Sei Architekt*in deiner Zukunft – ein bekannter Spruch, der auch auf die Erstellung eines ERP-Plans zutrifft. Damit Ihr ERP-Projekt auf einer guten Grundlage gebaut ist, ist ein ERP-Plan unerlässlich. Nur so lassen sich Probleme bei der Durchführbarkeit, Verschiebungen im Zeitplan und erhöhte Kosten vermeiden. Wir liefern Ihnen 7 Tipps für die Erstellung Ihres ERP-Plans.
Tipp 1: Effizientes Anforderungsmanagement
Durch ein Anforderungsmanagement mit Know-how können Sie bereits vor dem Start Ihres Projekts Fehler vermeiden. Denn durch eine gründliche Analyse werden hier die Bedürfnisse Ihres Unternehmens ermittelt. Die Aufgabe des Managements ist dabei die Analyse und Dokumentation von Anforderungen, um diese anschließenden zu priorisieren. Durch einen faktenbasierten Überblick können Anforderungen viel effizienter aufeinander abgestimmt und Änderungen schneller vorgenommen werden. Dies unterstützt eine gute Kommunikation zwischen allen Unternehmensebenen über die gesamte Projektzeit hin. Denn die Erwartungen an das Projekt von allen Mitarbeitenden sollten aufgenommen und berücksichtigt werden.
Tipp 2: Absicherung gegen Risiken
Ein weiterer präventiver Schritt ist die Erstellung eines Risikomanagementprotokolls. Denn Risiken wird es immer geben ─ die Frage ist nur, ob Sie darauf vorbereitet sind. Nach der Erstellung des Programms sollten Sie mögliches Problempotenzial weiter im Blick haben und regelmäßig überprüfen. Somit können Sie systematisch an den Gefährdungsstellen arbeiten, damit diese kein aktives Problem für Ihr Projekt darstellen. Mögliche Risiken sind beispielsweise:
- Nicht qualifiziertes Projektteam
- Falsche Softwareauswahl
- Zu knapper Zeit- und Kostenrahmen
- Keine klare Definition der Ziele und Erwartungen
Tipp 3: Datenstrukturierung
Eine passende Aufgabenstruktur ist essenziell für einen guten ERP-Plan. Ein oft verwendetes Vorgehen ist das Drill Down System. Hier wird die große und unübersichtliche Datenmasse, welche in das ERP-System eingepflegt werden soll, immer weiter konkretisiert. Somit wird nicht nur ein genereller Überblick über die Werte und Zahlen eines Unternehmens gegeben, sondern alle Informationen werden spezifisch heruntergebrochen. Diese detaillierten Informationen stellen eine enorme Vereinfachung für Ihre Planung dar und können auch zur Überprüfung und Reflexion nach dem Projekt nützlich sein. Vorgänge im Unternehmen werden so transparenter. Sie erhalten einen guten Überblick, der Sie bei der Erstellung Ihres ERP-Plans unterstützt.
Durch die deutliche Aufteilung in Phasen, Teilergebnisse und kleinere Arbeitspakete liegt der Fokus immer auf dem Endziel.
Tipp 4: Erstellung von Workflows
Entwickeln Sie Prozesse, die von selbst laufen. Durch die Abwicklung arbeitsteiliger Vorgänge und Prozesse im Unternehmen erreichen Sie eine größtmögliche Effizienz. Diesen Vorgang können Sie direkt in Ihren ERP-Projektplan integrieren. Durch die automatisierten Prozessabläufe entlasten Sie Personal und machen den Arbeitsalltag einfacher. Zudem bieten gut erstellte Workflows eine geringe Angriffsfläche für Fehler und ermöglichen einen automatisierten Ablauf und dementsprechenden Zeitvorteil.
Tipp 5: Workshops für die Mitarbeiter*innen
Ein guter Projektplan ist zwar sehr wichtig, aber das Projekt muss auch in Ihrem Unternehmen bekannt sein. Die perfekte Umsetzung ihres Plans kann also nur dann erfolgen, wenn Ihr Team weiß, um was es geht. Deshalb sollten Sie Workshops für Ihre Mitarbeiter*innen anbieten. Dadurch erhalten alle Beteiligten ein Grundwissen und können an wichtigen Gesprächen teilnehmen. Dies kann durch einen zweistufigen Prozess erreicht werden:
- Grundschulung: Der Zeitpunkt für diese Schulung ist am Anfang der Implementierung und wird von ERP-Anbietern für die Key-User angeboten.
- Mitarbeiterschulung: Diese interne Schulung gibt den Mitarbeitenden ein generelles Wissen über das Projekt und sorgt dafür, dass ein Verständnis für ERP-Systeme verankert wird.
Tipp 6: Frühzeitige Datenmigration
Unter Datenmigration versteht man den Prozess der Übertragung von Daten zwischen Datenspeichersystemen. Wenn dieser Schritt nicht beachtet wird, kann der ganze ERP-Plan in Verzug kommen. Denn die Datenmigration ist ein komplexes und zeitaufwendiges Unterfangen. Deshalb ist es wichtig, sich frühzeitig damit zu beschäftigen und eine Strategie zu entwickeln. Denn nach der Migration ist die Korrektur falscher oder unvollständiger Daten schwierig und zeitintensiv.
Daher ist es nützlich, schon von Anfang an eine Überprüfung der Daten in den ERP-Plan einzuplanen. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass selbst bei sehr guter Vorbereitung die Datenmigration häufig ein iterativer Prozess wird. Hier unterstützen wir Sie mit unserem eigens entwickelten Datenmigrationstool, mit dem Sie der Daten Herr werden.
Tipp 7: Klare Verantwortlichkeiten
Es ist sehr wichtig, dass alle Teammitglieder über Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Bilde sind. Aber auch Ansprechpartner*innen für jedes Projektmitglied sollten bekannt sein. So haben Sie die Sicherheit, dass mögliche Probleme schnell aufgefasst werden und Aktualisierungen effizienter von der Hand gehen. Die jeweiligen Sachverständigen können Sie in Ihren ERP-Plan integrieren. Die Aufteilung der Zuständigkeiten kann bei jedem Unternehmen anders aussehen. Im Folgenden werden klassische Personen und Funktion aufgelistet:
- Die Geschäftsführung stellt den Executive Sponsor dar.
- Erfahrene Projektmanager*innen kennen sich mit den Abläufen aus und haben einen Blick auf das gesamte Projekt. Demnach sollten sie auch eine Entscheidungsbefugnis haben.
- IT- Manager*in übernehmen die Koordination zwischen Unternehmen, ERP-Anbieter und Dritten.
- Key-User bringen fachliche Kompetenzen mit und beraten bei Anpassungen. Außerdem fungieren Sie als Ansprechpersonen der Kollegschaft zum Thema ERP-Projekt.
Fazit
Der Erfolg Ihres ERP-Projekts hängt von den Vorbereitungen ab. Nur mit einem strategischen Vorgehen sind Sie optimal auf Ihr ERP-Projekt vorbereitet. Und diese Vorbereitung ist wiederum essenziell, um einen Projektplan zu erstellen, der am Ende auch aufgeht.
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