ERP-Systeme sind nicht nur für große Unternehmen, sondern auch für KMUs eine wichtige Produktivitätsressource. Sie ermöglichen das Zusammenführen aller Unternehmensdaten auf einer zentralen Plattform. Über den Erfolg der ERP-Einführung entscheiden maßgeblich die Konzeption und praktische Umsetzung des Gesamtprojektes. Die Erfolgsmessung von ERP-Projekten ist nicht nur nach der Implementierung, sondern während des gesamten Projektverlaufs von Bedeutung.

Erfahren Sie, welche Vor- und Nachteile die agile ERP-Einführung mit sich bringt und wie Sie ein hybrides Projektmanagement erfolgreich nutzen.

Schnell, günstig oder gut − zwei Prinzipien stehen zur Auswahl

Die ERP-Einführung in einem Unternehmen ist kein Sprint, sondern ein Marathon: in der Regel sind dafür mehrere Monate bis Jahre nötig. Als Unternehmenscockpit greift ein ERP-System in praktisch alle bestehenden Prozesse ein. Entsprechend umfangreich ist die Projektgestaltung. Bereits vor dem Start des ERP-Projekts müssen sich Unternehmen Gedanken um das sogenannte magische Dreieck machen:

  • Möchten sie einen straffen Zeitplan, um eine schnelle ERP-Einführung zu realisieren?
  • Soll die Implementierung des Systems so kostengünstig wie möglich vorgenommen werden?
  • Stehen bei der Einführung maximale Produktivität und folglich Qualität im Fokus?

Als Faustregel kann gelten, dass alle drei Dimensionen auf einmal nicht zu haben sind. Die möglichen Kombinationen:

  • Schnell und günstig umfasst i.d.R. nur einen abgegrenzten Umfang.
  • Gut und günstig erfordert Zeit.
  • Gut und schnell verursacht höhere Kosten.

Unternehmen, die durch die ERP-Einführung ihre Performance nachhaltig optimieren wollen, sollten sich auf die Dimensionen Qualität und wirtschaftlich vertretbare Kosten fokussieren. Wir empfehlen, den Faktor Zeit demgegenüber nachzulagern.

Erfolgsmessung von ERP-Projekten in vier Schritten

Auch für ERP-Projekte gilt, dass eine Erfolgsmessung vollumfänglich erst in der Post-Implementierungsphase durch das Tracking der Performance-Steigerungen möglich ist. Allerdings beeinflusst der Projektverlauf von vornherein, ob die Einführung auf Erfolg oder Misserfolg hinausläuft. Für die Erfolgsmessung von ERP-Projekten sind die folgenden fünf Schritte relevant:

1. Bestimmen des Projekttyps

Zu beantworten sind hier unter anderem die folgenden Fragen: Geht es um eine neue ERP-Einführung oder um das Update eines vorhandenen Systems? Welche Ressourcen stehen für die Projektdurchführung zur Verfügung? Welche ERP-Lösung ist für das Unternehmen funktional, aber auch unter Kostenaspekten optimal geeignet? Soll das Projekt von einem strukturierten Change-Management begleitet werden, um die Mitarbeitenden von der ERP-Einführung zu überzeugen?

2. Ermittlung und Gewichtung der Projektziele

Die Ziele eines ERP-Projekts lassen sich in allgemeiner Form unter den folgenden drei Fragestellungen zusammenfassen: Soll die ERP-Einführung primär der Kostensenkung dienen? Geht es vor allem um die Optimierung von Prozesse? Oder um die Förderung von Innovation im Unternehmen, die bis zur Veränderung kompletter Geschäftsmodelle reichen kann?

ERP-Einführung Erfolgsmessung anhand der Ziele
Machen Sie sich zur Erfolgsmessung über die Ziele Gedanken

Empfehlenswert ist es, über relevante Ziele auf der Grundlage eines strukturierten Prozesses zu entscheiden. Das Instrumentarium dafür liefern beispielsweise eine SWOT-Analyse, Zieldefinitionen mittels OKR (Objectives und Key Results) oder eine Balanced Scorecard.

3. Ermittlung von Wirkungsketten und relevanter KPIs

Eng verbunden mit der Zieldefinition sind die Identifikation von Wirkungsketten und die Definition von KPIs. Diese müssen in der Lage sein, die Wirkungsketten abzubilden. Relevante KPIs können sich beispielsweise auf die folgenden Punkte beziehen:

  • Rentabilität von Geschäftsprozessen
  • Optimierung der Kundenbeziehungen
  • Erfolgsmessung von Prozessoptimierungen
  • Realisierung digitaler Transformationsprozesse

In der Praxis ist hier die Abbildung verschiedener und miteinander kombinierter Zielvorgaben von Bedeutung. Im Rahmen der Projektplanung müssen hier verbindliche Aussagen darüber getroffen werden, wie das ERP-Projekt die Ausgangslage im Unternehmen verändern soll.

4. Projektcontrolling – Messung der Zielerreichung und abschließende Zielbewertung

„Voraussetzung für eine aussagefähige und realistische Erfolgsmessung ist ein Projektcontrolling.“

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Dieses bewertet die Zielerreichung einzelner Projektschritte ebenso wie den gesamten Projektverlauf und die Resultate . Gleichzeitig ist ab der Inbetriebnahme der Systeme eine fortlaufende Erfolgsmessung zu implementieren.

Welche Erfolgsfaktoren werden unterschieden?

Besondere Aufmerksamkeit verdienen die erfolgskritischen Faktoren, die für die Implementierung von ERP-Systemen in jeweils spezifischen Dimensionen von Bedeutung sind. Diese umfassen nach Harald Kienegger

Strategische Erfolgsfaktoren

  • Anbindung der ERP-Einführung an die Unternehmensvision.
  • Strategische Planung und Umsetzung im Rahmen der IT-Governance des Unternehmens als ein ganzheitliches strategisches Kontroll-Framework für eine effiziente und effektive Nutzung der IT.
  • Festlegung der Aufgaben und Ziele der ERP-Implementierung in einem strategisch definierten Business Case.
  • Definition der Implementierungsstrategie für das ERP-System, wodurch auch das Ausmaß der organisatorischen Veränderungen definiert wird.

Taktische Erfolgsfaktoren

  • Auswahl eines passenden ERP-Anbieters
  • Teamkompetenz und Zusammensetzung des Projektteams
  • Datenverfügbarkeit und Datenmigration

Operative Erfolgsfaktoren

  • Business Process Reeingineering, Anpassung der Unternehmensprozesse an das ERP-System
  • Finale Vorbereitung und Inbetriebnahme des ERP-Systems

Weitere relevante Erfolgsfaktoren für die Umsetzung von ERP-Projekten sind unter anderem:

  • Die aktive Unterstützung der Geschäftsleitung
  • Ein darauf abgestimmtes Change-Management im Unternehmen
  • Umfassend evaluierte Zielvorgaben
  • Eine angemessene Ressourcenplanung

So gelingt die Erfolgsmessung der ERP-Einführung

Die Erfolgsmessung eines ERP-Projektes umfasst alle Projektphasen von der Konzept- und Planungsphase bis zur praktischen Implementierung und der Inbetriebnahme des Systems. Entscheidend dabei: Das ERP-Projekt muss auf konkrete Ziele ausgerichtet und der Zielerreichungsgrad fortlaufend überwacht werden.

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