ERP-Einführung: Diese drei Punkte runden Ihr Lastenheft ab

09.01.2019 Lesezeit: 7 Min.
ERP-Einführung: Diese drei Punkte runden Ihr Lastenheft ab
Markus Reichl
Markus Reichl
Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
Markus Reichl hat mehr als 20 Jahre Erfahrung in der ERP-Branche. Als Teil des Vertriebskompetenzteams unterstützt er die Vertriebsphase auf fachlicher Ebene.
Ihr Feedback zum Artikel?

Mit Ihrem Lastenheft schaffen Sie die Basis für alle Entscheidungsprozesse im Rahmen der ERP-Auswahl. In diesem Dokument beschreiben Sie präzise, welche Anforderungen Ihre neue ERP-Lösung erfüllen muss – funktional wie nicht-funktional. Dabei gilt: Je besser das Lastenheft, desto einfacher die Auswahl des passenden ERP-Systems.



Ein gutes Lastenheft zu schreiben, ist allerdings leichter gesagt als getan. Das beginnt bereits beim Aufbau des Dokuments. Zur ersten Orientierung helfen Ihnen die folgenden vier Punkte, die in jedem guten Lastenheft enthalten sein sollten:

  • eine Unternehmensbeschreibung
  • Informationen zu Ihrer aktuellen IT-Infrastruktur
  • Funktionale Anforderungen an die ERP-Lösung
  • ein Zeitplan

Das sind sozusagen die Basics eines ordentlichen Lastenheftes. Noch besser wird Ihr Dokument, wenn Sie darin drei weitere wichtige Aspekte berücksichtigen, die in vielen Lastenheften leider fehlen:

#1: Beschreiben Sie Ihr Marktumfeld, Ihre Produkte und Ihre Leistungen

Im Rahmen der Unternehmensbeschreibung haben Sie bereits grundsätzliche Informationen wiedergegeben. Dazu zählen der Name, die Adresse und die Rechtsform Ihres Unternehmens, aber auch dessen Branche, Namen von Tochterfirmen und die Zahl der Beschäftigten.

Mit diesen Informationen geben Sie den ERP-Anbietern einen ersten Eindruck von Ihrem Unternehmen – und der sollte so präzise wie möglich sein. Das gelingt Ihnen, wenn Sie ein paar Details hinzufügen. Oder anders gesagt: Beschreiben Sie nicht nur, wer Sie sind und was Sie tun. Beschreiben Sie auch, wo Sie gerade stehen und mit welchen Herausforderungen Sie sich befassen. Damit erleichtern Sie sich selbst, aber auch Ihrem ERP-Partner die Arbeit.

Dank diesem Beitrag habe ich gelernt, wie ein Lastenheft für die ERP-Einführung aussehen sollte.

Sinn macht es, wenn Sie im Anschluss an die Rahmendaten Ihres Unternehmens mit einer kurzen Beschreibung des Marktes bzw. der Märkte fortfahren, in denen Sie Ihre Geschäfte tätigen. Mit welchen Wettbewerbern konkurrieren Sie um Kunden und Marktanteile? Wie stehen Sie im Vergleich zu Ihrer Konkurrenz da? Welche Entwicklungen sind in Ihrer Branche zu erwarten? Und welche Chancen und Risiken ergeben sich dadurch für Sie?

Danach gehen Sie genauer darauf ein, welche Produkte und Dienstleistungen Ihr Geschäftsmodell umfasst: Konzentrieren Sie sich auf ein Hauptprodukt oder bieten Sie Ihren Kunden ein breites Sortiment? Lassen sich Ihre Leistungen kombinieren? Gibt es optionale Zusatzdienste in Ihrem Angebot? Die Antworten auf diese Fragen erleichtern es dem ERP-Anbieter, Ihnen die Möglichkeiten seines Systems zu präsentieren und sinnvolle Konfigurationen vorzuschlagen.

In allen Facetten müssen Sie Ihr Angebot im Rahmen des Lastenheftes nicht beschreiben. Entscheidend ist, dass der ERP-Anbieter einen Eindruck von Ihnen erhält, der mehr bietet als nur die Rahmendaten Ihres Unternehmens.

#2: Skizzieren Sie Ihre Alleinstellungsmerkmale und Stärken

Die ERP-Auswahl ist in gewisser Hinsicht etwas paradox: Einerseits suchen Sie nach einem Standardsystem, das ohne Schwierigkeiten implementiert werden kann. Andererseits sollte dieses neue ERP-System auf Ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten sein.

Damit Ihrem Anbieter dieser Spagat bestmöglich gelingt, müssen Sie ihm verraten, was Ihr Unternehmen von der Masse abhebt: In welcher Hinsicht unterscheiden Sie sich von der Konkurrenz? Was sind Ihre Unique Selling Points?


Ein gutes Lastenheft zu schreiben, ist leicht gesagt. Das beginnt bereits beim Aufbau des Dokuments.Ein gutes Lastenheft zu schreiben, ist leicht gesagt. Das beginnt bereits beim Aufbau des Dokuments.


Wichtig ist an dieser Stelle, dass Sie Ihren Fokus nicht zu sehr auf Ihr Angebot richten. Denn so einzigartig es im Vergleich zu anderen Anbietern am Markt auch sein mag: Deutlich wichtiger sind aus Anbietersicht alle Informationen darüber, was charakteristisch für Ihre internen Geschäftsprozesse ist. Schließlich sollen diese Prozesse von der ERP-Software später konkret unterstützt werden.

Im Idealfall gelingt es Ihnen, im Lastenheft nicht nur den derzeitigen Stand der Dinge in den Blick zu nehmen, sondern auch Ihre Zukunftsperspektiven. Beschreiben Sie also nicht nur, wie die ERP-Lösung Ihre momentanen Prozesse unterstützen und erleichtern soll. Wagen Sie einen Blick über den Tellerrand und überlegen, was mit der ERP-Lösung in Zukunft möglich sein könnte. Sprich: Was könnten Sie mit dem ERP-System noch besser machen – und inwiefern passt dies zu Ihren Zukunftsplänen?

#3: Nennen Sie einen Ansprechpartner für Rückfragen

Die Kontaktdaten eines Ansprechpartners zur Verfügung zu stellen, das ist selbstverständlich? Leider sehen das nicht alle so. Sie würden sich wundern, wie häufig es Projektverantwortliche unterlassen, einen Ansprechpartner für Rückfragen zu nennen. Für die Anbieter macht das die Arbeit oft unnötig kompliziert. Kein Lastenheft ist perfekt, von daher sind Rückfragen keine Seltenheit.

Haben Sie noch kein Projektteam ausgewählt, ist das auch nicht schlimm. Denn unabhängig davon gibt es bei Ihnen ja bereits Personen, die mit der ERP-Auswahl betraut sind. Zum Beispiel die Autorin bzw. der Autor des Lastenheftes. Sinn macht es aber auch, abteilungsspezifische Ansprechpartner zu nennen, die für Fachfragen zur Verfügung stehen. Ob diese Fachexperten später als Key-User vorgesehen sind oder nicht, spielt bei deren Auswahl keine Rolle.

So könnte die Struktur Ihres Lastenheftes aussehen

Eine Blaupause für Ihr Lastenheft können wir Ihnen an dieser Stelle leider nicht bieten. Dafür ist jedes Unternehmen zu verschieden. Aber: Mit den drei Punkten, die wir Ihnen in diesem Beitrag genannt haben, können Sie unsere eingangs erwähnte Struktur sinnvoll erweitern. Dadurch ergibt sich eine beispielhafte Gliederung des Lastenhefts, mit der Sie bereits auf dem richtigen Weg sind:

  • Unternehmensbeschreibung
  • Marktumfeld, Produkte und Leistungen
  • Alleinstellungsmerkmale und Stärken
  • Aktuelle IT-Infrastruktur
  • Funktionale Anforderungen
  • Zeitplan
  • Ansprechpartner

Mit diesen Punkten decken Sie bereits die wesentlichen Aspekte ab, die ein solides Lastenheft umfassen sollte. Den Grundstein für die ERP-Einführung haben Sie dadurch fast schon gelegt – wobei natürlich noch immer Optimierungsbedarf besteht.

Wenn Sie wissen möchten, auf was Sie beim Verfassen des Lastenheftes noch achten sollten, empfehlen wir Ihnen unser Whitepaper „Der richtige Weg zum ERP-Lastenheft“. Damit bieten wir Ihnen einen Guide, der Sie von Anfang bis Ende bei der Erstellung des Lastenheftes unterstützt.

Schlagwörter:

#

Mehr ERP-Wissen:
Ihr kostenloses Whitepaper.

Erfahren Sie, wie Sie ein Lastenheft für Ihr zukünftiges ERP-System korrekt erstellen.

Zum kostenlosen Whitepaper