Die Arbeit mit der ERP-Software verlangt den Umgang mit großen Datenmengen. Eine Unaufmerksamkeit bei der Eingabe von Informationen kann schwerwiegende Folgen haben. Werden beispielsweise Stammdaten falsch eingetragen, verursacht dies Probleme bei allen nachgelagerten Prozessen. Daher ist ein Fehlermanagement für ERP-Software essentiell. Fehlermeldungen weisen auf Falscheingaben hin oder verhindern diese sogar. Sie sind somit unterschätzte Helfer für die Nutzerfreundlichkeit. Und dies gleich in mehrfacher Hinsicht.

Lernen Sie, warum Sie bei Ihrer Entscheidung die Anwenderfreundlichkeit des ERP-Systems beachten sollten.

Fehlerquellen und ihre Folgen

Im Umgang mit Software gibt es verschiedene Fehlerarten. Das Manko kann beispielsweise in dem Programm selbst liegen. Gängig ist dann von einem „Bug“ die Rede. Alternativ kann der Mangel durch eine falsche Eingabe des Nutzers entstehen. Diese sind bei einem ERP-System die häufigsten Fehler. Und sie verursachen hohe Kosten. Folgende Konsequenzen können beispielsweise entstehen:

  • Falsche Nutzerdaten werden von angeschlossenen Systemen übernommen.
  • Meldungen werden möglicherweise nicht an die richtigen Stellen weitergeleitet.
  • Zahlungsinformationen sind falsch, was zu unbezahlten Rechnungen führt.
  • Anfragen bleiben unbeantwortet.

Vereinfacht gesagt: Falsche Eingaben in der ERP-Software können alle folgenden Unternehmensprozesse massiv behindern. Die reine Datenmenge, mit denen Mitarbeiter arbeiten, erhöhen das Fehlerrisiko. Schon allein deshalb ist ihre Arbeit ausgesprochen komplex. ERP-Nutzer benötigen daher Unterstützung in der Form von Fehlermeldungen. Diese weisen auf falsche Eingaben hin und sind deshalb von entscheidender Bedeutung für die Usability des ERP-Systems.

Fehlermeldungen müssen nutzerfreundlich sein

Die Benachrichtigungen müssen allerdings ihrerseits nutzerfreundlich sein, um bestmöglich zu helfen. Meldungen müssen sofort und optisch deutlich erkennbar auf ein Problem hinweisen. Das ist der Fall, wenn das System direkt am Ort der Eingabe auf den Fehler hinweist. Dieser wird beispielsweise rot hervorgehoben und/oder mit einem besonderen Symbol versehen.

Folgende Merkmale sollten die Fehlermeldungen ebenfalls aufweisen:

  • Erklärungen zur Benachrichtigung: Das Problem wird in einfachen Worten beschrieben. Technisches Vokabular ist fehl am Platz.
  • Eindeutigkeit: Idealerweise nennt das System den Grund, weshalb die Eingabe fehlerhaft ist. Als Beispiel: Bei der Eingabe eines Datums zeigt die Software an, dass dieses in der Vergangenheit liegt und deshalb falsch ist.
  • Erkennbarkeit: Das Design der Benutzermaske macht den Fehler schnell auffindbar. Ein roter Hintergrund ist beispielsweise nicht zweckmäßig, wenn in dieser Farbe falsche Eingaben hervorgehoben werden. Gängig gilt deshalb, dass Rot nicht für andere Elemente genutzt wird.

Beziehen Sie bei der Auswahl und dem Testen eines ERP-Systems von Beginn an die Fehlermeldungen mit ein. Key User aus den einzelnen Abteilungen können hierbei wertvolle Hilfestellungen geben. Sie kommentieren Formulierungen für Fehlermeldungen, um diese möglichst zweckmäßig zu gestalten.

Intelligente Reaktionen des ERP-Systems auf Fehler

„Die ERP-Software sollte auf Eingaben intelligent reagieren.“

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Selbst wenn es sich um keine fehlerhaften Daten handelt, sollte zum Beispiel eine Dublettenprüfung stattfinden. Das System erkennt eine doppelte Eingabe und verhindert so, dass es mit zu vielen Daten unnötig überladen wird. Dies bedeutet, die ERP-Lösung versteht den Sinn der Eingaben und überprüft diese logisch.

Wichtig ist, dass das System dem Nutzer trotzdem die finale Entscheidung überlässt. Schließlich kann es Gründe für Eingaben geben, die sich der Logik der Software entziehen.

Fehlermeldungen verbessern die allgemeine Benutzerfreundlichkeit

Fehlermeldungen sollten benutzerfreundlich gestaltet sein, um die Usability des ERP-Systems zu verbessern
Intelligente Fehlermeldungen und Eingabeassistenten haben große Auswirkungen auf die Benutzerfreundlichkeit des ERP-Systems

ERP-Lösungen werden durch die Anbieter laufend verbessert. Neben der Performance sollte dabei die Usability stets im Mittelpunkt stehen. Fehlermeldungen liefern hierfür wertvolle Informationen. Kommt es an bestimmten Stellen der Eingabemaske häufig zu Problemen, zeigt dies Handlungsbedarf auf. Das kann durch bessere Feldbeschreibungen und eine konsequente Benutzerführung gelöst werden. Es hilft deshalb übrigens sehr, wenn Sie Analysedaten mit Entwicklern teilen.

Eine weitere Funktion, um Fehler vorzubeugen, ist ein Eingabeassistent. Dabei wird der Nutzer über gezielte Fragen durch das System geführt. Um Aktionen durchzuführen, kann er aus vorgegebenen Antwortmöglichkeiten wählen. Der User wird also sozusagen an die Hand genommen und muss nicht alleine durch die Software navigieren.

Fazit: Fehlerkultur auch für die ERP-Software einführen

Alle Unternehmen sind angehalten, eine Fehlerkultur zu pflegen. Sie hilft dabei, Schwächen zu erkennen und zu beseitigen. Zugleich verbessert sie die Arbeitsatmosphäre und die Leistungsfähigkeit. Gemeinhin bezieht sich dieses Gebot auf das menschliche Miteinander. Faktisch macht ein ganzheitlicher Ansatz jedoch mehr Sinn: Der richtige Umgang mit Fehlern sollte auch in der IT-Infrastruktur vorhanden sein.

Je besser die Fehlermeldungen im ERP-System gestaltet sind, desto einfacher gestaltet sich die Nutzung. Falscheingaben werden verhindert und Anwender können die Software ohne Frustration bedienen. Weitere Eigenschaften, die bei der Auswahl eines benutzerfreundlichen ERP-Systems wichtig sind, lernen Sie in unserem Whitepaper kennen: „So erkennen Sie als Nutzer auf Anhieb ein gutes ERP-System“.