Viele Unternehmen, die sich für die Einführung eines ERP-Systems entscheiden, gehen zunächst von ausschließlich technischen Veränderungen aus. In der Folge wird das Vorhaben als reines IT-Projekt betrachtet. Hierdurch stößt das Projekt in der Praxis meist schnell an seine Grenzen.

Spätestens bei der systematischen Erstellung des ERP-Pflichtenheftes wird deutlich, dass sich durch das ERP zahlreiche Prozesse und Strukturen nachhaltig verändern. Zudem ist für eine erfolgreiche Umsetzung des Projekts die aktive Beteiligung aller Mitarbeitenden nötig.

Aus dieser Perspektive wird das IT-Projekt zu einem Veränderungsprojekt, das die gesamte Organisation betrifft. Aktives ERP-Change-Management kann vor diesem Hintergrund einen wesentlichen Beitrag zum Erfolg des ERP-Projektes leisten.

Erfahren Sie, welche Prozesse Sie im Unternehmen ändern müssen, um erfolgreich mit dem ERP-System zu arbeiten.

Was ist ERP-Change-Management?

Change-Management hat sich in den vergangenen Jahrzehnten als ein ganzheitliches Instrument etabliert, um Veränderungsprozesse zielgerichtet und bewusst zu begleiten. Dabei sind sowohl die organisationale Dimension als auch die Perspektive der Mitarbeiter*innen von Bedeutung.

Auf Unternehmensseite trägt Change-Management zur erfolgreichen Implementierung strategisch wichtiger Veränderungen bei. Der grundlegende Ansatz dabei: Neu gestaltete Geschäftsprozesse nehmen Einfluss auf die Organisationsstruktur, die Bewertungssysteme sowie die Unternehmenskultur.

Mitarbeiter*innen durchlaufen in erfolgreich gestalteten Veränderungsprozessen typischerweise vier Phasen:

  1. Ablehnung, Angst vor den Veränderungen
  2. Innerer Widerstand
  3. Auseinandersetzung mit den positiven Effekten von Veränderungsprozessen
  4. Commitment, aktive Mitwirkung und Unterstützung

ERP-Change-Management ist ebenfalls in diesem Kontext einzuordnen. Das Ziel besteht darin, die erfolgreiche Implementierung von ERP-Systemen und ihre aktive Nutzung durch die Belegschaft abzusichern.

Wenn ein ERP-Projekt misslingt und nicht aktiv gelebt wird, müssen Unternehmen mit hohen Kosten rechnen. Ein wesentlicher Grund für ein Scheitern kann im Unwillen der Mitarbeitenden liegen, etablierte Methoden zu verändern und neue Perspektiven zu entwickeln. Commitment der Beteiligten kann auf dieser Basis nicht entstehen.

Gut durchdachtes ERP-Change-Management verhindert solche Misserfolge. Der Schlüssel dazu ist eine ganzheitliche, integrative Prozessgestaltung von der Planungsphase bis zur praktischen Implementierung des ERPs. Hierfür sind die folgenden 7 Erfolgsfaktoren von entscheidender Bedeutung.

1. Unterstützung durch die Unternehmensleitung

Für die erfolgreiche Umsetzung von ERP-Projekten und die Wirksamkeit von ERP-Change-Management ist die aktive Unterstützung durch die Unternehmensleitung unverzichtbar. Nur auf diese Weise wird die Relevanz des Projektes für die gesamte Firma deutlich.

Gleichzeitig steht das Top-Management in der Pflicht, die Projektdurchführung durch die Bereitstellung der erforderlichen personellen und materiellen Ressourcen abzusichern.

2. Klare Zielsetzung

ERP-Change-Management ist ein fortlaufender und langfristiger Prozess. Schließlich soll das System zur nachhaltigen und kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen führen. Erfolgreich ist es nur dann, wenn alle Mitarbeitenden die damit verbundenen Veränderungen akzeptieren.

Der erste Schritt besteht in der Festlegung klarer Ziele. Welche Optimierungen soll das ERP-System bewirken? Welche Absichten sind damit verbunden? Welche Erwartungen bestehen im Hinblick auf die Mitwirkung der Beschäftigten?

In vielen Unternehmen werden solche Fragen während der Planung und Durchführung des Projektes nie geklärt − entsprechend schwer fällt es den Beteiligten, an einem Strang zu ziehen. Sinnvoll ist es, eine Projektcharta zu entwickeln und unternehmensweit zu kommunizieren. Diese beschreibt, welche Mission der ERP-Einführung zugrunde liegt.

3. Agilität

In einem sich schnell verändernden Umfeld ist Agilität Managementprinzip, aber auch eine konkrete Methodik, die der erfolgreichen Umsetzung eines Projekts dient. Ein Beispiel hierfür ist Scrum.

Die agile Projektmanagementmethode Scrum basiert auf einem iterativen Ansatz. Der Fortschritt des Projektes wird in kurzen Abständen überprüft, so dass bei Problemen zeitnah Korrekturen vorgenommen werden können. Dadurch sind alle Beteiligten über den aktuellen Stand des Projekts informiert und können entsprechende Maßnahmen in die Wege leiten.

4. Transparente Kommunikation

ERP-Change-Management
Ein zentrales Ziel von ERP-Change-Management besteht darin, von Veränderungen Betroffene zu Beteiligten zu machen.

Die Grundvoraussetzung dafür ist Kommunikation − nicht nur punktuell, sondern fortlaufend und unter Einbeziehung aller beteiligten Personen.

In jedem Teammeeting sollte somit der aktuelle Projektstatus auf der Agenda stehen. Alle Teilnehmenden können sich in die Diskussion mit Ideen einbringen und Feedback geben. Eine offene, wertschätzende Kommunikation bildet hierfür die Grundlage.

5. Change-Manager und Change-Agenten

Für erfolgreiches ERP-Change-Management hat sich der Einsatz eines Change-Managers und -Agenten bewährt. Dabei geht es darum, intern den Veränderungsprozess voranzutreiben.

Der Change-Manager plant und steuert den Veränderungsprozess und unterstützt sowohl die Unternehmensleitung als auch die Belegschaft dabei, den Wandel zu meistern. Die Change-Agenten agieren in Moderationsrollen zwischen allen Projektbeteiligten und führen Konfliktsituationen konstruktiv zur Klärung.

6. Hervorhebung von Vorteilen und Chancen

Grundlage für den ERP-Erfolg ist, dass die beteiligten Mitarbeiter*innen verstehen, welche Vorteile und Chancen der Wandel mit sich bringt. Optimal ist es, wenn dies schon in der Planungsphase in Bezug auf einzelne Abteilungen und Arbeitsplätze deutlich wird.

Dies gelingt insbesondere durch den Erfolgsfaktor 4: Eine fortlaufende und transparente Kommunikation.

7. Kompetenzaufbau

Die Einführung eines ERP-Systems erfordert von einem Teil der Mitarbeitenden neue Kompetenzen. Sie aufzubauen und zu erwerben, ist ein Teil des Veränderungsprozesses. Change-Manager übernehmen hierbei die wichtige Funktion als Mittelnde zwischen der internen Personalentwicklung und den individuellen Kolleg*innen.

Der Kompetenzaufbau kann als persönliche Selbstentwicklung und Qualifizierung der Beteiligten konzeptualisiert werden. Durch entsprechende Zertifikate und finanzielle Anreize kann dies gewürdigt werden.

Fazit

ERP-Change-Management ist ein ganzheitlicher Prozess, in den die gesamte Organisation und Belegschaft einbezogen wird. Unsere Erfolgsfaktoren unterstützen Sie bei der erfolgreichen Einführung eines ERP-Systems. Wenn Sie mehr über ERP-Change-Management erfahren möchten, bietet wir Ihnen unser Whitepaper „Das Geheimnis erfolgreicher ERP-Einführungen – Change-Management“ zum Download an.