ oder „Farbe gelb, rot oder blau“) und Massvarianten (z.B. „Achslänge von 800-1250 mm“) darstellen lassen. Für diese 80% drängt sich der Einsatz einer Produktkonfigurators geradezu auf.

Muss ein Produktkonfigurator webbasiert sein?

Beim Ausdruck „Produktkonfigurator“ denken viele an ein webbasiertes Tool, das es Anwendern erlaubt, sich ihr individuelles Angebot zusammen zu klicken. Beispielsweise haben Autohersteller so etwas häufig im Einsatz. User wählen im Browser aus, welches Modell sie in welcher Farbe und Ausstattung haben möchten, und erfahren sofort, in welcher Filiale sie eine Probefahrt machen können und zu welchen Konditionen das Fahrzeug zu erwerben bzw. zu leasen wäre.

Aus Kundensicht sind solche webbasierten Konfiguratoren eine tolle Sache, denn sie bieten einen einfachen Weg zum individualisierten Produkt. Aus der Perspektive des Anbieters gibt es allerdings zwei Schwachstellen:

  • hohe Komplexität
  • geringe Sicherheit

Zum einen sind unternehmensexterne Produktkonfiguratoren schwer zu entwickeln, da ihre Zielgruppe aus fachfremden, teils unerfahrenen Anwendern besteht. Die Software muss leicht zu bedienen sein und mögliche Fehler vollständig und zuverlässig abfangen. Daher muss sie eine komplette Entscheidungslogik für das spezifische Produkt enthalten.

Zum anderen braucht ein Produktkonfigurator Zugriff auf ERP-Daten, wenn er Informationen über Materialverfügbarkeit, Preis oder Lieferdatum enthalten soll. Das heißt, mit dem Konfigurator existiert eine webbasierte Schnittstelle zu Geschäftsdaten. Das ist ein potentielles Sicherheitsrisiko. Schließlich bieten Schnittstellen immer auch Angriffsfläche für Dritte.

Wenn die Konstruktion zum Engpass wird, kann sie dem Vertrieb nicht länger bei der Angebotserstellung assistieren. In dem Fall macht es Sinn, den Vertrieb mit einem Produktkonfigurator zu entlasten.

Daher sind externe Konfiguratoren im Kontext komplexer Produkte und Dienstleistungen eher selten. Wesentlich häufiger finden sich unternehmensinterne Tools, die den Vertrieb bei der Angebotserstellung unterstützen.

Ein Produktkonfigurator vereinfacht die Angebotserstellung

Ein interner Produktkonfigurator funktioniert genau wie ein externer. Anwender sind in diesem Fall aber nicht Endkunden, sondern Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter. Diese stellen mit Hilfe des Konfigurators Produktvarianten zusammen, die genau auf die Kundenanforderungen zugeschnitten sind. Dazu werden im Konfigurator die relevanten Produktmerkmale erfasst, auf Plausibilität geprüft und zur Preisermittlung verwendet.

Natürlich kann das Tool die Arbeit der Konstruktion nicht ersetzen. Der Entwurf ist möglicherweise nicht präzise genug, um direkt in Produktion zu gehen. Aber das muss er auch gar nicht.

Bedenken Sie: An dieser Stelle des Prozesses möchten Kunden lediglich wissen, ob der Anbieter ihre Anforderungen erfüllen kann – und wenn ja, zu welchen Konditionen. Hat ein Kunde seinen Auftrag bestätigt, kann die Konstruktion den Grobentwurf immer noch überarbeiten. Wichtig ist nur, dass sie nicht länger in den Vertriebsprozess eingebunden ist.


Ein Produktkonfigurator mit automatisiertem Regelcheck entlastet die Konstruktion enorm und lässt den Vertrieb schneller agieren.


Trotzdem macht es Sinn, den Produktkonfigurator möglichst umfangreich aufzubauen. Im Idealfall enthält er ein komplettes Produktionsregelwerk mit allen Beschränkungen und Abhängigkeiten, das Daten zu Lagerbeständen und Kapazitäten aus dem ERP-System zieht und daraus alle Vertriebs- bzw. Fertigungs-relevanten Details berechnet. Zum Beispiel:

  • Stücklisten,
  • Arbeitspläne,
  • Liefertermine,
  • Preise.

Mit solch einem Tool könnte der Vertrieb einen kompletten Auftrag abwickeln, ohne die Konstruktion zu involvieren. Davon profitieren beide Seiten:

  • Die Konstruktion muss sich nicht länger mit Routineaufgaben befassen. Solange eine Produktvariante existiert, die alle Kundenanforderungen abdeckt, reicht der Konfigurator völlig aus. Die Konstruktion wird nur noch in Sonderfällen aktiv, wenn keine Variante passt und Anpassungen bzw. Neuentwicklungen nötig sind.
  • Der Vertrieb kann schneller auf Kundenanfragen reagieren. Da keine Abstimmung mit der Konstruktion mehr nötig ist, entfallen auch kommunikationsbedingte Reibungsverluste. Zudem bildet die Konstruktion nicht länger einen Engpass im Vertriebsprozess. Der Zeitaufwand für die Angebotserstellung sinkt.

Es muss nicht immer groß und komplex sein

Ein Produktkonfigurator mit vollständigem Regelwerk ist der Idealzustand. In der Praxis ist das jedoch meistens schwer umzusetzen. Gerade in komplexeren Produktionsumgebungen gibt es eine Vielzahl von Abhängigkeiten, die der Konfigurator abbilden muss. Zum einen erhöht dies den initialen Entwicklungsaufwand. Zum anderen muss jemand das Regelwerk, das dem Produktkonfigurator zugrunde liegt, pflegen und weiterentwickeln. Man möchte ja sicherstellen, dass technische Weiterentwicklungen auch dem Vertrieb immer aktuell zur Verfügung stehen.

Daher wählen manche Unternehmen einen anderen Ansatz, um den Vertrieb zu unterstützen: Einen Konfigurator ohne Regelwerk.

Dabei handelt es sich um ein Tool, das Regeln und Abhängigkeiten zwar in Textform darstellt, aber nicht technisch forciert. Die Software gibt dem Anwender lediglich Hinweise. Zum Beispiel: „Denken Sie daran, dass diese Komponente nicht mit folgenden Gehäusevarianten kompatibel ist …“. Sie überprüft aber nicht, ob die gewählte Konfiguration tatsächlich umsetzbar ist. Es handelt sich also eher um einen geführten Dialog als um einen voll funktionsfähigen Konfigurator.

Solch ein „Produktkonfigurator light“ ist wesentlich einfacher zu einzurichten und zu pflegen. Änderungen und Ergänzungen des Regelwerks werden nur in Textform erfasst und erfordern keinen Programmieraufwand.

Aus Sicht der betroffenen Unternehmensbereiche hat dieser Ansatz ebenfalls Vorteile – wenn er auch der „Deluxe-Version“ etwas hinterherhinkt. Der Vertrieb hat eine Software an der Hand, die ihn bei der Angebotserstellung unterstützt. Die Ergebnisse des Konfigurators reichen zwar nicht für die Fertigung aus, aber sie geben Aufschluss über die Umsetzbarkeit und die Rahmenbedingungen eines Projekts – also die Informationen, die für das Angebot relevant sind.

Dazu wird die Konstruktion entlastet, denn sie ist nicht länger Teil des Vertriebsprozesses. Sie muss zwar nach wie vor einen technischen Entwurf für jeden Auftrag erstellen. Doch das gilt nur für bestätigte Projekte, nicht für reine Anfragen.

Zudem erhält die Konstruktion einen Rahmen, den sie ergänzen kann. Das Angebot enthält nur die kalkulationsrelevanten Produktmerkmale. Im Auftragsfall werden lediglich weitere technische Produkteigenschaften ergänzt und von der Konstruktion in Zeichnung und Stückliste umgesetzt.

Zusammengefasst

Webbasierte Produktkonfiguratoren, die sich an Endkunden richten, sind im Kontext komplexer Produkte und Dienstleistungen eher selten. Häufiger kommen Konfiguratoren intern zum Einsatz. Sie unterstützen den Vertrieb bei der Angebotserstellung und entlasten die Konstruktion von Routineaufgaben.

Es gibt zwei Lösungsansätze, die sich im Vertrieb als hilfreich erwiesen haben: Ein Produktkonfigurator mit vollständigem Regelwerk und ERP-Anbindung oder ein Konfigurator ohne Automatismen. Beide haben ihre Daseinsberechtigung.

Ein Produktkonfigurator mit automatisiertem Regelcheck mag aufwändig zu pflegen sein, aber er entlastet die Konstruktion enorm und lässt den Vertrieb schneller agieren. Gerade wenn die Konstruktion ein kritischer Engpass in der Organisation ist, lohnt sich diese Investition.

Die Variante ohne Automatismen verursacht deutlich geringeren Implementierungs- bzw. Pflegeaufwand und unterstützt den Vertrieb dennoch zuverlässig bei der Arbeit. Das macht sie zu einer attraktiven Option für Unternehmen, die ihre Ressourcen schonen und zugleich ihren Vertriebsprozess optimieren wollen.

Wenn auch Sie Ihren Vertrieb mit einem Konfigurator unterstützen wollen, sollten Sie eine entsprechende Anforderung bereits im Lastenheft vermerken. Was dort sonst noch alles hinein gehört, erfahren Sie in unserem Whitepaper „Der richtige Weg zum ERP-Lastenheft“.

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