Fünf Vorteile integrierter ERP-Systeme für Professional-Service-Unternehmen

14.07.2020 Lesezeit: 7 Min.
Fünf Vorteile integrierter ERP-Systeme für Professional-Service-Unternehmen
Tobias Schabel
Tobias Schabel
Head of Business Solution Team, Asseco Solutions AG
Tobias Schabel ist seit 2014 als Consultant und Projektleiter für Asseco tätig. Aktuell leitet er das Business-Solutions-Team Green in Karlsruhe.

Professional-Service-Dienstleister setzen häufig auf eine Kombination aus Projektmanagement- und Finanz-Software, um ihre Prozesse digital zu unterstützen. Dieses Vorgehen ist historisch bedingt und für kleine Unternehmen durchaus effizient, aber leider skaliert es schlecht. Wenn die Organisation wächst, ergänzen nach und nach neue Software-Tools die IT-Landschaft. Die Komplexität der Systemlandschaft steigt immer weiter an und schnittstellenbedingte Reibungsverluste beeinträchtigen mit der Zeit die Effizienz der Organisation.

Eine Lösung besteht darin, das Netzwerk aus Einzelsystemen durch eine integrierte Software-Plattform zu ersetzen. Moderne ERP-Systeme können beispielsweise die typischen Abläufe eines Professional-Service-Unternehmens nativ abbilden, ohne zusätzliche Software-Tools anzubinden. Verglichen mit Einzellösungen hat dieser integrierte Ansatz fünf wesentliche Vorteile:

1. Höhere Datenqualität

In komplexen Systemlandschaften ist es unvermeidlich, dass Informationen über ein Objekt (Kunde, Projekt etc.) parallel in unterschiedlichen Datentöpfen liegen. Werden diese Einträge nicht regelmäßig synchronisiert, entsteht mit der Zeit eine inkonsistente Datenbasis. Der Vertrieb aktualisiert zum Beispiel Stammdaten im CRM, ohne die Buchhaltung zu informieren, und schon gibt es zwei abweichende Datensätze im Unternehmen.

Nach einer Weile kann kaum jemand nachvollziehen, welche Daten aktuell sind. Das ist nicht nur frustrierend. Auch die Kommunikation mit Kunden und Partnern leidet darunter. Wer schon einmal einen Kontakt angeschrieben hat, der bereits seit einem Jahr nicht mehr beim Adressaten beschäftigt ist, weiß, wie peinlich das sein kann.

Ein integriertes ERP-System umgeht diese Problematik, indem es alle Daten in einer zentralen Datenbank ablegt, auf die alle Funktionsbereiche zugreifen. Redundanzen und Versionskonflikte können somit nicht mehr auftreten, denn es gibt nur noch einen aggregierten Datensatz. Erfahrungsgemäß haben integrierte System daher eine deutlich höhere Datenqualität als Einzellösungen.

Software-Wildwuchs kann das Kerngeschäft von Professional-Service-Unternehmen beeinträchtigen. Effizienter sind integrierte ERP-Systeme.

2. Mehr Transparenz

Wenn jede Software-Lösung einen eigenen Datenbestand enthält, leidet darunter die Transparenz. Zum einen ist schwer feststellbar, welche Daten im Unternehmen vorliegen. Das beeinträchtigt die Auskunftsfähigkeit der Organisation gegenüber Dritten. Gerade im Hinblick auf die Informationspflicht der DSGVO kann das problematisch werden. Zum anderen ist es für das Controlling eine Herausforderung, aus den Datenfragmenten verlässliche Kennzahlen zu erstellen. Darunter leidet das Monitoring des Unternehmens.

Ein integriertes ERP-System hält dagegen alle Daten in einer zentralen Datenbank vor. Alle Informationen über das Unternehmen, seine Kontakte und seine Tätigkeiten sind an einem Ort gespeichert. Dort können sie analysiert, aufbereitet und an Dritte weitergegeben werden, ohne mühsame Recherchearbeit. Davon profitieren sowohl die externe Auskunftsfähigkeit als auch das Controlling.

3. Effizientere Prozesse

Schnittstellen zwischen Einzellösungen können den Koordinationsaufwand zwar reduzieren, aber nicht beseitigen. Dafür sind die Zusammenhänge zwischen Geschäftsprozessen zu komplex. Es bleibt immer ein Restaufwand. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen nach wie vor Abläufe mit anderen Abteilungen koordinieren, Aufgaben an Verantwortliche verteilen und Daten nachreichen, die nicht Teil der Schnittstelle sind. Diese Prozessbrüche führen zu Verzögerungen und beeinträchtigen die Prozesseffizienz.

Integrierte Software-Systeme bilden dagegen sämtliche Geschäftsabläufe innerhalb einer Plattform ab. Dadurch gibt es weniger Prozessbrüche und der Koordinationsaufwand sinkt. Manuelle Datenübertragung per Import/Export entfällt, da sich alle Geschäftsbereiche eine gemeinsame Datenbank teilen. Workflows und Kommunikationsabläufe können innerhalb des Systems verwaltet und teilweise automatisiert werden.

4. Geringere Wartungskosten

Ein Netzwerk aus Einzellösungen instand zu halten kann aufwändig und teuer sein. Zum einen muss jedes Software-Tool gepflegt und mit Updates versorgt werden. Zum anderen erhöhen auch die Schnittstellen den Wartungsaufwand.

Nach jeder Aktualisierung muss die IT überprüfen, ob der Datenaustausch nach wie vor funktioniert. Falls es Probleme gibt, muss sie den Support des Software-Anbieters kontaktieren und Unterstützung anfordern. Zum Teil sind die Zuständigkeiten unklar, da mehrere Software-Lösungen involviert sind. Eventuell muss die IT zwischen den verschiedenen Anbietern vermitteln. Und auch der interne Tech-Support ist aufwändiger, wenn jede Abteilung ihre eigenen Tools betreibt.

Die IT benötigt zusätzliche Ressourcen, um die verschiedenen Einzellösungen am Laufen zu halten. Diese Kosten sind vor allem für Professional-Service-Dienstleister belastend, deren IT nicht Teil ihres Kerngeschäfts ist.

Integrierte ERP-Systeme sind deutlich pflegeleichter, da sich die Wartung auf eine einzelne Software-Plattform beschränkt. Es gibt keine Schnittstellen zu anderen Systemen; in Problemfällen steht ein Ansprechpartner für alle technischen Fragen zur Verfügung. Zugleich sinkt der interne Support-Aufwand, da die IT nur noch eine Software-Lösung betreuen muss. Unternehmen mit einem integrierten Software-System kommen daher mit einer kleineren IT-Abteilung aus.


Auch Professional-Service-Unternehmen profitieren von den Vorteilen eines integrierten ERP-Systems.

5. Leichtere Skalierbarkeit

Die steigende Komplexität eines Netzwerks aus Einzellösungen kann sich zu einer Wachstumsbremse entwickeln. Mit jedem zusätzlichen Software-Tool steigt der Wartungsaufwand, die IT wird stärker belastet und die Prozesseffizienz sinkt, da die operativen Anwenderinnen und Anwender mehr Zeit mit Koordinationsaufgaben verbringen. In manchen Fällen lohnt sich die Kapazitätserweiterung nicht mehr, denn die steigende Komplexität frisst den softwarebedingten Effizienzzuwachs auf. Der organisch gewachsene Software-Flickenteppich verkraftet dann kein weiteres Wachstum mehr.

Integrierte ERP-Systeme sind dafür geschaffen, die Prozesslandschaft eines Unternehmens durchgehend abzudecken. Wenn das Unternehmen wächst und zusätzliche Aufgabenbereiche an die IT-Landschaft anbindet, muss es lediglich weitere Lizenzen für die fehlenden ERP-Funktionen kaufen sowie die Anwenderinnen und Anwender schulen lassen. Die Komplexität der IT-Landschaft steigt dadurch nicht. Die Organisation nutzt lediglich einen größeren Teil der ERP-Software.

Zusammengefasst

Manche Professional-Service-Unternehmen schenken ihrer IT-Infrastruktur zu wenig Aufmerksamkeit. Statt eine IT-Strategie zu entwerfen, schaffen sie lieber ein neues Tool an, wenn eine Abteilung Software-Unterstützung benötigt. Nach und nach entsteht dadurch ein komplexer Software-Flickenteppich, der Prozessbrüche verursacht, IT-Kapazitäten bindet und die Belegschaft frustriert. Irgendwann kommt der Punkt, an dem das Unternehmen aktiv werden und den Wildwuchs an Software-Tools bändigen muss.

Eine Alternative besteht darin, frühzeitig auf ein integriertes IT-System (z. B. eine ERP-Lösung) zu setzen, das einen Großteil der gewünschten Funktionen plattformseitig abbildet und Schnittstellen weitestgehend vermeidet. Professional-Service-Dienstleister profitieren dadurch von höherer Datenqualität, mehr Transparenz und geringeren IT-Kosten.

Es gibt zwar Spezial-Software, die nach wie vor per Schnittstelle mit der IT-Landschaft verknüpft werden muss. Klassische Projektmanagement-Tools gehören jedoch nicht mehr zwangsläufig dazu. Moderne ERP-Systeme haben in diesem Bereich stark aufgeholt. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen unser Whitepaper „Deshalb setzen smarte Projektmanager auf ERP“.



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