Erfolgreiches Wissensmanagement im Unternehmen durch ERP-Systeme

09.09.2020 Lesezeit: 6 Min.
Erfolgreiches Wissensmanagement im Unternehmen durch ERP-Systeme
Jens Niemann
Jens Niemann
Key Account Manager, Asseco Solutions AG Niederlassung Karlsruhe
Jens Niemann ist Experte für Kundenentwicklung mit mehr als 20 Jahren Erfahrung im ERP-Geschäft.
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Wissensmanagement in Unternehmen wird immer wichtiger. Das haben mittlerweile nicht nur die großen Firmen verstanden, sondern auch der Mittelstand sorgt sich um eine optimale Nutzung des vorhandenen Wissens. Dank moderner ERP-Systeme kann dies auf Basis einer gemeinsam genutzten Software geschehen, sodass die Integration in die verschiedenen Arbeitsprozesse optimal erfolgen kann.

Warum das Wissen in Unternehmen eine wichtige Rolle spielt

In vielen Unternehmen herrschte und herrscht noch heute eine Form der Wissens- oder Datensilos. Jede Abteilung hat ihr eigenes Spezialwissen, welches häufig wie der Heilige Gral gehütet oder zumindest nicht mit anderen Abteilungen geteilt wird. Auch wenn dieses Phänomen in den letzten Jahren abgenommen hat, gibt es noch immer Mitarbeiter, die ihr Wissen eifrig schützen, um sich in der Firma unersetzbar zu machen. Das mag für den Mitarbeiter sinnvoll sein, für das Unternehmen an sich ist es jedoch gefährlich.

Denn die Bildung von Wissenssilos kann zum einen die Abwanderung von Fachwissen bedeuten, verhindert zum anderen aber auch eine gezielte Prozessoptimierung in vielen Bereichen. Daher ist ein gutes Wissensmanagement von entscheidender Bedeutung. So kann von Beginn an die Strukturierung von Wissen und dessen Anwendung optimiert werden.

In der aktuellen Situation nimmt das zentrale Wissensmanagement eine noch größere Rolle ein.


Durch die Arbeit im Home-Office und den fehlenden persönlichen Austausch zwischen den Kollegen ist eine einheitliche Prozessstruktur für Wissensdokumentation und -transfer enorm wichtig. Nur so können Unternehmen in Zeiten der Pandemie ihre Geschäftsprozesse aufrechterhalten.

Warum sich ERP-Systeme sehr gut zum Wissensmanagement eignen

ERP-Systeme sind mittlerweile in sehr vielen Unternehmen verbreitet und werden immer mehr angefragt. Denn eine leistungsstarke ERP-Software hilft die internen Prozesse und Abläufe zu beschleunigen, diese zu verschlanken und das Unternehmen nachhaltig wirtschaftlicher zu gestalten. Häufig ersetzen diese Systeme unterschiedliche zuvor genutzte Software, sodass über eine einheitliche Lösung die meisten Arbeiten erledigt werden können.

Was liegt also näher, als ERP-Systeme auch zur Speicherung, dem Transfer und der Nutzung von Wissen einzusetzen? Mitarbeiter können zentral und einfach auf das System zugreifen und haben die gewünschten Daten und Informationen schnell zur Hand.

Zentrale Speicherung und Zugriffskontrolle über Nutzerberechtigungen

Zunächst einmal werden die lokalen Wissensspeicher durch ein ERP-System aufgebrochen, da alle wichtigen Informationen nach Möglichkeit direkt in das System einfließen. Das bedeutet, dass für das Wissensmanagement auf einen zentralen Datenspeicher zurückgegriffen werden kann, in welchem alle Informationen vorhanden sind und aus dem sie sich abrufen und aufbereiten lassen.

Dennoch muss die unternehmerische Realität berücksichtigt werden. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt einen vollständigen Zugriff auf alle Daten und auf alle Informationen. Auch hier überzeugen die meisten ERP-Systeme, da sich der Zugriff der Mitarbeiter über die entsprechenden Nutzerberechtigungen einschränken lässt.

Wer das System von Anfang an intelligent aufbaut und die Informationen entsprechend kategorisiert, kann ein hervorragendes Wissensmanagement betreiben, ohne den Diebstahl von Wissen oder Daten zu befürchten.

Wissensmanagement bedeutet auch Dokumentenmanagement

Ein wichtiger Teil im Bereich der Wissensorganisation ist das Dokumentenmanagement. Innerhalb von Unternehmen ist es wichtig, dass die einzelnen Abteilungen auf die unterschiedlichen Dokumente jederzeit Zugriff haben und diese den Projekten oder Kunden zuordnen können. Da die meisten ERP-Systeme nicht nur die automatische Erstellung von Dokumenten erlauben − beispielsweise die Erstellung von Rechnungen oder Versanddokumenten −, sondern diese auch einzelnen Kunden oder Prozessen zuordnen, bleiben die Dokumente einfach auffindbar.

Auf das Wissensmanagement im ERP-System können alle Mitarbeiter einfach und zentral zugreifen


Alle relevanten Dokumente, von der schriftlichen Anfrage bis zur Rechnung, lassen sich also mit wenigen Klicks abrufen und bei Bedarf nutzen. Dank der Möglichkeit unterschiedliche Dokumente mit Tags zu versehen, lassen sie sich auch über eine Suchmaske abfragen und abrufen. Das Dokumentenmanagement über ERP-Systeme sorgt also für mehr Transparenz und schnellere Zugriffszeiten.

Das Wissensmanagement als zentraler Schlüssel der innerbetrieblichen Zusammenarbeit

Die unternehmensinterne Vermittlung von Wissen kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Wichtig ist, dass es eine zentrale Anlaufstelle gibt, bei der alle unternehmensrelevanten Informationen gebündelt werden und auf welche die Mitarbeiter Zugriff haben. ERP-Systeme bieten sich aufgrund ihrer Struktur besonders an. Denn ist sie einmal implementiert und mit Daten befüllt, wird die Software von den meisten Mitarbeitern bei der täglichen Arbeit genutzt.

ERP-Systeme stellen somit eine Datenbank an Informationen dar, auf welche alle Mitarbeiter Zugriff haben und über die sie miteinander kommunizieren können. So kann das Fachwissen der Mitarbeiter und das Prozesswissen innerhalb des Unternehmens zentralisiert und zugänglich gemacht werden.

Fazit: ERP-Systeme werden im Wissensmanagement immer essenzieller

Da immer mehr Unternehmen auf moderne ERP-Lösungen setzen, bietet es sich an, diese Systeme auch für das Wissensmanagement zu nutzen. So lassen sich nicht nur die Prozesse innerhalb der Unternehmen nachhaltig verschlanken und verbessern. Auch die Zugänglichkeit von Daten und Wissensbereichen wird nachhaltig optimiert.

Somit lässt sich langfristig die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens steigern, wovon sowohl die Leitung als auch die Mitarbeiter Vorteile genießen können. Ein durchdachter und strukturierter Aufbau des Wissensmanagements innerhalb der ERP-Systeme muss allerdings von Anfang an berücksichtigt werden.

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