Worauf kommt es bei der ERP-Auswahl wirklich an? Sechs Tipps aus der Praxis

09.10.2019 Lesezeit: 8 Min.
Worauf kommt es bei der ERP-Auswahl wirklich an? Sechs Tipps aus der Praxis
Malte Landwehr
Malte Landwehr
Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
Malte Landwehr ist seit 10 Jahren im ERP-Geschäft. Zu seinen Aufgaben im Vertriebskompetenzteam gehören Beratung und Präsentationen.
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Der ERP-Markt ist riesig. Es gibt Hunderte verschiedener Systeme, die alle ihre Vor- und Nachteile haben. Daher besteht der erste Schritt bei der ERP-Auswahl darin, das Angebot auf ein überschaubares Maß zu reduzieren.

Das ist leichter gesagt als getan. Manche ERP-Anbieter positionieren sich als Spezialist für bestimmte Branchen oder Unternehmensgrößen. Sie sind daher leicht einzuschätzen. Die meisten ERP-Lösungen sind allerdings „Allrounder“. Daher fällt es vielen ERP-Entscheidern schwer, solche Systeme zu bewerten und sich am Ende für das passende zu entscheiden.

Um Ihnen in dieser frühen Phase der ERP-Einführung Orientierung zu bieten, haben wir sechs Tipps aus der Praxis für Sie zusammengestellt.

1.) Definieren Sie klare Anforderungen

Viele Unternehmen gehen an die ERP-Auswahl ohne konkrete Anforderungen heran. Sie haben interne Pain Points identifiziert (zum Beispiel sinkende Termintreue oder schwer erfüllbare Kundenanforderungen) und versuchen nun, mit einem neuen ERP-System dagegenzuhalten. Allerdings hat niemand definiert, wie die Lösung für diese Probleme aussehen soll.

Oft gehen Unternehmen davon aus, dass mit ERP alles einfacher und effizienter wird. Das ist jedoch Wunschdenken. Ein ERP-System ist ein Werkzeug. Sie müssen es richtig anwenden, denn für sich genommen generiert es nicht den erhofften Mehrwert.

Daher ist es wichtig, vor der ERP-Auswahl konkrete Anforderung zu definieren. Arbeiten Sie Ihre Herausforderungen so klar wie möglich heraus und denken Sie gleichzeitig über mögliche Lösungsansätze nach. Dokumentieren Sie, was Sie momentan blockiert und was sich ändern sollte. Diese Analyse bildet die Basis für Ihren Anforderungskatalog.

Tipp für die ERP-Auswahl: Definieren Sie schon im Vorfeld klare Anforderungen an Ihr neues ERP-System. So können Sie das Angebot leichter eingrenzen.

2.) Bleiben Sie offen für verschiedene Lösungsansätze

Viele ERP-Entscheider verwechseln Anforderungen mit Funktionswünschen. Sie schreiben eine Liste mit ERP-Features, die sie gerne hätten, und stellen auf dieser Grundlage ihre Shortlist zusammen. Dieser Ansatz führt oft zu Problemen. Denn bei der ERP-Auswahl suchen Sie eine Lösung für Ihre konkreten Herausforderungen. Das Ergebnis sollte im Vordergrund stehen, nicht der Weg dorthin. Wenn Sie Features und Anforderungen gleichsetzen, schränken Sie sich nur unnötig ein und übersehen womöglich die optimale Lösung.

Versuchen Sie immer, Ihre Anforderungen lösungsneutral und prozessbezogen zu formulieren. Beschränken Sie sich auf Problembeschreibungen und gewünschte Resultate (z. B. „Den Schritt machen wir zurzeit manuell. Es wäre gut, wenn wir das automatisieren könnten“). Bleiben Sie offen für verschiedene Ansätze und behalten Sie immer das Ergebnis im Fokus.

3.) Priorisieren Sie Ihren Anforderungskatalog

Unternehmen gehen oft in die Vollen, wenn es um ERP-Anforderungen geht. Die neue ERP-Lösung soll alle Probleme beheben, die gesamte Prozesslandschaft optimieren und möglichst viele Features mitbringen, die in Zukunft einmal nützlich sein könnten.

Solche Anforderungskataloge haben oft Hunderte Seiten. Gesucht wird das perfekte ERP-System – die eierlegende Wollmilchsau. So etwas gibt es jedoch nicht. Jedes ERP-System hat seine Stärken und Schwächen. Wenn Sie keine Schwerpunkte setzen, erschweren Sie nur die ERP-Auswahl. Eventuell schließen Sie die optimale ERP-Lösung für Ihre Bedürfnisse sogar aus, weil (eigentlich unnötige) optionale Features fehlen.

Achten Sie lieber von Anfang an darauf, Ihre Anforderungen zu priorisieren. Identifizieren Sie die dringendsten Probleme – solche, die deutliche Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg haben – und machen Sie deren Lösung zu Must-have-Kriterien. Alles, was nur Nice-to-have ist, sollten Sie dagegen eindeutig als optional markieren.

4.) Behalten Sie auch prozessfremde Features im Auge

Manche ERP-Features und -Eigenschaften haben nichts mit den Kernprozessen eines Unternehmens zu tun. Es handelt sich um Quality-of-Life-Improvements – Funktionen, die Ihren Kolleginnen und Kollegen die tägliche Arbeit erleichtern, ohne Geschäftsprozesse zu beeinträchtigen. Meistens stammen diese Features aus den Bereichen Usability und User Experience. Zum Beispiel:

  • Intuitive Benutzerführung
  • Klar erkennbare Bedienelemente
  • Eindeutige Fehlermeldungen
  • Individuell konfigurierbare Ansichten
  • Automatisierungsfunktionen
  • Mobile Applikationen für den Außendienst

Machen Sie nicht den Fehler, solche prozessfremden Features zu unterschätzen. Die Usability eines ERP-Systems ist ein wichtiges Auswahlkriterium. Fehlender Bedienkomfort senkt die Produktivität, provoziert Fehler und schadet langfristig der Motivation Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

5.) Denken Sie langfristig

Investitionsauslöser für die ERP-Einführung sind immer konkrete Schmerzpunkte, die das Unternehmen plagen. Daher ist der Anforderungskatalog eines ERP-Systems in der Regel auf die Gegenwart fokussiert: Was momentan schiefläuft, soll mit der neuen ERP-Lösung besser werden.

Per se ist an diesem ersten Ansatz nichts auszusetzen. Darüber hinaus sollten Sie aber auch die Zukunft im Auge behalten. Ihr neues ERP-System wird Sie über Jahre hinweg begleiten. Da jedes Unternehmen sich mit der Zeit weiterentwickelt, können die Anforderungen von heute in fünf Jahren bereits überholt sein.

Neben den aktuellen Bedingungen sollten Sie daher auch voraussichtliche Entwicklungen in Ihre Anforderungsanalyse einfließen lassen. Versuchen Sie zu antizipieren, welche Herausforderungen auf Sie zukommen. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur interne Faktoren (z. B. geplante Expansionen in neue Märkte) sondern auch externe (z. B. technologische Trends oder politische Entwicklungen). Ihr Ziel sollte ein Anforderungsprofil sein, das sowohl heute als auch in fünf Jahren noch weitestgehend zutrifft.

6.) Suchen Sie den Dialog mit ERP-Anbietern

Die Online-Präsenz eines ERP-Anbieters hat immer nur eine begrenzte Aussagekraft. Zum einen kann sie nur die wichtigsten Features und Funktionen vorstellen. Zum anderen kann sie den Bedienkomfort der Software nicht adäquat demonstrieren.

Screenshots der Benutzeroberfläche bieten zwar einen ersten Eindruck, aber Usability ist viel mehr als nur Optik. Wenn Sie ein ERP-System detailliert einschätzen wollen, führt kein Weg an einem persönlichen Dialog mit dem Anbieter vorbei.

Darüber hinaus können Sie sich im direkten Gespräch auch ein Bild von Ihrem Ansprechpartner machen. Sie kaufen schließlich nicht nur eine Software, sondern auch die dazugehörigen Dienstleistungen: Beratung, Prozessanalyse, Schulungen, technischer Service etc. Sie müssen sich auf Ihren ERP-Partner verlassen können, sonst drohen Konflikte im ERP-Projekt und darüber hinaus.

Ein persönliches Gespräch ist an dieser Stelle perfekt geeignet. Achten Sie dabei vor allem auf weiche Faktoren: Spricht der ERP-Anbieter nur über die Vorteile seines Produkts oder geht er auf Ihre individuellen Anforderungen ein? Beantwortet er Ihre Rückfragen zufriedenstellend? Versucht er, Sie zu einem Kauf zu drängen? All diese Fragen sind wichtige Indikatoren für die Auswahl eines ERP-Systems.

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Zusammengefasst

Die Auswahl einer neuen ERP-Lösung hat ihre Tücken. Viele ERP-Entscheider tun sich damit schwer, bei der Menge an Systemen, Features und Funktionen den Überblick zu behalten. Zumal sie oft nicht einmal wissen, was sie sich von einem ERP-System konkret erwarten.

Unser Ratschlag: Gehen Sie die ERP-Auswahl möglichst rational an. Definieren Sie im Vorfeld klare Anforderungen, basierend auf aktuellen und zu erwartenden Herausforderungen. Konzentrieren Sie sich auf das Wichtigste und legen Sie sich nicht auf konkrete Lösungsansätze fest. Und suchen Sie das persönliche Gespräch mit Ihrem ERP-Anbieter. Dann gelingt auch Ihnen der Sprung über die erste Hürde auf dem Weg zur neuen ERP-Lösung.

Das wichtigste Werkzeug bei der ERP-Auswahl ist das Lastenheft: ein Dokument, in dem Sie Ihre Situation und Ihre Anforderungen an die ERP-Software genau dokumentieren. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie ein gutes Lastenheft erstellen, empfehlen wir Ihnen unser Whitepaper „Der richtige Weg zum ERP-Lastenheft“!

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