Jedes Unternehmen, das über ein ERP-Projekt nachdenkt, beschäftigt sich mit folgenden Fragen: Wie lange dauert die Einführung? Was kostet die ERP-Software? Welche Vorteile bringt die Einführung? Während sich die letzten beiden Fragen zumeist konkret beantworten lassen, kann der Zeitaufwand für ein ERP-Projekt stark variieren. Daher lässt sich die Dauer einer ERP-Implementierung kaum allgemeingültig angeben. Versuchen es Anbieter doch, schwanken die Zahlen stark. Ein halbes bis zu anderthalb Jahren oder acht bis 14 Monate sind beispielsweise häufige Angaben. Hilfreich sind solche pauschalen Zeitangaben nicht. Wer eine realistische Idee der Dauer der ERP-Einführung bekommen möchte, muss zuerst die Herausforderungen verstehen.
Die erste Herausforderung: Wann fängt ein ERP-Projekt an und wann hört es auf?
Um die Dauer eines Projekts bestimmen zu können, sind ein Start- und Endpunkt notwendig. Bei der Einführung einer modernen ERP-Lösung sind diese allerdings nicht leicht zu identifizieren. Beispielsweise sind mehrere Startpunkte denkbar: die erste Idee einer ERP-Implementierung, die Erstellung des Lastenhefts oder der Beginn der tatsächlichen Integration.
Ähnlich sieht es mit dem Endpunkt aus: Das „Go Live“ wirkt wie der logische Schluss. Doch tatsächlich hört es hier nicht auf. Mit dem „Go Live“ sollte vielmehr automatisch der kontinuierliche Verbesserungsprozess starten. Schließlich wird das gesamte Unternehmen von der ERP-Implementierung erfasst. Ausgehend von der Durchdringung des ERP-Systems sind stetige Optimierungen bzw. Prozessanpassungen notwendig, um das System optimal einzusetzen. Dadurch gibt es kein eindeutiges Ende.
Die zweite Herausforderung: Die Dauer eines ERP-Projekts schwankt von Unternehmen zu Unternehmen
Der Begriff ERP-Lösung gaukelt eine Vergleichbarkeit vor, die in der Regel nicht existiert. Es handelt sich um die identische Bezeichnung für faktisch stark unterschiedliche Systeme. Schließlich unterscheiden sich Unternehmen nach ihrem Aufbau und ihren Anforderungsdefinitionen. Hierzu einige Beispiele zur Verdeutlichung:
- ERP-Systeme aus der Cloud werden immer beliebter. Sie sind teilweise im Vergleich günstig und können schnell bereitgestellt werden.
- Allerdings sind Cloud-ERP-Lösungen weniger anpassungsfähig als On-Premise-Lösungen. Diese werden direkt in die lokale IT-Infrastruktur eines Unternehmens implementiert.
- Cloud-Systeme können dagegen besser mit unterschiedlichen Stützpunkten bzw. Filialen umgehen.
- Stationäre Systeme können teilweise offline arbeiten. Für Firmen, die mit sicherheitskritischen Daten umgehen, kann dies ein entscheidender Faktor sein.
- Cloud-Systeme können hingegen Updates schneller einspielen und sind in der Regel skalierbarer.
Die Punkte zeigen: Es gibt nicht die eine Lösung, die zu jedem Unternehmen passt. Stattdessen entscheidet die eigene Anforderungsdefinition. Die unterschiedliche Dauer der Implementierung beginnt deshalb schon mit der ERP Auswahl.
Die dritte Herausforderung: Unternehmen unterschätzen ihre Rolle bei der ERP-Implementierung
„Sie selbst haben massiven Einfluss auf die Dauer der Implementierung einer geeigneten ERP-Lösung.“
Das wird beispielsweise durch die Arbeitszeit der Key User, die diese für das Projekt aufwenden können, beeinflusst. Fehlt es an ausreichend Know How in einem bestimmten Bereich, kommt es auf externe Berater an, die hinzugezogen werden. Klare Definitionen der Ziele und der Anforderungen sind ebenfalls zeitsenkende Faktoren. Das gesamte Unternehmen sollte zudem ein aufgeschlossenes und dynamisches Mindset haben. So entsteht Offenheit für die neue Lösung. Das spart beträchtlich Zeit bei der Einführung eines ERP-Systems. Für diese Aufgabe spielt die Führung des Betriebs eine zentrale Rolle.
Der Lösungsansatz: Phasen und Zwischenziele für das ERP-Projekt
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, um mit den geschilderten Problemen umzugehen. Wir empfehlen Ihnen die Arbeit mit Phasen und Zwischenzielen. Dabei wird das ERP-Projekt in unterschiedliche Etappen aufgeteilt. An deren Ende steht ein bestimmtes Resultat.
Als Beispiel: Die Schulung der Mitarbeiter eignet sich als eigene Phase. An ihrem Ende steht die Fähigkeit der Belegschaft, mit der ERP-Lösung produktiv zu arbeiten. Die Dauer einzelner Etappen lässt sich durchaus bestimmen. Unternehmen bekommen auf diese Weise z.B. eine Einschätzung darüber, wann das System grundsätzlich läuft.
Fazit: Die Dauer eines ERP-Projekts basiert auf dem individuellen Fall
Die bisherigen Erläuterungen zeigen: Die Dauer eines ERP-Projekts ist nicht generalisierbar. Sie hängt vielmehr vom konkreten Anwendungsfall ab. Dieser Ansatz ist wichtig, um einen fatalen Denkfehler auszuschließen. Denn für die erfolgreiche Einführung einer ERP-Lösung gilt nicht: Je schneller, desto besser. Stattdessen empfehlen wir Ihnen, auf eine genaue Planung des ERP-Projekts zu setzen.
Weitere Informationen rund um die Einführung von ERP-Systemen erhalten Sie in unserem Whitepaper „ERP-Gesamtprozess„.
