Ein ERP-System ist das Cockpit Ihres Unternehmens. Es gibt über alle laufende Prozesse Auskunft und gestattet es, diese zu steuern. In der ERP-Software fließen folglich sämtliche Informationen zusammen. Die Lösung eignet sich deshalb sehr gut für den Einsatz im Projektmanagement. Erfahren Sie in den folgenden 7 Tipps, wie Sie von den Stärken des ERP-Systems im Projektmanagement profitieren.

  1. Aufgaben und Zeitmanagement: Unsichtbare Wege schon in der Planung erhellen.
  2. ERP-System als Klammer der Prozesse: Erstellen Sie eine digitale Sammelmappe.
  3. Automatisierungen: Lassen Sie Routineaufgaben automatisch ablaufen.
  4. Ressourcenverwaltung: Gewinnen Sie eine belastbare Übersicht und planen Sie den Einsatz.
  5. Kosten und Erlös Übersicht: Halten Sie sich an Ihre Budgets.
  6. Teamwork: Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Schnittstellenprozesse.
  7. Arbeitsfortschritte: Behalten Sie alle Prozesse im Blick und lassen Sie andere Stakeholder teilhaben.

Lernen Sie, wie Sie Ihr ERP-Projekt richtig angehen und alle Beteiligten bei der Planung einbinden.

1. Aufgaben und Zeitmanagement: Unsichtbare Wege schon in der Planung erhellen

Im Projektmanagement gibt es das sogenannte „magische Dreieck„. Dieses besteht aus:

  • Projektziel
  • Projektzeitraum oder Fertigstellungstermin
  • Projektaufwand

Der erste Punkt ist die Summe aller Aufgaben, die im Rahmen des Vorhabens zu erledigen sind. Um das Projekt realistisch planen zu können, muss deshalb zu Beginn stets eine Anforderungsanalyse erfolgen. So kann der Projektscope definiert festgelegt werden. Ein ERP-System erhellt dabei Wege, die sonst unsichtbar bleiben.

Ein Beispiel: Moderne ERP-Lösungen bilden unterschiedliche Standorte und die Transportzeiten zwischen diesen ab. Diese Werte sind für Zeitplanungen und die Zuteilung der Aufgaben wichtig. Sie fallen sonst häufig unter den Tisch oder werden nur geschätzt. Sollten vorherige Projekte deutlich länger als geplant gedauert haben, können Sie mit Hilfe des ERPs die Verzögerungen nachvollziehen. Das hilft bei der genaueren Planung Ihrer nächsten Projekte.

2. Das ERP-System als Klammer der Prozesse: Erstellen Sie eine digitale Sammelmappe

Projektmanagement ist ohne die berühmten Sammelmappen nicht denkbar. Diese enthalten alle Informationen zum Projekt und gestatten eine schnelle Übersicht. Überraschend oft kommen aber noch immer analoge Mappen zum Einsatz − mit all den Nachteilen, die mit ihnen einhergehen. Beispielsweise müssen Vorgänge noch immer von Hand in die Systeme übertragen werden.

Mit ERP-Systemen lassen sich digitale Sammelmappen erstellen, die als Klammer der einzelnen Prozesse fungieren. Dadurch werden alle Abläufe, Dokumente und Geschäftsobjekte zu einem Projekt zentral erfasst. Der Koordinations- und Suchaufwand wird deutlich minimiert. Das resultiert in einer großen Arbeitsentlastung. Die digitalen Informationssammlungen lassen sich mittels moderner Webtechnologie einfach abrufen, sodass die notwendigen Informationen zum benötigten Zeitpunkt stets zur Verfügung stehen.

3. Automatisierungen: Lassen Sie Routineaufgaben automatisch ablaufen

Dieser Tipp ist eng mit dem vorherigen verwandt. Eine moderne ERP-Lösung arbeitet bereits mit künstlicher Intelligenz (KI). Obwohl das Projekt einen einmaligen Geschäftsprozess darstellt, sind viele Abläufe im Unternehmen vorgegeben und unterliegen einem beschriebenen Prozessgedanken. Routineaufgaben kann die KI automatisch ablaufen lassen. Das betrifft beispielsweise:

  • Sammlung und Aktualisierung von Daten aus verschiedenen Anwendungen
  • Verifizierung von Benutzerzugriffen und Dateneingaben
  • Durchführung von Berechnungen und Projektauswertungen
  • Projektkostenverfolgung

Die Projektmitarbeiter gewinnen so „Luft“, um sich auf andere Aufgaben konzentrieren zu können.

4. Ressourcenverwaltung: Gewinnen Sie eine belastbare Übersicht und planen Sie den Einsatz

„Der gezielte Einsatz von Ressourcen ist für den Projekterfolg unverzichtbar.“

Klicken und mit Ihren Kollegen teilen:

Dies gilt für Arbeitskräfte genauso, wie für Materialien oder Kapital. Ein ERP-System steuert die Ressourceneinteilung effizient und schafft in diesem Bereich Transparenz. Dabei beantwortet es die folgenden Fragen:

  • Welche Ressourcenarten stehen zur Verfügung?
  • Wo befinden sich diese?
  • Wann stehen diese exakt zur Verfügung?
  • Welche Ressourcen müssen nachgeordert werden?
  • Was ist für den Transfer von Ressourcen zu berücksichtigen?

5. Kosten und Erlös Übersicht: Halten Sie sich an Ihre Budgets

Projekte haben die unangenehme Eigenschaft, dass sie zu teuer werden können. Mit Hilfe eines ERPs können Sie die Projektkosten tagesaktuell verfolgen. Dabei werden die betrieblichen sowie die projektbezogenen Ausgaben betrachtet. Diese werden den vorläufig veranschlagten Budgets aus der Phase der Planung und Inbetriebnahme gegenübergestellt.

ERP-System bildet Kosten und Erlöse im Projektmanagement ab
Behalten Sie im ERP-System stets den Überblick über die Kosten und Erlöse Ihres Projekts

Auf diese Weise erzeugt die ERP-Lösung eine vollständige Kostenübersicht. Zudem können Sie leicht erkennen, an welchen Stellen das Budget möglicherweise überzogen wird. Sie können anschließend die Gründe nachvollziehen und gegensteuern. Gleichermaßen unterstützt das ERP-System auch dabei, die Projekterlöse korrekt zu verbuchen.

6. Teamwork: Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Schnittstellenprozesse

Zusammenarbeit ist für das Projektmanagement das A und O. Eine ERP-Lösung plant nicht nur Ressourcen ein, sondern kann auch Timeslots für gemeinsame Absprachen buchen. Darüber hinaus ist für die erfolgreiche Arbeit im Team ein einheitlicher Wissensstand relevant. Auf die im ERP-System hinterlegten Informationen habe alle Beteiligten Zugriff. Dadurch wird der Informationsfluss auch an den Schnittstellen zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen gewährleistet und das Projekt kann reibungslos verlaufen.

7. Arbeitsfortschritte: Behalten Sie alle Prozesse im Blick und lassen Sie andere Stakeholder teilhaben

Teil der Projektverwaltung ist das Controlling − also die Überwachung der Fortschritte und Ergebnisse. Für diese Aufgabe ist ein ERP prädestiniert. Zudem gestattet es, auch andere Stakeholder teilhaben zu lassen. Zulieferer oder Kunden können sich beispielsweise ein Bild machen, wann Materialien gebraucht werden oder ein Software-Update zu erwarten ist.

Fazit: Projektmanagement und ERP-Systeme gehören zusammen

Moderne ERP-Systeme verfügen über die notwendigen Funktionen, um die Projektverwaltung zu vereinfachen. Mit unseren 7 Tipps legen Sie die Grundlage für ein erfolgreiches Projektmanagement mit ERP.  Darüber hinaus gibt es noch weitere Potentiale für die erfolgreiche Projektabwicklung.

Ihr Interesse ist geweckt? Dann laden Sie doch unser Whitepaper „Deshalb setzen smarte Projektmanager auf ERP“ herunter.