Fehlschlag im ERP-Projekt – Was bedeutet das?

04.12.2019 Lesezeit: 8 Min.
Fehlschlag im ERP-Projekt – Was bedeutet das?
Peter Bürner
Peter Bürner
Vice President Operations, Asseco Solutions AG
Peter Bürner hat 25 Jahre Erfahrung im ERP-Bereich. Als Vice President Operations ist er für nationale und internationale Kundenprojekte verantwortlich.
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Wer nach Erfahrungsberichten von anderen ERP-Entscheidern sucht, stößt nach kurzer Zeit auf Horrorgeschichten über gescheiterte ERP-Projekte. Von massiven Budgetüberschreitungen ist dort die Rede und von ERP-Einführungen, die nach Jahren ergebnislos abgebrochen wurden.

Sich an solchen Negativszenarien aufzureiben ist jedoch nicht zielführend. Jedes Projekt kann schiefgehen. Das liegt in der Natur der Sache. Sprechen wir lieber einmal nüchtern darüber, was ein Fehlschlag im ERP-Projekt bedeutet und was Sie in so einem Fall tun können.


Die ERP-Einführung ist per Definition ein Projekt. Ihr Erfolg hängt somit von den drei Größen ab, die das magische Dreieck des Projektmanagements bilden:

Das magische Dreieck des Projektmanagements.

Jedes ERP-Projekt hat ein monetäres Budget und einen zeitlichen Rahmen. Qualität bezieht sich hingegen nicht auf das ERP-System, sondern auf den Erfüllungsgrad der im Lastenheft definierten Ziele.

Jede Verletzung dieser drei Erfolgskriterien kann als Fehlschlag des ERP-Projekts gewertet werden. Allerdings ist „Fehlschlag“ ein dehnbarer Begriff. Ein ERP-Projekt, das sein finanzielles Budget um fünf Prozent überschreitet, ist technisch gesehen gescheitert, wenn auch nicht katastrophal. Fehlschlag bedeutet erst einmal nur, dass die ERP-Einführung ihre Ziele nicht vollständig erreicht oder ihre Ressourcenvorgaben überschreitet. Wie stark die Abweichung ist, spielt dabei keine Rolle.

Wie geht es mit dem ERP-Projekt weiter?

Wenn klar ist, dass ein ERP-Projekt seine Ziele nicht erreichen oder seine Budgets überschreiten wird, gibt es drei Möglichkeiten zu reagieren. Sie können das Projekt:

  • fortführen,
  • pausieren oder
  • abbrechen.

Welche Option am sinnvollsten ist, hängt von der Situation ab. Das verletzte Erfolgskriterium spielt dabei eine Rolle, genauso die Art und Schwere der Verletzung, die Priorität der verfehlten Ziele, der bisherige Projektfortschritt und die voraussichtlichen Kosten für notwendige Anpassungen. Dazu einige Beispiele:

Beispiel A: Das ERP-Projekt steht kurz vor dem Abschluss, hat aber sein Budget moderat überzogen.

In diesem Fall ergibt es Sinn, die ERP-Einführung fortzuführen. Die zusätzlichen Investitionen werden zwar an anderer Stelle fehlen, aber das ERP-Projekt erfüllt zumindest seine primären Ziele. Voraussetzung ist, dass die Mehrkosten keine existenzielle Bedrohung für das Unternehmen darstellen.

Beispiel B: Der zeitliche Rahmen eines ERP-Projekts ist deutlich überschritten. Es ist noch nicht absehbar, wie viele zusätzliche Investitionen bis zum GoLive nötig sind.

Hier ist es ratsam, das Projekt zu stoppen und die Situation eingehend zu analysieren. Zunächst sollten Kunde und Anbieter gemeinsam den Grund für die Verzögerungen ermitteln. Anschließend sollten sie besprechen, welche Gegenmaßnahmen ratsam sind. Von hier aus gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Das Projekt wird angepasst und fortgeführt.
  • Das Projekt zu retten ist wirtschaftlich nicht sinnvoll. Es wird abgebrochen.

Beispiel C: Die Anforderungen im Lastenheft erweisen sich im Projektverlauf als unzureichend. Das ERP-Projekt kann seine Ziele nicht mehr erreichen.

Ein Projektabbruch ist immer nur die Ultima Ratio. In diesem Fall ergibt er jedoch Sinn. Das Projekt kann unter diesen Umständen keinen Erfolg mehr haben, denn es hat sich von Anfang an in die falsche Richtung bewegt. Weitere Investitionen erzielen keinen Mehrwert. Eine Rückabwicklung ist der richtige Weg.

Glücklicherweise kommt dieses Szenario nur selten vor. Meist treten Fehlkonzeptionen schon lange vor der Implementierung zutage.

Unternehmen tun alles, um einen Fehlschlag des ERP-Projekts zu vermeiden. Aber wenn der Fall tatsächlich eintritt, ist kaum jemand darauf vorbereitet. Warum ist das so?

Was können Sie tun, wenn Ihr ERP-Projekt zu scheitern droht?

Wenn Sie merken, dass Ihr ERP-Projekt auf der Kippe steht, sollten Sie zunächst Ruhe bewahren. Treffen Sie keine Entscheidungen, ohne die Situation genau zu analysieren. Kurzschlussreaktionen können auf lange Sicht teuer werden.

1.) Kontaktieren Sie den Systemanbieter

Im ersten Schritt sollten Sie die Situation zusammen mit dem ERP-Anbieter besprechen. Machen Sie Ihren Ansprechpartnern klar, warum Sie den Projekterfolg gefährdet sehen, und einigen Sie sich auf akute Maßnahmen (z. B. ein vorläufiger Projektstopp). Das gibt allen Beteiligten Zeit, die Situation eingehend zu untersuchen.

Gehen Sie auf keinen Fall auf Konfrontationskurs. Gegenseitige Schuldzuweisungen sind kontraproduktiv und helfen niemandem weiter. Versuchen Sie lieber, eine gemeinsame Lösung zu finden.

2.) Führen Sie eine Fehleranalyse durch

Als nächstes sollten Sie herausfinden, warum das ERP-Projekt in Schieflage geraten ist. Akute Probleme sind fast immer ein Symptom tieferliegender Prozessschwächen. Erst wenn Sie diese Systemfehler aufdecken, können Sie weitere Schritte planen.

Fehlern im ERP-Projekt auf die Spur zu kommen ist jedoch oft eine Herausforderung, denn das Zusammenspiel zwischen Ursache und Wirkung ist komplex. Verzögerungen können beispielsweise das Resultat schlechten Change Managements sein – das Projekt-Team leistet gute Arbeit, aber der Rest des Unternehmens lehnt das ERP-System ab.

Ein anderes Beispiel: Ständige Anpassungen des Systems strapazieren das Budget. Fehlerquelle sind aber schlecht formulierte Anforderungen im Lastenheft, die nicht die Realität widerspiegeln.

Daher sollten Sie bei der Fehleranalyse gründlich vorgehen und das gesamte Projekt betrachten. Sprechen Sie mit Ihrem Projekt-Team über den gesamten Verlauf der ERP-Einführung. Und ziehen Sie auch den Systemanbieter hinzu, um weitere Impulse zu gewinnen.

3.) Entwickeln Sie Gegenmaßnahmen

Auf Basis der identifizierten Prozessfehler sollten Sie im nächsten Schritt geeignete Maßnahmen konzipieren. Ob Sie diese tatsächlich umsetzen, ist erst einmal irrelevant. Wichtig ist nur die Konzeption selbst, denn sie erlaubt eine Prognose des weiteren Projektverlaufs.

4.) Vergleichen Sie alle Optionen

Sobald Sie wissen, welche Maßnahmen notwendig sind, haben Sie eine monetäre Schätzung der Option „Projekt fortführen“. Auf dieser Basis können Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen. Auf der einen Seite der Rechnung stehen die geplanten Maßnahmen – auf der anderen Seite die Kosten der bisherigen ERP-Einführung und der Rückabwicklung sowie eventuelle Folgeschäden durch unbehandelte Schwächen der Organisation (die das neue ERP-System beseitigen sollte). Danach können Sie feststellen, ob es sich lohnt, das ERP-Projekt fortzuführen.

5.) Treffen Sie eine Entscheidung

Der letzte Schritt besteht darin, eine Strategie zu wählen und umzusetzen. Wenn Sie das ERP-Projekt fortführen wollen, sollten Sie Ihre geplanten Maßnahmen durchführen, alle Fehlerquellen beseitigen und Ihr Projekt-Team wieder auf Kurs bringen. Falls Sie sich für den Projektabbruch entscheiden, sollten Sie mit dem Systemanbieter die Rückabwicklung besprechen.

Zusammengefasst

Niemand befasst sich gerne mit der Möglichkeit, dass die ERP-Einführung scheitern kann. Den Kopf in den Sand zu stecken ist jedoch kontraproduktiv. Manche ERP-Projekte schlagen nun einmal fehl. Unternehmen, die sich nüchtern mit dem Szenario befassen und sich darauf vorbereiten, sind im Vorteil, wenn es wirklich so weit kommt. Denn es fällt ihnen leichter, die richtigen Entscheidungen zu treffen und Folgeschäden zu minimieren.

Mit guter Vorbereitung können Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr ERP-Projekt scheitert, auf ein Minimum reduzieren. Wenn Sie wissen möchten, welche Fehler ein ERP-Projekt besonders häufig zu Fall bringen, empfehlen wir unser Whitepaper „Die 8 Todsünden eines ERP-Projekts“. Es beschreibt im Detail, welchen Stolpersteinen Sie besser aus dem Weg gehen.

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