ERP-Integration - Was gibt es bei Schnittstellen zu Fremdsystemen zu beachten?

11.09.2018 Lesezeit: 7 Min.
ERP-Integration - Was gibt es bei Schnittstellen zu Fremdsystemen zu beachten?
Patrick Mathis
Patrick Mathis
Head of Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
Patrick Mathis ist Leiter des Vertriebskompetenzteams und blickt auf 25 Jahre ERP-Erfahrung zurück.
Ihr Feedback zum Artikel?

In vielen Unternehmen nutzt jede Fachabteilung ein eigenes, autarkes Software-System. Jeder Bereich arbeitet nur mit seinen eigenen Daten und tauscht sich nur bei Bedarf mit dem restlichen Unternehmen aus. Das ist auch ein typischer Grund für die Anschaffung eines ERP-Systems: Entscheider wollen den Software-Flickenteppich verkleinern und so viele Aufgabenbereiche wie möglich in einem zentralen System miteinander vernetzen. Davon versprechen sie sich (zu Recht) Synergieeffekte, die das Unternehmen als Ganzes voranbringen.



ERP-Systeme erreichen jedoch an manchen Stellen nicht die Funktionstiefe einer dedizierten Business-Software. Daher gibt es in den meisten Unternehmen autarke Systeme, auf die man nicht verzichten kann. Im Maschinenbau zählt z. B. das Produktdaten-Management (PDM) dazu. Damit solche Systeme mit Ihrem ERP-System kommunizieren können, brauchen Sie eine geeignete Schnittstelle, die den Datenaustausch zwischen beiden Instanzen ermöglicht. Bei der Einrichtung solcher Schnittstellen sollten Sie jedoch ein paar Dinge beachten.

Vorhandene Schnittstellen oder Neuentwicklung?

Für die Einrichtung von Schnittstellen zwischen ERP- und Fremdsystemen kommen grundsätzlich zwei Möglichkeiten in Frage. Im Idealfall können Sie bereits bestehende Schnittstellen nutzen, die Ihr ERP-System Out-of-the-box mitbringt. Diese sind aber häufig nur für bestimmte Fremdsysteme von Partnerunternehmen eingerichtet, mit denen Ihr ERP-Anbieter regelmäßig zu tun hat. Dabei handelt es sich zumeist um bestimmte Anbieter ERP-naher Software-Lösungen, z. B. MES-, PDM- oder CAD-Software. Die Anbindung solcher Systeme läuft meistens problemlos. Aber nicht alle Unternehmen arbeiten mit genau diesen Produkten.

Deswegen kommen Unternehmen häufig nicht darum herum, für bestimmte Software-Lösungen neue Schnittstellen entwickeln zu lassen. Das ist allerdings ein zeit- und kostenintensiver Prozess. Eine Schnittstelle verbindet immer zwei verschiedene Software-Systeme. Folglich müssen Sie für Ihre Schnittstelle auch mit zwei Parteien zusammenarbeiten: mit dem Anbieter der ERP-Lösung und dem Anbieter des Fremdsystems.

Für Unternehmen sollte es möglich sein, Schnittstellen schnell und effektiv selbst einzurichten, wenn sie Fremdsysteme an ihre ERP-Lösung koppeln möchten.

Dass Sie beide Seiten an einen Tisch bekommen, ist außerordentlich wichtig. Denn um die Kommunikation zwischen zwei Systemen zu ermöglichen, müssen Sie einige Verantwortlichkeiten klären:

  • Wer behält die Datenhoheit? Sprich: Welche Daten sollen in welchem System hinterlegt werden?
  • Wer ist für die Verwaltung und Pflege welcher Datensätze verantwortlich?
  • Sie sparen sich den Aufwand, der durch die Planung und Programmierung von individuellen Schnittstellen entsteht.
  • Auch die Wartung wird einfacher. Das Integrations-Framework ist Bestandteil der ERP-Lösung und damit von Patches des ERP-Herstellers abgedeckt.
  • Sie erhalten mehr Flexibilität bei der Verwaltung Ihrer Schnittstellen. Möchten Sie beispielsweise den Status sämtlicher Schnittstellen auf einmal überprüfen, können Sie dies innerhalb des Framework-Interfaces tun.

Behalten Sie Updates und Wartungs-Zyklen im Blick

Im Austausch mit beiden Anbietern sollten Sie sowohl Ihre Prozesse als auch die technische Ebene im Blick behalten. Denn solche Fragen können Sie nicht einfach über die Köpfe Ihrer Partner hinweg entscheiden. Sonst besteht die Gefahr, dass beide Systeme aneinander vorbei arbeiten. Das kann durchaus Konsequenzen haben: Zum Beispiel, wenn Sie eine eigene Buchhaltungssoftware nutzen, die nicht länger aktuelle Daten aus dem ERP-System abrufen kann.

Bei der Zusammenarbeit mit beiden Anbietern sollten Sie außerdem auf Wartungs- und Update-Zyklen achten. Möchten Sie z. B. das neueste Update Ihres PDM nutzen, ist es wichtig, dass Sie vor dem Systemstart eine Testphase einrichten. Es ist nämlich möglich, dass das Update direkte Auswirkungen auf die Schnittstelle zum ERP-System hat. In diesem Fall muss die Schnittstelle dann umprogrammiert werden.


Die Integration von Drittsystemen per Schnittstelle eröffnet ungeahnte Möglichkeiten in der Verarbeitung, Veredlung und Auswertung von Daten.


Den damit verbundenen Aufwand können Ihnen Ihre Anbieter leider nicht abnehmen. Deren Kunden arbeiten häufig mit einer ganzen Reihe externer Software-Systeme. Die dazugehörigen Wartungs- und Update-Intervalle aller Kunden im Blick zu behalten, wäre sehr aufwändig und daher unwirtschaftlich. Es liegt daher an Ihnen, vor jedem Update Tests durchzuführen.

Gibt es passende Schnittstellen-Frameworks?

Die Neuentwicklung von Schnittstellen ist ein zeit- und kostenintensiver Prozess, der sich in manchen Fällen nicht vermeiden lässt. Unter Umständen steht Ihnen bei der Einrichtung von Schnittstellen aber noch eine dritte, einfachere Möglichkeit offen. Manche ERP-Anbieter unterstützen ihre Kunden nämlich mit einer eigenen Software-Lösung für die Anbindung von Fremdsystemen - eine Art Integrations-Framework.

Solche Frameworks arbeiten nach einem einfachen Prinzip: Zunächst wandelt ein spezieller Kommunikator die Informationen im Ursprungssystem in eine adaptive Datenstruktur um. Anschließend werden die Daten an das Integrations-Framework gesendet und in die Datenstruktur des ERP-Systems integriert. Die Voraussetzung dafür ist meistens, dass die Daten innerhalb der Schnittstelle in einem bestimmten Format (z. B. XML oder JSON) vorliegen. Dann kann Ihre IT individuelle Schnittstellen relativ einfach selbst einrichten.

Für solche Schnittstellen-Lösungen zahlen Sie meistens eine zusätzliche Lizenzgebühr. Dafür profitieren Sie allerdings von mehreren Vorteilen:

Fragen Sie im Zweifelsfall bei Ihrem ERP-Anbieter nach

Schnittstellen schnell und effektiv selbst einzurichten, ist sicher die attraktivste Lösung für Unternehmen, die Fremdsysteme an ihre ERP-Lösung koppeln möchten. Ob das in Ihrem Fall möglich ist, sollten Sie im Gespräch mit Ihrem ERP-Berater erfragen. Er oder sie kann Ihnen sagen, ob ein solches Add-On verfügbar ist oder ob Sie eine neue Schnittstelle entwickeln müssen.

Gerade wenn Sie mehrere Fremdsysteme mit Ihrer ERP-Lösung vernetzen möchten, sollten Sie diese Möglichkeit bereits bei der ERP-Auswahl ansprechen. Welche Anforderungen dafür ebenfalls von Bedeutung sind, können Sie in unserem Whitepaper „Der richtige Weg zum ERP-Lastenheft“ nachlesen.

Schlagwörter:

#

Mehr ERP-Wissen:
Ihr kostenloses Whitepaper.

Erfahren Sie, wie Sie ein Lastenheft für Ihr zukünftiges ERP-System korrekt erstellen.

Zum kostenlosen Whitepaper