ERP in der Buchhaltung – Finanzdaten einfacher verwalten, analysieren und melden

23.01.2019 Lesezeit: 8 Min.
ERP in der Buchhaltung – Finanzdaten einfacher verwalten, analysieren und melden
Michael Busch
Michael Busch
Senior Consultant Finance, Asseco Solutions AG
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Die Buchführung eines Unternehmens ist heutzutage nur noch mit Software-Unterstützung zu stemmen. Andernfalls würden die Komplexität moderner Geschäftsprozesse, die zunehmende Vernetzung mit externen Partnern und die steigenden Vorgaben der Steuerbehörden jeden personellen Rahmen sprengen.



Aus diesem Grund gehört das Finanz- und Rechnungswesen zu den Standardfunktionen vieler ERP-Lösungen. Die ERP-Software deckt damit nicht nur einen wichtigen Unternehmensbereich ab. Durch die Anbindung an weitere Abteilungen schafft sie auch noch Synergieeffekte, von denen die ganze Organisation profitiert.

Die Buchhaltung per ERP-System abzuwickeln hat letztlich drei große Vorteile:

  • Zentrale Datenkonsolidierung
  • Einfache Datenübertragung an Steuerbehörden
  • Leichterer Datenaustausch mit anderen Abteilungen

1) Zentrale Datenkonsolidierung

Zu den wichtigsten Aufgaben eines ERP Systems gehört, Geschäftsdaten zu konsolidieren und der gesamten Organisation zur Verfügung zu stellen. Es bildet eine zentrale Datendrehscheibe, die dafür sorgt, dass Informationen jederzeit dorthin gelangen, wo sie gebraucht werden.

Diese Funktion macht ein ERP-System für die Buchhaltung besonders attraktiv, denn ihre Aufgabe ist mit der des Software durchaus zu vergleichen. Statt Informationen zu verteilen, sammelt die Buchhaltung jedoch finanzrelevante Daten aus dem gesamten Unternehmen und bewahrt sie nachweisbar auf. Das betrifft unter anderem:

  • Forderungen & Verbindlichkeiten
  • Bankkonten
  • Lagerbestände in Form von (Teil)Produkten und Material
  • Gebäude & Anlagen
  • Büromaterial
  • Personal

Die meisten dieser Informationen sind bereits Teil des Datenbestands einer modernen ERP-Lösung. Mit ERP-Unterstützung erhält die Buchhaltung Zugriff auf einen vollständigen Datenbestand, der auch automatisiertes Daten-Management ermöglicht. Beispielsweise können viele ERP-Lösungen Rechnungen anhand von Auftragsdaten automatisch erstellen und als Beleg im Finanz-Modul hinterlegen.

Hinzu kommt eine Reihe von Funktionen aus dem Bereich des Qualitätsmanagements, beispielsweise:

  • Plausibilitätsprüfung bei der Dateneingabe
  • Überprüfung auf Datenkonsistenz und logische Zusammenhänge
  • Automatische Bereinigung doppelter Einträge

Diese Funktionen helfen dabei, eine hohe Qualität des Datenbestands zu gewährleisten. Und das erleichtert den Kolleginnen und Kollegen aus der Buchhaltung nicht nur die Arbeit, sondern verbessert auch die Auskunftsfähigkeit des Unternehmens.

Ein ERP-System entlastet die Kolleginnen und Kollegen aus der Buchhaltung von Routineaufgaben. Statt ständig die gleichen Buchungen durchzuführen, können sie sich spannenderen Aufgaben widmen.

2) Einfache Datenübertragung an Steuerbehörden

Gerade Behörden treiben die Digitalisierung des Finanzbereichs seit einigen Jahren voran. Beispielsweise sind Bundes- und Landesbehörden ab 2020 verpflichtet, bei öffentlichen Ausschreibungen den elektronischen Rechnungsstandard XRechnung anzubieten.

Dazu hat der Gesetzgeber die Verwendung digitaler Buchhaltungs-Software reglementiert. Seit 2015 regeln die GoBD die elektronische Aufbewahrung und Verarbeitung steuerrelevanter elektronischer Daten. Unternehmen, die ihre Buchführung digital abwickeln, müssen laut GoBD eine Reihe von Vorgaben einhalten. Dazu zählen unter anderem:

  • Zeitgerechte Buchung innerhalb vorgegebener Fristen
  • Aufbewahrungspflicht für elektronische Belege
  • Sichere Aufbewahrung von Buchungen und Aufzeichnungen
  • Zugriffsrechte für Steuerbehörden auf die Buchhaltungs-Software

Moderne ERP-Lösungen bieten eine Reihe von Funktionen, die in diesem Zusammenhang von Nutzen sind. Zeitgerechte Buchungen sind beispielsweise zum Teil durch Automatismen lösbar. Sichere Datenspeicherung sollte gerade nach Inkrafttreten der DSGVO Standard in jedem ERP-System sein. Und als Zugriffsmöglichkeit für Steuerbehörden können Sie einen User mit eingeschränkten Leserechten anlegen.

Für Unternehmen, die international tätig sind, ist ein ERP-System sogar noch relevanter. Einige europäische Länder haben den E-Rechnungsversand bereits fest vorgeschrieben (zum Beispiel Italien seit Anfang 2019). Ungarn verlangt sogar seit Juli 2018, dass Unternehmen ihre Rechnungen täglich in elektronischer Form an die Steuerbehörden weiterleiten. In solchen Fällen macht es Sinn, den Vorgang der Rechnungserstellung und -meldung so weit wie möglich über ein ERP-System zu automatisieren.


Der Fokus der Buchhaltung verschiebt sich durch den Einsatz eines ERP-Systems.Der Fokus der Buchhaltung verschiebt sich durch den Einsatz eines ERP-Systems. Der Mensch wird entlastet und die Abteilung arbeitet effizienter.


3) Leichterer Datenaustausch mit anderen Abteilungen

Als Teil der ERP-Infrastruktur ist die Buchhaltung mit allen anderen Unternehmensbereichen digital verbunden. Diese Verknüpfung beschränkt sich nicht nur darauf, elektronische Belege zu sammeln. Über das ERP-System tauscht die Buchhaltung eine Vielzahl von Daten mit anderen Abteilungen aus.

Betrachten wir beispielsweise die Lohnbuchhaltung. Dank eines integrierten Zeiterfassungssystems kann die Personalabteilung jederzeit einsehen, wer in welchem Zeitraum wann gearbeitet hat. Hinzu kommen eventuell weitere lohnrelevante Daten aus der Produktion oder der Projektabwicklung. Da all diese Informationen im ERP-System abgelegt sind, hat die Buchhaltung direkt darauf Zugriff, ohne zusätzliche Anfrage an das Personalwesen. Dementsprechend kann sie die Lohnabrechnung auch effizienter abwickeln.

Umgekehrt fließen auch Daten von der Buchhaltung an weitere Unternehmensbereiche. Nehmen wir zum Beispiel an, der Vertrieb muss vor der Beauftragung durch einen Kunden eine Kreditprüfung anfordern. Über das ERP-System können die zuständigen Kolleginnen und Kollegen direkt abrufen, ob bereits Kreditinformationen vorliegen. Ist das nicht der Fall, reicht ein Knopfdruck, um eine entsprechende Anfrage an die Buchhaltung zu senden. Diese kann alle nötigen Daten direkt dem ERP-System entnehmen.

Ein drittes Szenario betrifft KPI-Analysen für die Geschäftsführung. Die Buchhaltung verfügt über einen Datenpool, der für die Berechnung finanzbezogener Kennzahlen wichtig ist. Dazu gehören unter anderem:

  • Gesamtumsatz
  • Gewinnspanne
  • Liquiditätsgrad
  • Eigenkapitalquote
  • EBIT

Diese und weitere KPIs kann ein ERP-System automatisch berechnen und als Teil individueller Dashboards ausgeben. Die dazugehörigen Daten entnimmt das System automatisch dem digitalen Informationsbestand. Es ist nicht nötig, manuell nachzuarbeiten.

Weniger Routineaufgaben, effizientere Prozessabwicklung

Wenn Sie Ihre Buchhaltung zentral über ein ERP-System abwickeln, profitieren Sie von deutlichen Effizienzzuwächsen. Grund dafür ist in erster Linie Automatisierungspotential. Die Buchhaltung verbringt viel Zeit damit, Belege zu sammeln, abzulegen und zu verwalten. Eine ERP-Lösung kann einen Großteil der dafür nötigen Arbeitsschritte selbstständig im Hintergrund abwickeln.

Damit verschiebt sich natürlich auch der Fokus der Buchhaltungsabteilung. Bisher stand für sie der reine Dokumentationsaspekt im Fokus. Viele Routineaufgaben, zum Beispiel die Buchung eines Standardvorgangs, erledigt in Zukunft das ERP-System. Die Kolleginnen und Kollegen aus der Buchhaltung haben somit mehr Zeit, sich auf komplexere Vorgänge oder auf Ausnahmen zu konzentrieren. Der Mensch wird entlastet und die Abteilung arbeitet effizienter.

Gerade in einem so stark reglementierten Bereich wie der Finanzbuchhaltung sollten Sie darauf achten, dass das ERP-System Ihrer Wahl alle Kriterien erfüllt, die für Sie relevant sind. Das Lastenheft ist hierfür ein wichtiges Instrument. Wenn Sie wissen möchten, wie ein Lastenheft aufgebaut ist und welche Inhalte es haben sollte, ist unser Whitepaper „Der Weg zum perfekten Lastenheft“ die ideale Anlaufstelle.

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