Ein ERP-System muss auch den Mitarbeitern nutzen – sonst droht Widerstand

27.11.2017 Lesezeit: 8 Min.
Ein ERP-System muss auch den Mitarbeitern nutzen – sonst droht Widerstand
Werner Hießl
Werner Hießl
Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
Werner Hießl arbeitet seit 10 Jahren in Vertrieb und Projekten mit ERP-Kunden. Bei Asseco generiert er neuartige KI-Module für die ERP-Lösung APplus.
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Wenn sich Unternehmen für die Einführung eines ERP-Systems entscheiden, steht in der Regel der Nutzen für die Organisation im Vordergrund. Die ERP-Lösung soll für geringere Durchlaufzeiten sorgen, Prozesse verschlanken und die IT-Infrastruktur effektiver machen – um nur einige Ziele zu nennen. Die Interessen der eigenen Mitarbeiter stehen dagegen nur selten auf der Agenda. Diese Einstellung kann sich allerdings leicht als Gefahr für das ERP-Projekt erweisen. Unternehmen, die der Mitarbeiterperspektive nicht genügend Beachtung schenken, tappen schnell in eine fatale Falle: fehlende Anwenderakzeptanz.

Aufmerksame Leser unseres Blog wissen: Wenn ein ERP-Projekt scheitert, dann fast immer wegen schlechtem Change Management. Der Mensch spielt eine viel größere Rolle als die Technik. Der Grund ist einfach: Ein ERP-System ist kein simpler Automatismus, der im Keller still und leise seine Arbeit verrichtet, sondern eine Anwender-Software.

Für sich alleine schafft eine ERP-Lösung keinen Mehrwert. Der ergibt sich erst, wenn Ihre Mitarbeiter das System für die tagtägliche Arbeit verwenden. Wenn Sie es also nicht schaffen, das gesamte Unternehmen von dem Nutzen einer ERP-Lösung zu überzeugen, verringern Sie den Wert Ihrer Investition. Im schlimmsten Fall kann sogar die ganze ERP-Einführung scheitern. Daher gehört es zu den wichtigsten Aufgaben von Geschäfts- und Projektleitung, alle Beteiligten schon früh für das ERP-Projekt zu gewinnen.

Viele Mitarbeiter sehen keinen Nutzen in einem ERP-System

Doch das ist gar nicht so einfach. Viele Mitarbeiter schenken dem ERP-Projekt zunächst keine große Beachtung, da es ihr Tagesgeschäft kaum berührt. Andere sehen die ERP-Einführung dagegen mit Skepsis. Arbeitnehmern ist nämlich sehr wohl bewusst, dass Unternehmen ständig nach Produktivitätssteigerung streben. Und der beste Weg dahin ist Automatisierung. Sprich: Eine Maschine übernimmt die Arbeit eines Menschen. Aus Mitarbeitersicht liegt also der Schluss nahe, dass große Softwareprojekte am Ende zur Rationalisierung von Arbeitsplätzen führen. Daher denken viele Mitarbeiter bei einem ERP-System nicht an den Nutzen für ihre eigene Tätigkeit – sondern eher an drohenden Job-Verlust.

Durch das ERP-System werden langweilige Routineaufgaben erledigt. Für Sie heißt das mehr Zeit und Spaß im Job.

Diese Angst vor der eigenen Ersetzbarkeit sollten Sie keinesfalls unterschätzen. Andernfalls steht der Erfolg Ihres ERP-Projekts auf dem Spiel. Vergessen Sie nicht: Ihre Mitarbeiter sind auch die Endanwender der ERP-Software. Wieso sollten sie ein System akzeptieren, das sie selbst als Bedrohung empfinden? Aus ihrer Sicht ergibt es mehr Sinn, das Projekt von vorneherein abzulehnen. Und das Unternehmen steht anschließend mit einem ERP-System da, das niemand verwenden will. Entscheider, die den Interessen ihrer Mitarbeiter nicht genügend Beachtung schenken, schneiden sich also nur ins eigene Fleisch.

ERP-Software erleichtert die tägliche Arbeit

Wenn Sie Widerstände gegen die ERP-Einführung verhindern wollen, müssen Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an mit an Bord holen. Machen Sie allen Beteiligten klar, dass die ERP-Lösung nicht nur dem Wohl der Organisation dient, sondern Vorteile für alle mit sich bringt. Das gelingt allerdings nur mit transparenter Kommunikation und konkreten, praxisbezogenen Szenarien. Die wenigsten Arbeitnehmer lassen sich von einer simplen Hochglanzbroschüre mit ERP-Features beeindrucken. Sie wollen wissen, welche Vorteile das ERP-System für ihre eigene Arbeit hat. Kommunikation auf Augenhöhe ist daher das A und O.

Schauen wir uns mal ein paar Beispiele an, die Sie natürlich gerne für Ihr eigenes Change Management weiterverwenden dürfen:

Der Vertrieb hat jederzeit aktuelle Informationen dank Mobile CRM

Vertriebsmitarbeiter können ihre Aufgabe besser erfüllen, wenn sie möglichst viele Informationen über den potentiellen Kunden haben. Der Vorteil eines ERP-Systems liegt hier auf der Hand. Über mobile Applikationen können die Kollegen im Sales jederzeit den aktuellen Status der Gespräche einzusehen – sogar im Außendienst. Vor dem nächsten Termin genügt ein Blick auf das Smartphone, um alle relevanten Daten zu erhalten (Inhalte der letzten Unterhaltung, offene Fragen, etc.). Die neue Technologie macht Ihren Sales-Mitarbeitern die tägliche Arbeit leichter und hilft, die eigenen Absatzziele zu erreichen.


Das ERP-System hilft nicht nur der Firma an sich, sondern erleichtert auch den Arbeitsalltag jedes Mitarbeiters enorm.


Die Produktion kann dank digitaler Werkstattfertigung flexibler arbeiten

Mit Hilfe eines ERP-Systems können Sie die Werkstattsteuerung digitalisieren und damit effizienter gestalten. Statt eines Häufchens mit Zetteln haben die Kollegen in der Werkshalle Terminals, auf denen sie die nächsten Fertigungsaufträge einsehen können. Das ist nicht nur im täglichen Umgang angenehmer, sondern es erlaubt auch mehr Flexibilität. Da sich die einzelnen Stationen in Echtzeit miteinander austauschen, können Mitarbeiter die Reihenfolge ihrer Aufträge (in Maßen) frei wählen. Das erlaubt den Kollegen, ihre Erfahrung einzubringen und dadurch bessere Ergebnisse zu erzielen.

Der Service kann Wartungseinsätze schon im Voraus berechnen

Beim Predictive Maintenance statten Sie Maschinen mit Sensoren aus, die den aktuellen Status überwachen. Ergibt die Auswertung der Sensordaten, dass ein Serviceeinsatz nötig wird, können Wartungsmannschaften ausrücken, noch bevor die Maschine ausfällt. Für Ihre Servicemitarbeiter bedeutet das: weniger Stress. Sie können dem angeschlossenen ERP-System schließlich schon im Vorfeld entnehmen, wann und wo ein Wartungseinsatz stattfinden wird. Kurzfristige Noteinsätze finden somit nur noch bei unvorhergesehenen Ereignissen statt.

Das ERP-System nimmt Ihren Mitarbeitern Routineaufgaben ab

Entgegen so mancher Befürchtung sind ERP-Systeme nur selten in der Lage, Arbeitsplätze vollständig zu ersetzen. Das ist auch gar nicht ihre Aufgabe. ERP-Lösungen dienen in erster Linie dazu, Menschen zu unterstützen. Die Software nimmt Ihren Mitarbeitern lediglich langweilige Routineaufgaben ab und nicht den ganzen Job. Das führt wiederum dazu, dass der eigene Aufgabenbereich interessanter wird. Ihr Team kann sich darauf konzentrieren, Informationen zu analysieren und Entscheidungen zu treffen. Diese Aufgabe wird ihnen auch so schnell keine Maschine abnehmen. Ideen und kreatives Denken sind immer noch fest in menschlicher Hand.

Klarer Nutzen für alle: Arbeitsplatzsicherung

Mit konkreten Beispielen für den Nutzen, den ein ERP-System auch für dem Einzelnen mit sich bringt, ziehen Sie schon einen großen Teil des Teams auf Ihre Seite. Aber was ist mit den Mitarbeitern, die nicht direkt von der ERP-Einführung profitieren? Auch die beste ERP-Lösung der Welt kann schließlich nicht alle Mitarbeiter zufriedenstellen. Es gibt fast immer einzelnen Personen, für die eine ERP-Lösung mehr Arbeit bedeutet. Wie erreichen Sie die?

Ganz einfach – bringen Sie einen Nutzen ins Spiel, der jeden einzelnen Mitarbeiter betrifft: Arbeitsplatzsicherung durch Wettbewerbsvorteile. Moderne ERP-Lösungen befähigen Unternehmen dazu produktiver zu werden, den Umsatz zu steigern und wettbewerbsfähig zu bleiben. Und wenn es dem Unternehmen gut geht, sinkt natürlich auch das Risiko für betriebsbedingte Kündigungen. Das ist wiederum ein Vorteil für alle Mitarbeiter – nicht nur für jene, die unmittelbar mit dem ERP-System zu tun haben.

Wie Sie sehen, nutzt ein ERP-System also nicht nur der Gesamtorganisation, sondern auch dem Individuum. Die Vorteile reichen dabei von der Optimierung des Tagesgeschäfts bin hin zur Sicherung des Arbeitsplatzes. Und mit solch schlagkräftigen Argumenten im Gepäck überzeugen Sie sicher auch den letzten Skeptiker des ERP-Projekts.

Das reicht Ihnen noch nicht aus? Sie wollen mehr darüber wissen, wie Sie das ganze Unternehmen für die ERP-Einführung an Bord? Dann haben wir genau das Richtige für Sie: unser Whitepaper „Geschäftsleitung, Key-User und Mitarbeiter: Gewinnen Sie alle Beteiligten für das ERP-Projekt“. Es befasst sich nicht nur mit Ihren Mitarbeitern, sondern auch noch mit den Key Usern und der Geschäftsleitung.

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