Die Zeiten, in denen ein einziger Software-Monolith die IT-Anforderungen eines Unternehmens komplett abdecken konnte, sind vorbei. Der Trend geht zu einem Netzwerk aus dedizierten Software-Lösungen mit einem ERP-System als zentrale Datendrehscheibe. Auf diese Weise profitieren Unternehmen gleichzeitig von der Funktionstiefe spezialisierter Business-Software und organisationsweitem Datenaustausch.
Mit zunehmender Vernetzung steigt allerdings auch die Komplexität der IT-Infrastruktur, denn immer mehr Software-Lösungen müssen mit dem ERP-System verknüpft werden. Standardschnittstellen gibt es meist nur für weit verbreitete Applikationen oder ausgewählte Partnerprodukte. Die Entwicklung einer Individualschnittstelle ist aufwändig. Wie verhindert man also, dass die Kosten zu stark steigen?
Die Lösung ist ein Schnittstellen-Framework, das als Vermittler dient und Drittanwendungen ohne Programmieraufwand mit dem ERP-System verknüpft.
Schnittstellen zu programmieren ist aufwändig
Selbst wenn eine Software-Applikation eine Programmierschnittstelle (API) besitzt, garantiert das noch nicht den reibungslosen Datenaustausch mit dem ERP-System. Eine Schnittstelle richtet sich entweder an dem Sender oder dem Empfänger von Daten aus. Die andere Applikation muss sich an die vorgegebene Konfiguration anpassen, was in der Regel Programmieraufwand bedeutet.
Wenn Sie ein Drittsystem an Ihre ERP-Lösung anschließen wollen, müssen Sie also eine der beiden Anwendungen technisch modifizieren, um die Schnittstelle der anderen ansprechen zu können.
Das betrifft nicht nur die Einrichtung der Schnittstelle, sondern auch Wartung und Pflege. Schnittstellen entwickeln sich mit der Zeit weiter, wie jede andere Software-Komponente auch. Mit jedem Update kann sich die Schnittstellen-Spezifikation ändern. Nicht immer wird diese Änderung durch den Lieferanten des Drittsystems im Voraus angekündigt. Daher müssen Sie nach jedem Release überprüfen, ob der Datenaustausch noch einwandfrei funktioniert und gegebenenfalls unter Zeitdruck kurzfristig nachbessern.
Für Ihre IT sind Einrichtung und Betrieb einer Datenverknüpfung mit Aufwand verbunden. Je mehr Applikationen Sie an Ihr ERP-System anbinden, desto mehr steigt dieser Aufwand. Da die Vernetzung in Unternehmen stetig zunimmt, lohnt sich an dieser Stelle jede Effizienzsteigerung.
Ein universales Schnittstellen-Framework kann die Kosten einer #ERPIntegration deutlich reduzieren, denn es kommt ohne Anpassungsprogrammierung aus.
Wie funktioniert die ERP-Integration per Schnittstellen-Framework?
Die Idee hinter einem Schnittstellen-Framework ist, die ausgetauschten Daten mit Hilfe eines Software-Adapters so zu transformieren, dass sie von beiden Systemen interpretiert werden können. Sowohl der Empfänger als auch der Sender von Daten sind über ihre individuellen Schnittstellen mit dem Adapter verbunden. Damit entfällt die Anpassungsprogrammierung auf beiden Seiten. Der Adapter ist dafür zuständig, Datenpakete zu empfangen, in die Datenstruktur des Empfängers zu übersetzen und weiterzusenden.
Ein Schnittstellen-Framework dient als Intermediär zwischen zwei Software-Applikationen.
Betrachten wir dazu ein Beispiel. APplus enthält seit Version 6.3 das Business Integration Framework (BIF), ein Schnittstellenadapter, der Drittsysteme ohne Programmieraufwand anbinden kann.
Die externe Anwendung schickt ihr Datenpaket zunächst an den APplus-Transportmechanismus ECom. Dieser ruft den Parser des Business Integration Frameworks auf, welcher das Paket syntaktisch prüft. Bei positiver Prüfung liest das BIF die Daten aus und wandelt sie in Datenbankobjekte um, die APplus interpretieren kann. Da es sich bei dem BIF um eine native Funktion handelt, stehen die Objekte direkt zur weiteren Verarbeitung durch APplus bereit.
In Kombination mit ECom kommuniziert das Business Integration Framework mit dem Drittsystem über dessen Schnittstelle. Die Kommunikationsparameter entnimmt es einem XML-Schema (XSD). Das XML-Schema erfüllt dabei die Funktion einer technischen Schnittstellenbeschreibung und wird üblicherweise vom Lieferant des Drittsystems in Form einer Datei bereitgestellt. Mit Hilfe eines Mappings auf Basis des XML-Schemas kann das BIF erkennen, wie eine Nachricht auf Syntaxebene strukturiert ist und welche Informationen sie enthält. Für die Einrichtung einer neuen Anbindung in APplus genügt daher der Import einer XSD-Datei in das BIF und das Konfigurieren des entsprechenden Daten-Mappings durch Fachanwenderinnen und -anwender.
Was sind die Vorteile?
Software-Adapter wie das Business Integration Framework verknüpfen ERP und Drittsysteme, indem sie die Schnittstellen beider Applikationen ansprechen und zwischen den unterschiedlichen Datenstrukturen vermitteln. Dieser Prozess benötigt keine technische Anpassung, denn die Software-Systeme stellen die verwendeten Schnittstellen selbst zur Verfügung. Integrationen sind somit ohne Programmieraufwand realisierbar. Das senkt die Kosten und entlastet die IT-Abteilung.
Wartung und Pflege der Integration sind ebenfalls ohne Programmierung und ohne ein neues Release der Software möglich. Fachanwenderinnen und -anwender können Änderungen der Datenstruktur einer Schnittstelle selbstständig vornehmen, aus der Benutzerumgebung des ERP-Systems heraus. Die technische Datenübertragung bleibt unberührt. Es ändert sich nur die Übersetzung der gesendeten Daten in die Struktur des Empfängersystems. Die IT wird dadurch entlastet und muss nicht mehr bei jeder Schnittstellenanpassung tätig werden.
Ein weiterer Vorteil ist nicht auf den ersten Blick erkennbar, denn er betrifft die Arbeitsweise des Unternehmens. In der Vergangenheit hatten technische Limitierungen großen Einfluss auf abteilungsübergreifende Prozesse. Die Schnittstelle hat bestimmt, welche Daten in welchem Format ausgetauscht wurden. Technische Anpassungen waren aufwändig. Prozessänderungen wurden daher durch organisatorische oder administrative Workarounds realisiert, statt die Schnittstelle zu modifizieren. Die Technik hat vorgegeben, wie die Abläufe aussehen.
Mit einem Schnittstellen-Framework rücken die technischen Faktoren der ERP-Integration in den Hintergrund. Stattdessen gewinnt die Prozessebene an Bedeutung. Fachanwenderinnen und -anwender können die Konfiguration einer Schnittstelle leicht ändern, ohne die IT zu involvieren. Die Abteilungen können dadurch ihre Prozesse effizienter gestalten, ohne technische Limitierungen.
Wo sind die Grenzen?
Schnittstellen-Frameworks setzen voraus, dass die involvierten Software-Systeme tatsächlich über eine Schnittstelle verfügen. Für Applikationen ohne eigene Programmierschnittstelle (zum Beispiel Eigenentwicklungen oder branchenspezifische Nischenapplikationen) müssen Sie eine Schnittstelle programmieren oder in Auftrag geben.
Auch wenn der Datenaustausch zwischen ERP und Drittsystem sehr komplex ist, geraten Schnittstellen-Frameworks an ihre Grenzen. In manchen Fällen tauschen Fremdanwendungen umfangreiche Datensätze mit dem ERP-System aus, die dynamisch aufgeteilt, zusammengefügt und verschiedenen Geschäftsobjekten und Prozessen zugeordnet werden (oft nach dynamischen Regeln). So einen hohen Detailgrad können Sie oft nicht allein mit einem Schnittstellen-Framework erreichen. Solche Fälle erfordern oftmals zusätzlich zur Verwendung eines Schnittstellen-Frameworks einen gewissen Anteil an Programmierung. Da die Programmierung hierbei überwiegend im Bereich der Geschäftslogik stattfindet, beschränkt dies in keiner Weise den beschriebenen Nutzen des Schnittstellen-Frameworks.
Zusammengefasst
Schnittstellen sind ein wichtiges Kriterium für die Auswahl eines ERP-Systems. Insellösungen zu reduzieren gehört zwar zu den Zielen eines ERP-Projekts, aber das funktioniert nie zu 100 Prozent. Die Frage ist nicht, ob Schnittstellen konfiguriert werden müssen – sondern nur, welche.
Anpassungsprogrammierung ist teuer und sollte immer nur eine Ultima Ratio sein, falls die anzubindende Software keine Programmierschnittstelle hat oder die Integration zu komplex ist. Die ideale Lösung ist ein Schnittstellen-Framework, das als Adapter zwischen dem ERP- und dem Fremdsystem agiert. Solche Frameworks sprechen die vordefinierten Schnittstellen beider Applikationen an und übersetzen im Bedarfsfall die Datenstruktur. Beispielsweise wird bei APplus eine wachsende Anzahl von Schnittstellen-Konfigurationen (wie SCS, Intrastat, ZUGFeRD, GAEB) auf Basis des Business Integration Frameworks (BIF) im Standard ausgeliefert. Auf diese Weise können Sie ERP-Integrationen ohne Programmieraufwand schaffen. Ihre IT bleibt unbehelligt.
Es ist wichtig, dass Sie schon im Vorfeld klären, welche Applikationen Sie an Ihr ERP-System anbinden wollen. Davon hängt ab, welche ERP-Lösung für Ihre Zwecke am besten geeignet ist. Diese und andere Überlegungen sind der erste Schritt jedes ERP-Projekts. Wenn Sie wissen möchten, wie es danach weitergeht, empfehlen wir Ihnen unser Whitepaper „Die ERP-Einführung von A bis Z.“. Es stellt den gesamten Projektverlauf vor, von Anfang bis Ende.
