Das ERP-Lastenheft. Diese Fehler sollten Sie beim Schreiben auf jeden Fall vermeiden!

14.02.2019 Lesezeit: 7 Min.
Das ERP-Lastenheft. Diese Fehler sollten Sie beim Schreiben auf jeden Fall vermeiden!
Markus Reichl
Markus Reichl
Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
Markus Reichl hat mehr als 20 Jahre Erfahrung in der ERP-Branche. Als Teil des Vertriebskompetenzteams unterstützt er die Vertriebsphase auf fachlicher Ebene.
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Mit Ihrem Lastenheft schaffen Sie eine wichtige Entscheidungsgrundlage für die Auswahl eines ERP-Systems. Welche Schmerzpunkte Ihr Unternehmen plagen, welche Anforderungen Sie an die neue Software stellen, welche Ziele Sie damit erreichen möchten - all das halten Sie im Rahmen eines einzigen Dokuments fest. Beim Schreiben des Lastenhefts gibt es allerdings einige Fallstricke, die die Anbieterauswahl erschweren können. Daher stellen wir Ihnen hier die vier häufigsten Fehler bei der ERP-Lastenhefterstellung vor.


I.) Wunschzettelmethode statt Dialog mit den Abteilungen

Ein Lastenheft zu verfassen, ist kein Job, an dem nur eine Person beteiligt ist. Die strategischen Ziele, die mit der Einführung des ERP-Systems verbunden sind, können Sie beispielsweise nur in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung bestimmen. Die funktionalen Anforderungen an die Software müssen Sie dagegen mit den Kolleginnen und Kollegen aus den einzelnen Abteilungen abklären. Diese wissen schließlich am besten, welche Features und Funktionen die Software bieten muss, um das Tagesgeschäft zu unterstützen.

Bei dieser Bedarfsermittlung begehen Projektverantwortliche aber oft einen typischen Fehler: Sie bitten per Rundmail um schriftliche Vorschläge aus allen Abteilungen. Das Ergebnis dieses Vorgehens ist fast immer ernüchternd. Durch diese „Wunschzettelmethode“ entstehen endlos lange Listen mit Features, die einzelne Abteilungen von der Software erwarten. Gute Vorschläge von Nice-to-have-Funktionen zu trennen, ist sehr mühsam.

Die Erstellung des Lastenheftes birgt viele Fallstricke, die die Auswahl des ERP-Systems verzögern oder gar verfälschen. Deswegen ist es wichtig, dass Sie vor der Erstellung intensiv vorbereiten.

Wesentlich sinnvoller ist es, wenn Sie sich die Zeit nehmen, persönlich mit Ihren Kolleginnen und Kollegen zu sprechen. Gehen Sie in die einzelnen Abteilungen und klären Sie gemeinsam mit deren Mitarbeitern ab, welche Anforderungen die neue ERP-Software erfüllen muss. Stellen Sie Fragen. Erkundigen Sie sich nach Prozessen, Problemen und Verbesserungspotential. Lassen Sie sich zeigen, welche Features sich die Kollegen aus welchem Grund wünschen. Dadurch fällt es Ihnen deutlich leichter, Sinnvolles von Wünschenswertem zu trennen.

II.) Zu hohe/geringe Informationstiefe

Viele Projektverantwortliche tun sich beim Schreiben des Lastenheftes schwer damit, wichtige Informationen von unwichtigen zu unterscheiden. Das führt zu zwei kontraproduktiven Extremen. Manche Lastenhefte spezifizieren die Anforderungen des Unternehmens nicht detailliert genug.

Die Autoren setzen zentrale Aspekte stillschweigend voraus und verursachen dadurch Missverständnisse, die den Auswahlprozess behindern.

In anderen Fällen beschreibt das Lastenheft jeden einzelnen Geschäftsprozess im Detail. Jeder noch so unwahrscheinliche Anwendungsfall findet sich als Anforderung an das neue ERP-System wieder. Solche Lastenhefte sind oft ganze Bücher mit Hunderten von Seiten. Diese Informationsflut erhöht wiederum den Aufwand für beide Seiten (Kunde und ERP-Anbieter) beträchtlich.

Die Herausforderung liegt darin, die richtige Informationstiefe zu finden. Standardfunktionen, die heutzutage jedes ERP-System mitbringen sollte (z. B. die Ausweisung der Umsatzsteuer bei der Rechnungserstellung), müssen Sie beispielsweise nicht zu Ihren Anforderungen hinzufügen. Andererseits sollten Sie Anforderungen, die gerne Missverständnisse nach sich ziehen, in Ihrem Lastenheft so genau wie möglich beschreiben.

Im Idealfall verfügen Sie in Ihrem Unternehmen über einige Mitarbeiter, die bereits Erfahrung im Umgang mit ERP-Projekten gesammelt haben (sei es als Anwender, Key User oder Projektleiter) und sich mit den Standardfunktionen eines ERP-Systems auskennen. Ist das nicht der Fall, holen Sie sich am besten externe Unterstützung. ERP-Berater sind z. B. eine große Hilfe bei der Erstellung des Lastenheftes.


Führen Sie Ihr ERP-Projekt zum Erfolg indem Sie schon für das Lastenheft genügend Zeit investieren. Führen Sie Ihr ERP-Projekt zum Erfolg indem Sie schon für das Lastenheft genügend Zeit investieren.


III.) Anforderungen nicht lösungsneutral verfasst

Hinter jeder Anforderung steckt im Wesentlichen eine Aufgabenstellung, für die die Anwender eine Lösung suchen. Allerdings sind sich die wenigsten Mitarbeiter dieses Umstandes bewusst. Sie unterscheiden nicht zwischen einer funktionalen Anforderung und ihrer Umsetzung. Das hört sich zunächst nach Wortklauberei an, aber daraus können reale Probleme entstehen.

Nehmen wir zum Beispiel an, die Kollegen aus der Warenwirtschaft wünschen sich einen Button, mit dem sie Material nachbestellen können. Das alte ERP-System hatte schließlich auch so einen Button. Wenn Sie diese Anforderung genau so im Lastenheft festhalten, schließen Sie allerdings von vorneherein Systeme aus, die fehlendes Material automatisch nachbestellen, sobald sich der Vorrat dem Ende zuneigt.

Im Grunde genommen liegt in diesem Beispiel ein Missverständnis vor. Was die Kollegen eigentlich möchten, ist die Funktion „Material nachbestellen“. Die Wahl des konkreten Systems sowie die eigentliche Implementierung sind davon zunächst unabhängig und können sogar zur Wahl des falschen ERP-Produkts führen.

Achten Sie deshalb darauf, Anforderungen stets lösungsneutral festzuhalten. Sonst schränken Sie sich bei der Systemauswahl nur unnötig ein und treffen am Ende eine suboptimale Entscheidung.

IV.) Das Lastenheft als statisches, unflexibles Dokument

Ein Lastenheft zu schreiben, ist keine Aufgabe, die Sie nach dem ersten Entwurf von Ihrer To-Do-Liste streichen können. Das Lastenheft ist kein statisches Dokument. Es entwickelt sich während des Auswahlprozesses stetig weiter. Nimmt Ihr Projekt langsam Form an, sollten Sie die Anpassungen auch im Lastenheft aufführen.

Nehmen wir zum Beispiel an, im Verlauf des Anbieter-Briefings erhalten Sie von einem ERP-Lieferanten eine Reihe von Rückfragen. Das bringt Sie dazu, weitere Recherchen in Ihrem Unternehmen durchzuführen. Sie fragen bei den Kollegen der betroffenen Abteilung nach und besprechen deren Anforderungen noch einmal - diesmal jedoch mit den neuen Erkenntnissen im Hinterkopf, die Sie während des Auswahlprozesses gewonnen haben. Dadurch erhalten Sie neue Informationen und evtl. zusätzliche Anforderungen, die Sie wiederum in Ihr Lastenheft einfließen lassen. Ihr Lastenheft entwickelt sich also weiter.

Diese Entwicklung sollten Sie den Anbietern auf Ihrer Shortlist allerdings umgehend mitteilen, sodass diese auf dem neuesten Stand bleiben. Andernfalls kompromittieren Sie Ihren Auswahlprozess. Eine einfache E-Mail, die Sie jedem Anbieter zukommen lassen, reicht als Information völlig aus.

Wie sieht das perfekte Lastenheft aus?

Bei der Erstellung des Lastenheftes gibt es zahlreiche Fallstricke, die die Auswahl des passenden Systems verzögern oder gar verfälschen können. Deswegen ist es wichtig, dass Sie sich ausführlich auf das Schreiben dieses Dokumentes vorbereiten. Ein sehr gutes Hilfsmittel, um das ideale Lastenheft zu schreiben, ist unser Whitepaper „Der richtige Weg zum ERP-Lastenheft“. Darin finden Sie alle Informationen, die beim Schreiben des Lastenheftes von Bedeutung sind.

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