Ein ERP-Projekt besteht aus vielen Schritten und wichtigen Meilensteinen, die aufeinander aufbauen. Nach der Planungs- (bzw. Startup-) und Vorbereitungsphase erreicht Ihr ERP-Projekt die Realisierung. Aber worauf sollten Sie bei dabei achten und welche Vorgänge sind dieser Kernphase Ihres ERP-Projekts besonders wichtig? Wir betrachten die zentralen Meilensteine für Ihre erfolgreiche ERP-Realisierung und stellen Ihnen eine Checkliste zur Verfügung.
Was genau bezeichnet der Begriff der ERP-Realisierung?
Die ERP-Realisierung beschreibt die Umsetzung Ihres ERP-Projekts, nachdem die vorhergehenden Phasen bereits erfolgt sind. Konkret haben Sie also bereits einige Vorbereitungen abgeschlossen: Ihre Ziele, Bedürfnisse und bisherigen Schwierigkeiten wurden identifiziert und dokumentiert. Zusätzlich haben Sie das Projektteam gebildet, Key User ausgewählt und eine Anforderungsanalyse durchgeführt. Ihr Lastenheft ist das Ergebnis der vielen großen und kleinen erfolgten Schritte vor der Realisierung.
Diese Schritte sind für Ihre ERP-Realisierung essenziell
Orientieren Sie sich an Ihren bereits gewonnen Erkenntnissen aus der Planungsphase und vertrauen Sie auf Ihre Key User und Projektleiter, welche Sie in diesem Prozess anleiten. Ferner empfehlen wir Ihnen die folgenden Schritte fest einzuplanen:
1. Freiräume schaffen
Key User und Projektmanager sind der zentrale Dreh- und Angelpunkt Ihres Projekts. Optimalerweise haben Sie daher Key User ausgesucht, die Ihre Arbeitsprozesse perfekt kennen, aber die neue Arbeitsmöglichkeiten mittels ERP auch aktiv mitgestalten wollen. Dazu benötigen Ihre Mitarbeiter*innen Zeit und Freiräume. Das schließt auch die Freiheit ein, Entscheidungen ohne Freigabe durch die Geschäftsleitung treffen zu können. Dieser Freiraum muss definiert werden. Alles andere ist für die spätere Realisierung nicht zielführend.
2. Starten Sie mit der Konfiguration Ihres Betriebssystems
Los geht‘s in die Praxis! Jetzt haben Sie die Aufgabe, Ihr neues ERP-System ganz nach Ihrem Plan auszurichten. Setzen Sie das Zielkonzept für Ihre ERP-Lösung um. Dafür sind nicht immer technische Anpassungen nötig. Einiges löst man heute über optimierte Prozesse in der Organisation. Sehr vieles kann aber auch über den reinen Softwarestandard konfiguriert und an die entsprechen Bedürfnisse angepasst werden. Die Realisierung auf Teilprozess oder Programmebene findet am besten schrittweise statt. So können Teile Ihres Projekts abgeschlossen werden und eine Struktur entsteht.
3. Führen Sie die Datenmigration durch
Die Aufbereitung Ihrer Stammdaten ist eine wichtige Grundlage für Ihre Datenmigration, welche durchaus Zeit kosten kann. Damit Sie Ihre Stammdaten problemlos in Ihr neues ERP-System übertragen können, ist eine homogene Aufbereitung wichtig.
Um Probleme zu verhindern ist es also essenziell, dass Sie die Datensätze vor der Migration in Ihr neues System bereinigen. Sie vermeiden so Dubletten, Verfälschungen und Fehler, die langfristig aufwendig zu beseitigen sind und wirtschaftliche Einbußen mit sich bringen.
Sie sparen sich und dem Projekt sehr viel Zeit und Kosten, wenn Sie zusätzlich vorab definieren, welche Daten genau ins neue System übernommen werden sollen. In Frage kommen nicht nur die Stammdaten, sondern vor allem die Bewegungsdaten.
4. Testen Sie Ihr System
Jetzt ist Ihr Projektteam gefragt: Testen Sie Ihr System umfangreich, um eine zuverlässige Funktion Ihrer ERP-Anwendung sicherzustellen. Integrationstests sind ausschlaggebend, um Fehler bei unterschiedlichen Abläufen festzustellen. Hierzu sollten Sie Ihre Testszenarien und Geschäftsabläufe dokumentieren und das Testergebnis definieren.
„Prüfen Sie die Gesamtabläufe inkl. aller prozessbeteiligten Fremdsoftwares. Es sollten keine Medienbrüche innerhalb der Proben auftreten.“
Diese Testphase sollte keinesfalls in Ihrem Aufwand unterschätzt werden. Zwar kommen offensichtliche Probleme recht schnell an die Oberfläche. Es kann aber durchaus sein, dass auch Monate nach Ihrer ERP-Realisierungen kleine Fehler auftauchen, die noch angepasst werden müssen. Behalten Sie ein offenes Auge und nehmen Sie Verbesserungsvorschläge auf.
5. Planen Sie Schulungen
Damit Ihre Mitarbeiter*innen ─ im ersten Schritt die Key User ─ möglichst zeitnah mit ins Boot geholt werden, sind rechtzeitige Schulungen zwingend notwendig. In diesen sollte das neue ERP-System verständlich erklärt werden. Für den Fortschritt der ERP-Realisierung ist es wichtig, das alte System gänzlich zu ersetzen. Spätestens wenn die Schulungen absolviert wurden, sollte dieser Prozess stattfinden.
Schaffen Sie Raum für Fragen und Rückmeldungen und etablieren Sie einen Informationsfluss, auf welchen Ihre Mitarbeitenden zurückgreifen können. Aktualisieren Sie die Arbeitsanweisungen und erklären Sie neue Prozesse. Die Schulungen können von Key Usern oder Projektleiter*innen durchgeführt werden, welche sich bereits mit dem neuen ERP-System bekannt gemacht haben.
Der glänzende Abschluss einer erfolgreichen Implementierung!
Die ERP-Realisierung ist der Showdown Ihrer ERP-Implementierung. Mit unserer Checkliste sind Sie jedoch optimal auf diese Veränderung vorbereitet. Eine gute Portion Geduld, Kommunikation und Teamgeist hilft Ihnen dabei, diesen Prozess so einfach wie möglich umsetzen.
Wir wissen, wie anspruchsvoll ein ERP-Projekt sein kann. Damit Sie den Überblick behalten, haben wir unseren ERP-Butler James ins Leben gerufen. Er ist ein kostenloser interaktiver Projektrechner, der Ihnen bei Fragen mit Rat und Tat zur Seite steht. Probieren Sie ihn aus!
