ERP-Einführung trotz Corona? Darauf sollten Sie achten.

20.04.2020 Lesezeit: 9 Min.
ERP-Einführung trotz Corona? Darauf sollten Sie achten.
Uwe Kallmeyer
Uwe Kallmeyer
Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
Uwe Kallmeyer ist seit 25 Jahren als ERP-Erklärer in Vertrieb, Logistik- und Managementberatung aktiv. Er bringt Geschäftsprozesse und ERP auf einen Nenner.
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Europas Wirtschaft ächzt unter den Folgen der Corona-Pandemie. Leidtragender ist hauptsächlich das operative Geschäft. Strategische Projekte, wie die ERP-Einführung, laufen dagegen weiter (zumindest vorläufig). Zum einen ist das Risiko finanzieller Konsequenzen bei Projektabbruch hoch. Zum anderen werden durch die sinkende Nachfrage Kapazitäten frei. Die Gelegenheit ist also günstig, endlich die lange geplante ERP-Implementierung voranzutreiben.

Doch auch strategische Projekte sind nicht immun gegen die Auswirkungen der Krise. Die Kommunikation mit Kollegen, Partnern und Dienstleistern ist durch soziale Distanzierung eingeschränkt. Home Office und Remote-Arbeit bringen technische Herausforderungen mit sich (nicht jedes Unternehmen hat die nötige IT-Infrastruktur). Und auf der sozialen Ebene herrschen Ungewissheit und Anspannung angesichts der ungewohnten Situation.

Gerade den letzten Punkt sollte man nicht unterschätzen, denn er verstärkt einen der größten Stolpersteine jedes ERP-Projekts: fehlende Anwenderakzeptanz.

Change Management ist jetzt wichtiger denn je

Schon in einer normalen Situation empfinden manche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die ERP-Einführung als bedrohlich. Mit einem Mal ändern sich Strukturen und Abläufe, die jahrelang funktioniert haben. Arbeitsleistung wird transparent und Bewertungskriterien werden auf den Prüfstand gestellt. Prozesse werden sichtbar, die bis dato nur in den Köpfen der Beteiligten existiert haben. Abläufe hängen nicht länger an dem individuellen Wissen einzelner Personen, sondern sollen nun standardisierbar werden.

Mit all diesen Dingen verbindet die Geschäftsleitung Effizienzsteigerung. Die Angestellten befürchten jedoch eher Personalabbau und den Verlust ihres Arbeitsplatzes. Dieses Mindset ist selbst in guten Zeiten etwas, das von ERP-Projektteams geschicktes Change Management verlangt. Im Krisenfall kommen noch zusätzliche Faktoren hinzu:

  • Existenzängste nehmen zu - Die Krise kostet möglicherweise Arbeitsplätze, da die Nachfrage wegbricht und Unternehmen ihre Kapazitäten reduzieren. Momentan betrifft das vor allem viele Produktions- und Service-Unternehmen.
  • Angesichts akuter Bedrohungen neigen Menschen zu kurzfristigem Denken - Unser Gehirn ist darauf getrimmt, langfristige Entscheidungen zu ignorieren, bis die Gefahr gebannt ist. Das macht es momentan schwierig, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für strategische Projekte zu gewinnen.
  • Das ERP-Projekt wird oft als Geldverschwendung wahrgenommen - Die finanziellen Ressourcen sollten in den Augen der Belegschaft lieber dazu verwendet werden, die Krise zu bewältigen und Arbeitsplätze zu sichern. Es würde zwar kein Unternehmen in Schieflage ein ERP-Projekt starten, aber auch hier zeigt sich wieder unser kurzfristig ausgerichtetes Denken.
  • ERP-Projekt und Krisenbewältigung beeinflussen sich gegenseitig - Wenn die Belegschaft das Vertrauen in das Krisenmanagement der Geschäftsführung verliert, hat das auch Konsequenzen für die ERP-Anwenderakzeptanz und umgekehrt.
  • Timing gewinnt an Bedeutung - Das Unternehmen muss gegenüber seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht nur erklären, warum es ein ERP-System überhaupt einführt, sondern auch warum dies gerade jetzt passiert. Es gibt durchaus Personen, die der ERP-Einführung zwar positiv gegenüberstehen, aber den Zeitpunkt kritisieren. In Krisenzeiten tritt dieser Fall häufiger auf als sonst.

Erschwerend kommt hinzu, dass Change Management in Krisenzeiten auch auf der Prozessebene beeinträchtigt sein kann. Momentan sorgt zum Beispiel soziale Distanzierung dafür, dass viele Organisationen interne Abstimmungen digitalisieren. Damit geht jedoch ein informeller Kommunikationskanal verloren.

Erfahrene Führungskräfte können aus kurzen Gesprächen im Flur oder in der Teeküche viel über die Stimmung im Unternehmen erfahren. Für das Change Management sind diese Informationen Gold wert, denn sie geben einen Hinweis darauf, was die Kolleginnen und Kollegen wirklich über das ERP-System denken. Im digitalen Umfeld entfällt dieser informelle Gedankenaustausch jedoch weitestgehend.

Auch in Krisenzeiten ist die #ERPEinführung machbar. Gerade jetzt muss aber das #ChangeManagement sitzen. Sonst droht Widerstand der Belegschaft.

3 Tipps für Change Management in Krisenzeiten

Wichtig ist vor allem, dass Sie nicht weitermachen wie bisher. Eine ERP-Einführung in Krisenzeiten hat zusätzliche Hürden, denen Sie mit geschicktem Change Management begegnen müssen. Die Standardmaßnahmen reichen nicht aus. Darum haben wir ein paar Tipps für Sie zusammengestellt:

1.) Schaffen Sie zusätzliche Transparenz.

Mit hoher Wahrscheinlichkeit sind Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter momentan verunsichert. Niemand weiß, wie lange die Krise noch anhält, wann die Einschränkungen des täglichen Lebens gelockert werden und wie stabil der eigene Arbeitsplatz ist. Diese Unsicherheit ist der ideale Nährboden für Gerüchte und (digitalen) Flurfunk. Eine schwierige Situation für die ERP-Einführung, denn skeptische Kolleginnen und Kollegen schaukeln sich oft gegenseitig hoch.

Die beste Gegenmaßnahme ist Transparenz. Legen Sie die Karten auf den Tisch und sprechen Sie offen über die momentane Situation:

  • Wie geht es dem Unternehmen?
  • Welche Konsequenzen hat die Krise?
  • Welche Gegenmaßnahmen wurden ergriffen?
  • Wie sieht die Prognose für die kommenden Monate aus?
  • Wie ist der Stand des ERP-Projekts?
  • Was sind die nächsten Schritte?

Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, dass es dem Unternehmen gut geht (sonst würden Sie im Augenblick kein ERP-Projekt starten), aber flüchten Sie sich nicht in Beschwichtigungen. Kommunizieren Sie auf Augenhöhe und sprechen Sie alle offenen Punkte an, damit kein Raum für Gerüchte bleibt.

2.) Intensivieren Sie die persönliche Kommunikation.

Durch soziale Distanzierung gehen informelle Kommunikationskanäle verloren, die im sozialen Gefüge jedes Unternehmens eine wichtige Rolle spielen.

Zum einen können Führungskräfte die Stimmung der Belegschaft schwerer einschätzen, denn in offiziellen Meetings verhalten sich Menschen immer ein wenig anders als in der Teeküche. Zum anderen können sich auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schwerer mitteilen, wenn ihnen etwas auf dem Herzen liegt. Man kommuniziert nur noch über die offiziellen Kanäle und auf diese Weise gestaltet sich effektives Change Management schwierig.

Halten Sie deshalb den persönlichen Kontakt zu Ihrem Team auch Remote aufrecht. Nicht jede Besprechung muss eine Agenda haben und aufgezeichnet werden. Manchmal ist es besser, unter vier Augen darüber zu sprechen, was Ihren Kolleginnen und Kollegen auf dem Herzen liegt. Die Ausgestaltung hängt natürlich von Ihrer technischen Infrastruktur ab. Denkbar sind zum Beispiel:

  • Digitale Sprechstunden per Web-Meeting
  • Private Chat-Kanäle mit dem ERP-Projektteam
  • Eine E-Mail-Adresse für ERP-bezogene Fragen an die Projektleitung
  • Ein Diskussionsforum im Intranet

Bedenken gegenüber der ERP-Einführung haben oft eine persönliche Komponente. Daher sollten Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeit geben, im persönlichen Gespräch darüber zu reden – auch, wenn dieses Gespräch per Webcam stattfindet.


Kunden- und Auftragsdaten sollten im Außendienst immer griffbereit sein.Per Webcam mit seinen Kolleginnen und Kollegen im persönlichen Kontakt bleiben.

3.) Die Frage „Warum jetzt?“ wird kommen.

Aus Sicht der Belegschaft drängt sich die Frage auf, warum ihr Arbeitgeber in Krisenzeiten ein ERP-System einführt. Es muss zurzeit doch wichtigere Baustellen geben als eine Business-Software, die langfristige Effizienzsteigerungen schafft. Die Frage ist nicht völlig aus der Luft gegriffen. Schließlich diskutiert die Gesellschaft aktuell über Schadensbegrenzung, nicht über Investitionen.

Andererseits gibt es viele Branchen, in denen der aktuell geringe Auftragseingang nur verschoben ist und nach dem Wiederanlauf unserer Wirtschaft zu einer Nachfragewelle führen wird. Wer dann für seine Kunden optimal aufgestellt ist, kann sich ein größeres Stück vom Kuchen sichern und gestärkt aus der Krise hervorgehen.

Machen Sie den Fragenden klar, was Ihre Beweggründe sind. Vielleicht war die ERP-Einführung schon lange geplant und die Situation des Unternehmens gibt keinen Anlass, davon abzusehen. Oder Sie nutzen freie Kapazitäten, um das ERP-Projekt voranzutreiben. Was auch immer Ihre Motivation ist: die Frage „Warum gerade jetzt?“ wird kommen. Seien Sie darauf vorbereitet.

Zusammengefasst

Während einer Krisensituation wie der momentanen Corona-Pandemie ein ERP-System einzuführen, ist mit Sicherheit eine Herausforderung. Die wirtschaftliche Situation ist angespannt, behördliche Vorgaben schränken die innerbetriebliche Kommunikation ein und auch im Privatleben leidet die Belegschaft unter den Folgen der Krise. All diese Faktoren führen dazu, dass die soziale Komponente eines ERP-Projekts deutlich schwieriger handzuhaben ist als im Normalfall.

Geschicktes Change Management hat in so einer Situation oberste Priorität. Schaffen Sie Transparenz, damit die Gerüchteküche nicht aus dem Ruder läuft. Stellen Sie zusätzliche Kommunikationskanäle bereit, um abseits offizieller Meetings über das ERP-Projekt zu sprechen. Und haben Sie stets ein offenes Ohr für Ängste und Zweifel Ihrer Mitarbeiter.

Stärken Sie die menschliche Perspektive; gerade jetzt, wo Distanz vorgeschrieben ist. Dann führen Sie Ihr ERP-Projekt auch in Krisenzeiten zum Erfolg.

Transparenz und persönliche Kommunikation sind übrigens nicht nur in Krisenzeiten ratsam. Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, was gutes Change Management ausmacht, sollten Sie einen Blick in unser Whitepaper „Wie Sie Risiken und Nebenwirkungen richtig einschätzen“ werfen.

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