Key User spielen bei der erfolgreichen Implementierung eines ERP-Systems eine entscheidende Rolle. Daher ist die Auswahl dieser Vorreiter*innen für das Projekt von großer Bedeutung. Viele Unternehmen stellen sich deshalb die Frage, nach welchen Kriterien die Entscheidung gelingt. In diesem Beitrag beleuchten wir, welche Kompetenz die ERP Key User unbedingt mitbringen müssen. Erfahren Sie, ob die fachliche oder die soziale Fähigkeit für den ERP-Erfolg ausschlaggebend ist!

Erfahren Sie, wie Sie bereits vor Projektstart alle Beteiligten – Geschäftsführer, Key-User und Anwender – an Bord holen und um Unterstützung werben.

Die Kernaufgaben der Key User bei der ERP-Implementierung

Die Kompetenz der ERP Key User spielt eine wichtige Rolle, da diese für die Implementierung von ERP Systemen entscheidend sind. Sie sind Hauptansprechpartner*innen für das System in ihren Abteilungen. Sie unterstützen die anderen Mitarbeitenden bei der Erlernung und Nutzung der Software. Gleichzeitig tragen sie maßgeblich zur Definition der abzubildenden Prozesse und notwendigen Funktionen bei.

Zudem sind die Hauptnutzenden für die Tests des ERP-Systems zuständig und arbeiten somit häufig sehr eng mit der Entwicklung zusammen. So kann sichergestellt werden, dass alle Arbeitsprozesse vom ERP adäquat abgebildet werden. Dies ist wichtig, damit die Abläufe schneller und funktionaler werden und der Betrieb vom ERP-System profitiert.

Doch auch nach der Einführung spielt die Kompetenz der ERP Key User eine wichtige Rolle. Sie sind in der Regel dafür zuständig, die weiteren Mitglieder des Teams oder der Abteilung zu schulen und Fragen zur ERP-Lösung zu beantworten.

Dabei kann sich die Fähigkeit der Schlüsselanwender*innen auf verschiedene Ebenen konzentrieren. Ob nun die fachliche oder die soziale Kompetenz der ERP Key User wichtiger ist, beleuchten wir im Folgenden.

Die fachliche Kompetenz der ERP Key User im Fokus

„Die fachliche Kompetenz ist enorm wichtig, damit die gesamten relevanten Prozesse der eigenen Abteilung im ERP-System abgebildet werden können.“

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Aus diesem Grund werden in der Regel fachlich erfahrene und mit den gesamten Abläufen vertraute Personen als Key User ausgewählt. Denn diese sind in der Lage, den individuellen Bedarf der eigenen Abteilung zu erkennen und zu benennen.

Zudem können sie die verschiedenen Abläufe prüfen und optimieren. Die fachliche Kompetenz ist vor allem im Laufe der Einführung wichtig, da auch Anwendungsfälle beachtet werden können. Ohne die fachliche Kompetenz der ERP Key User kann es sogar passieren, dass wichtige Prozesse übersehen werden. Dies kann die ERP-Einführung verlangsamen und die Effektivität des Systems insgesamt verringern.

Die soziale Kompetenz der ERP Key User im Fokus

Betrachtet man die soziale Kompetenz der ERP Key User, scheint diese auf den ersten Blick weniger wichtig als das fachliche Knowhow. In der Kommunikation mit dem ERP-Anbieter ist diese zwar hilfreich, aber selten entscheidend. Wichtiger wird dieser Punkt, wenn es an die Vermittlung von Wissen und die Motivation der Kolleg*innen geht.

Das Einnehmen einer Vorreiterrolle, Einfühlungsgefühl und die Fähigkeit, andere zu motivieren, sind daher sehr hilfreich. Die fachliche Kompetenz ist also nicht ausreichend – die Key User müssen das ERP-Wissen auch an die anderen Mitarbeitenden vermitteln können.

ERP Key User
Bei der ERP-Einführung sind die Key User in der Regel die Ansprechpartner*innen für ihren Bereich und ihr Team.

Zudem spielt auch die Unterstützung des Change-Management-Prozesses durch die Key User eine große Rolle. Um das ERP im Unternehmen nicht nur einzuführen, sondern auch im Alltag zu nutzen, ist eine Veränderung der Arbeitsweise entscheidend. Schlüsselanwender*innen sind dabei essenziell, um in ihrem Bereich die notwendigen Veränderungen anzustoßen und als Vorbild voranzugehen.

Um dies erfolgreich umsetzen zu können, müssen Key User eine entsprechende respektierte und prominente Position innehaben. Auch wenn sie über keine Führungsposition verfügen, müssen sie in der Lage sein, ihnen gleichgestellte Kolleg*innen anzuleiten.

Auswahl der Key User im Gleichgewicht

Sie sehen, dass nicht allein die fachliche oder soziale Kompetenz der ERP Key User eine Rolle spielt. Es empfiehlt sich, beide Elemente im Zusammenspiel zu betrachten. Ohne die fachliche Kompetenz im eigenen Bereich können Key User keinen wertvollen und wichtigen Input zur Implementierung und Optimierung geben. Doch ohne die soziale Kompetenz sind Key User häufig nicht in der Lage, das eigene Wissen zu vermitteln und den Veränderungsprozess anzustoßen. Somit können Sie nicht als Bindeglied zwischen ERP-Projekt und Belegschaft dienen.

Fazit

Zum Erfolg der ERP-Einführung gehört fachliches und soziales Knowhow der Key User. Nicht alle Mitarbeitenden bringen diese Kompetenzen im gleichen Maße mit. Wir empfehlen daher ein Mix an Key Usern, die gemeinsam in beiden Bereichen stark sind. Externe Unterstützung kann ebenso helfen – sowobl bei der Auswahl der Schlüsselanwender*innen als auch bei der Implementierung selbst.

Weitere Tipps zur gelungenen ERP-Einführung, insbesondere im Hinblick auf den Erfolgsfaktor Mensch, erhalten Sie in unserem Whitepaper „So gewinnen Sie alle Beteiligten für das ERP-Projekt“.