ERP-Systeme mit schlechter Usability erkennen: Auf diese Warnsignale sollten Sie achten

21.11.2016 Lesezeit: 4 Min.
ERP-Systeme mit schlechter Usability erkennen: Auf diese Warnsignale sollten Sie achten
Dr. Nina Bär
Dr. Nina Bär
Usability Engineer, Asseco Solutions AG

ERP-Systeme sind komplex. Sie bilden nicht nur alle Unternehmensprozesse innerhalb einer Software ab, sondern verknüpfen auch eine stattliche Menge Daten aus internen und externen Quellen. Das macht Usability im ERP-Kontext zu einer Herausforderung.

Für die Anwender muss das ERP-System die Komplexität der Organisation reduzieren und alle relevanten Daten übersichtlich darstellen. Im Hintergrund muss die Software jedoch nach wie vor die volle Komplexität abbilden. Nicht jedem ERP-System gelingt dieser Spagat.

Betrachten wir mal einige der typischen Usability-Probleme, auf die Sie im Laufe der ERP-Auswahl stoßen können.

Inhalte sind schwer erkennbar

Informationen visuell leicht erkennen – das ist einer der zentralen Punkte einer guten Usability. Obwohl heutzutage die meisten Software-Anbieter auf eine einwandfreie Erkennbarkeit von Informationen achten, gibt es immer noch ein paar Ausnahmen: Manche Systeme haben nach wie vor zu kleine Schriften, schlechten Kontrast, winzige Icons oder andere wenig anwenderfreundliche Gestaltungselemente.

Schwieriger zu erkennen sind Darstellungsprobleme, die sich aus der Einsatzumgebung des ERP-Systems ergeben. Ein Element auf dem Bildschirm mag bei mäßiger Beleuchtung noch leicht zu erkennen sein – in hellem Tageslicht kann das aber anders aussehen. Solche Stolpersteine erkennen Sie aber meistens erst im Praxistext.

Prozessschritte sind nicht klar

Geschäftsprozesse bestehen überwiegend aus mehreren aufeinanderfolgenden Arbeitsschritten. Diesen Zusammenhang sollte auch das User Interface klar und deutlich hervorheben. Anwender sollten jederzeit erkennen können, an welcher Stelle des Prozesses sie sich befinden und welcher Schritt als nächstes erfolgt. Andernfalls geht der Gesamtkontext verloren und es kommt zu Verwirrung.

Zusammengehörige Informationen sind nicht verständlich gruppiert

Je weniger die Anwender über die Bedienung der Software nachdenken müssen, desto besser. Daher sollte das ERP-System die Erwartungen der User antizipieren und Eingabefelder entsprechend anordnen.

Haben Sie Ihren Vornamen eingegeben, erwarten Sie als nächstes ein Feld für Ihren Nachnamen. Abweichungen an Stellen wie dieser unterbrechen die Handlungsroutine. Das ist ärgerlich und strengt unnötig an.

Unzureichendes Feedback

Ein ERP-System mit guter Usability kommuniziert mit dem Anwender. Es gibt Rückmeldung auf Eingaben und weist auf eventuelle Fehler hin. Bleibt dieses Feedback aus, verwirrt das den Nutzer. Nehmen wir folgendes Beispiel an: Sie haben eine Eingabemaske ausgefüllt und auf „OK“ gedrückt – und nichts passiert. Im Hintergrund arbeitet das System und aktualisiert Datenbankeinträge, aber Sie als User bleiben ratlos zurück, denn Sie haben keine Bestätigung erhalten.

Noch frustrierender ist ausbleibendes Feedback, wenn Fehler auftreten. Das System tut nichts, sagt Ihnen aber nicht warum. Kryptische Rückmeldungen sind genauso irritierend. „ERROR #81523“ mag eine ausreichende Meldung für die IT sein, dem Anwender hilft sie aber wenig.

Keine Plausibilitätsprüfung

Eine gute Benutzerführung macht Anwender schon während der Eingabe auf Fehler aufmerksam. Das vermeidet zusätzliche Kontrollen. Wichtig ist aber auch hier, dass die Rückmeldung für den Nutzer verständlich ist. Kryptische Anzeigen während der Eingabe schaffen nur zusätzliches Frustpotential.

Noch besser sind Systeme, die offensichtlich fehlerhafte Eingaben automatisch korrigieren. Allerdings besteht hier die Gefahr, dass die Korrektur nicht im Sinne des Nutzers stattfindet. Wir kennen alle die humoristischen Resultate der Autokorrektur eines Smartphones beim Verfassen von Nachrichten…

Pflichtfelder sind nicht gekennzeichnet

Die Unterteilung in optionale und verpflichtende Felder ist heutzutage bei Webformularen Standard. Jeder erfahrene Internet-User kennt die Bedeutung eines Sternchens hinter dem Label. Werden Pflichtfelder jedoch nicht ausreichend kenntlich gemacht, führt das zu Frustration. Nutzer müssen in so einem Fall entweder alle Felder ausfüllen oder eine Fehlermeldung riskieren.

Alternativ kann ein System auch optionale Felder kennzeichnen. Das macht Sinn, wenn der Großteil des Formulars aus Pflichtfeldern besteht. Allerdings sollte in so einem Fall nicht das Sternchen verwendet werden, da es im allgemeinen Verständnis auf Pflichtfelder hinweist.

Achten Sie auf angemessene Usability

Diese Liste mit Usability-Fehltritten ist natürlich bei weitem nicht vollständig. Es gibt noch viele weitere Faktoren, die den Bedienkomfort eines ERP-Systems ausmachen. Achten Sie daher bei der ERP-Auswahl nicht nur auf Features und Funktionen, sondern auch darauf, wie gut die Nutzer damit zurechtkommen. Gerade die kleinen Dinge können Arbeitsabläufe unnötig verzögern und dadurch den Mehrwert eines ERP-Systems senken.

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