ERP-Einführung: 6 Dinge, die Sie bei der Auswahl der Key-User beachten sollten

29.08.2018 Lesezeit: 8 Min.
ERP-Einführung: 6 Dinge, die Sie bei der Auswahl der Key-User beachten sollten
Werner Hießl
Werner Hießl
Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
Werner Hießl arbeitet seit 10 Jahren in Vertrieb und Projekten mit ERP-Kunden. Bei Asseco generiert er neuartige KI-Module für die ERP-Lösung APplus.
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Das Projektteam gehört zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren der ERP-Einführung. Eine erfahrene Projektleitung und fähige Key-User sind in der Lage, fast alle Herausforderungen routiniert zu meistern. Umgekehrt kommt es schnell zu Verzögerungen und Konflikten, wenn Sie diese Rollen falsch besetzen. Daher liegt es im Interesse jedes Unternehmens, das bestmögliche Projektteam für die ERP-Einführung auszuwählen.



Gerade von den Key-Usern hängt vieles ab, denn sie verknüpfen mehrere Perspektiven. Zum einen vertreten sie im ERP-Projekt ihren Unternehmensbereich und stellen der Projektleitung ihre fachliche Expertise zur Verfügung. Zum anderen sind sie auch Ansprechpartner für ihre jeweiligen Fachbereiche und schulen ihre Kollegen im Umgang mit dem neuen ERP-System. Gute Key-User zu finden ist deshalb nicht ganz einfach. Unsere Erfahrung zeigt jedoch, dass es in jedem Unternehmen passende Kandidaten gibt. Sie müssen nur wissen, worauf Sie bei der Auswahl achten müssen.

Die folgenden sechs Tipps helfen Ihnen dabei, die richtigen Key-User zu finden:

1. Wählen Sie echte Leistungsträger aus

Key-User vertreten die Perspektive der einzelnen Unternehmensbereiche. Sie geben fachlichen Input und sorgen dafür, dass sich die Anforderungen der einzelnen Abteilungen im ERP-System widerspiegeln. Für diese Aufgabe brauchen Key-User viel Erfahrung und ein Auge für die täglichen Herausforderungen ihrer Kollegen. Diese Eigenschaften finden Sie vor allem bei Leistungsträgern – Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, für die kein Auftrag zu schwer ist.

Dazu haben Leistungsträger als Key-User den Vorteil, dass sie hohes Ansehen bei ihren Kollegen genießen. Sie finden mit ERP-bezogenen Änderungsvorschlägen leichter Gehör. Zum Beispiel, wenn ein bestimmter Prozess aus ERP-Sicht keinen Sinn mehr ergibt. Dann stehen die Chancen bestens, dass ihre Kollegen die geforderten Änderungen nicht nur organisatorisch-formell vollziehen, sondern diese auch praktisch leben.

Es gibt in jedem Unternehmen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich als Key-User eignen. Die Herausforderung besteht lediglich darin, diese Personen zu finden.

2. Beschränken Sie sich nicht nur auf Abteilungsleiter

Abteilungsleiter sind oft die erste Wahl, wenn es um die Auswahl der Key-User geht. An der Spitze eines Fachbereichs stehend, bringen sie schließlich nicht nur langjährige Erfahrung mit, sondern genießen auch das Ansehen ihrer Kollegen. Wer also könnte besser geeignet sein, die Interessen einer Abteilung zu vertreten?

In den meisten Unternehmen haben die Abteilungsleiter allerdings eine gewisse Distanz zum operativen Tagesgeschäft aufgebaut. Ihre Aufgaben sind eher administrativer Natur und umfassen zum Beispiel Monitoring oder Management. Sie bringen zwar viele Eigenschaften von Leistungsträgern mit. Allerdings fehlt ihnen oft das Detailwissen über die Herausforderungen des Tagesgeschäfts. Und am Ende sind es die operativen Kollegen, die das ERP-System bedienen müssen.

Erweitern Sie deshalb Ihren Suchradius für die Key-User-Auswahl. Es muss nicht immer die Abteilungsleitung sein. Auch erfahrene Sachbearbeiter oder sogar motivierte Junior-Kollegen mit drei bis vier Jahren Berufserfahrung können einen hervorragenden Job als Key-User leisten.

3. Suchen Sie Mitarbeiter mit Weitblick

In vielen Unternehmen herrscht ein ausgeprägtes Silodenken. Die verschiedenen Abteilungen arbeiten eher nebeneinander her als miteinander. Das Mindset der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist so stark auf die eigenen Aufgaben ausgerichtet, dass Interaktionen mit anderen Unternehmensbereichen nur sporadisch stattfinden. Geschäftsprozesse enden aber nur selten an Abteilungsgrenzen.

Gute Key-User müssen daher in der Lage sein, bereichsübergreifend zu denken. Neben ihren eigenen Fachkenntnissen brauchen sie auch Verständnis für die Abläufe anderer Abteilungen und des gesamten Unternehmens. Sie müssen untereinander ein kooperatives Netzwerk bilden. Sonst besteht die Gefahr, dass sich das Silodenken auch im ERP-System widerspiegelt.


Diese Punkte sollten Sie bei der Suche nach Key Usern für Ihr ERP-Projekt beachten.Diese Punkte sollten Sie bei der Suche nach Key Usern für Ihr ERP-Projekt beachten.


4. Entlasten Sie Ihre Key-User

Manche Unternehmen tun sich schwer damit, geeignete Key-User-Kandidaten für die ERP-Einführung aus Kundenprojekten abzuziehen. Denn genau die Eigenschaften, die gute Key-User mitbringen, machen sie auch für das Tagesgeschäft unverzichtbar. Rechnen Sie mit Gegenwind von Abteilungsleitern oder auch der Geschäftsleitung.

Unterschätzen Sie aber auch nicht den zusätzlichen Aufwand, den ein ERP-Projekt für die Key-User mit sich bringt. Mitarbeiter in dieser Rolle stehen für das Tagesgeschäft nur noch eingeschränkt zur Verfügung. Sorgen Sie also frühzeitig dafür, dass andere Kollegen die Abteilung, und damit auch die Key-User, entlasten.

5. Überzeugen Sie geeignete Kandidaten

Auf Ihre Key-User kommt während des Projekts erst einmal mehr Stress zu, der nicht unbedingt mit mehr Einkommen verbunden ist. Deshalb werden vermutlich nicht alle Kandidaten gleich „Hier“ schreien.

Daher braucht es manchmal etwas Überzeugungskraft, um geeignete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Rolle des Key-Users zu gewinnen. Machen Sie die Relevanz der Key-User für die ERP-Einführung klar. Stellen Sie die Chance heraus, Führungserfahrung zu sammeln. Oder beschreiben Sie die Rolle des Key-Users als potentielles Karrieresprungbrett.

Wichtig ist allerdings: Wenn Ihre Wunschkandidaten partout kein Interesse haben, sollten Sie sich lieber jemand anderen suchen. Kompetenz ohne Interesse an der Aufgabe ist kein gutes Rezept für erfolgreiche Key-User.

6. Gehen Sie keine falschen Kompromisse ein

Manche ERP-Entscheider halten sich bei der Key-User-Auswahl zurück, um das Tagesgeschäft nicht zu belasten. Sie wählen Kandidaten nicht nach fachlicher Eignung aus, sondern nach Verfügbarkeit. Dieses Vorgehen geht jedoch häufig nach hinten los. Unterschätzen Sie nicht den Effekt, den ungeeignete Key-User auf die ERP-Einführung haben können.

Key-User, die nicht dem beschriebenen Profil entsprechen, haben es schwer, die ERP-Einführung adäquat zu unterstützen. Vielleicht empfehlen sie ohne böse Absicht eine unpraktische Vorgehensweise. Oder es gelingt ihnen nicht, ihre Kollegen von der Relevanz einer Prozessanpassung zu überzeugen. Was auch immer der Fehltritt ist, er kann sich durchaus negativ auf das ERP-Projekt auswirken. Natürlich können Sie im Zweifelsfall Key-User austauschen. Aber das kann beträchtlichen Aufwand mit sich bringen und Konflikte heraufbeschwören. Achten Sie lieber von Beginn darauf, die passenden Key-User auszuwählen.

In jedem Unternehmen gibt es gute Key-User-Kandidaten

Natürlich handelt es sich bei diesen Tipps nicht um eine Checkliste, die Sie einfach abhaken können. So einfach ist die Key-User-Auswahl leider nicht. Sehen Sie die sechs Hinweise eher als Hilfestellung, damit Sie wissen, wonach Sie suchen müssen. Ob eine Person dann wirklich für die Rolle eines Key-Users geeignet ist, hängt von der Situation ab.

Lassen Sie nur nicht locker. Unserer Erfahrung nach gibt es in jedem Unternehmen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich als Key-User eignen. Die Herausforderung besteht lediglich darin, diese Personen zu finden.

Wenn Sie neben den Key-Usern auch den Rest Ihres Unternehmens für die ERP-Einführung gewinnen wollen, empfehlen wir Ihnen unser Whitepaper „Geschäftsleitung, Key-User und Mitarbeiter: Gewinnen Sie alle Beteiligten für das ERP-Projekt“. Es enthält noch viele weitere Tipps und Tricks.

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