Bis zu 10 Jahre binden sich Firmen im Schnitt an ihre ERP Software. Die Implementierung erfolgt abteilungs- und prozessübergreifend und nimmt großen Einfluss auf Ihre Geschäftsprozesse. Darum ist es so wichtig, bereits zu Beginn des ERP-Projekts den Funktionsumfang zu bestimmen. Welche Anforderungen haben Sie an die ERP-Software? Welche Prozesse sollen abgedeckt werden? Welche Features werden in Zukunft notwendig? Wie Sie Antworten auf diese Fragen finden, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

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In diesem Whitepaper erfahren Sie, was Sie alles bei der ERP-Einführung beachten müssen.

Weitblick beim Funktionsumfang von ERP-System und IT-Struktur


Bevor ein ERP-System ausgewählt und implementiert werden kann, sollte die Frage nach dem Funktionsumfang geklärt werden. Dabei gilt grundsätzlich: Denken Sie groß, aber gehen Sie kleine Schritte. Sie können nicht jede Eventualität betrachten, sollten jedoch die kommenden 10 Jahre im Blick behalten.

Ganz wichtig ist dabei eine realistische Definition des Funktionsumfangs. Viele Features mögen spannend sein und im Trend liegen, passen aber vielleicht nicht zu Ihren Anforderungen. Beachten Sie diesen Grundsatz, so vermeiden Sie bereits einen typischen Fehler bei der ERP-Einführung.

Doch wie gelingt eine realistische Einschätzung? Wir empfehlen schrittweise vorzugehen:

  • Werten Sie bisherige Unternehmenstätigkeiten aus. Führen Sie sich vor Augen, welche Projekte in den letzten zehn Jahren bewältigt wurden.
  • Wie sehen die Prozesse in den vergangenen und aktuellen Projekten aus?
  • An welchen Stellen gibt es Probleme? Woran liegt dies? Wie hätte ein ERP-System diese vorbeugen oder lösen können?
  • Welche Ziele möchten Sie in Zukunft erreichen?
  • Teilen Sie sich diese Ziele in Phasen ein. Welche Ziele bauen aufeinander auf, wann sollen Sie erreicht sein?
  • Inwiefern kann Sie ein ERP-System bei der Erreichung Ihrer Ziele unterstützen?

Probleme lösen, Motivation schaffen

Ihre Ziele spielen eine besonders wichtige Rolle bei der Definition des Funktionsumfangs. Machen Sie sich daher Gedanken, in welchen Schritten Sie diese Ziele erreichen wollen. Dabei empfehlen wir auch zu überlegen, an welcher Stelle ein besonderer Handlungsbedarf besteht. Gibt es bestimmte Prozessschritte, die große Schwierigkeiten bereiten? Oder fehlt Ihnen aktuell der Überblick, weil gewisse Analysen nicht möglich sind? Priorisieren Sie Funktionen, die zur Behebung dieser Probleme notwendig sind, höher.

Sammeln Sie Ziele und Probleme, um notwendige Funktionen zu definieren

Um möglichst viele Kollegen für das ERP-Projekt zu gewinnen, lohnt es sich auch, die „low hangig fruits“ zu beachten. Das sind Funktionen, die einfach und schnell große Wirkung zeigen. Das kann zum Beispiel der mobile Zugriff auf das System und der Einsatz von Predictive Maintenance sein. Diese Features entlasten die Nutzer erheblich und motivieren somit das gesamte Team zu vollem Einsatz im ERP-Projekt.

Priorisierung von Funktionen

Haben Sie aktuelle Prozesse, Probleme und Ziele ausgewertet, können Sie die benötigten Funktionen sammeln. Im Anschluss ist eine Gewichtung essentiell. Auf welche Aspekte können Sie auf keinen Fall verzichten? Welche Features bieten Ihnen Mehrwert, sind aber nicht zwingend zur Zielerfüllung erforderlich? Machen Sie sich über diese Fragen Gedanken, damit Sie auf dieser Grundlage ein passendes ERP-System wählen können.

Die Priorisierung der Funktionen kann zum Beispiel folgendermaßen aufgebaut sein:

Wird sofort benötigtWird im zweiten Schritt benötigtWird später benötigt
  • Erfassen und Pflegen von Anfragen
  • Chargen-Verwaltung
  • Bestandsverwaltung
  • Anfragenverwaltung
  • Rahmenverträge
  • Schnittstelle Vorkalkulation
  • Lagerplatzverwaltung
  • Bestellvorschläge nach diversen Kriterien und Angeboten
  • Lieferzeitberechnung
  • Lagerbewegungsstatistik
  • Schnittstelle zu Fertigungsaufträgen

Rechnen Sie mit Wachstum

Ihr Unternehmen entwickelt sich ständig weiter. Der Funktionsumfang Ihres ERP-Systems muss damit Schritt halten können. Wählen Sie kein System, das gegenwärtig Ihre aktuellen Ansprüche erfüllt. Stellen Sie sicher, dass sich Schnittstellen und Module erweitern lassen und Ihre geplanten Ziele mit der ERP-Lösung umgesetzt werden können.

Trauen Sie sich und dem System Wachstum zu.

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Setzen Sie auf realistische Anforderungen und priorisieren Sie Funktionen

Unsere Erfahrung bei der ERP-Einführung zeigt: gehen Sie Schritt-für-Schritt vor. Behalten Sie die große Vision vor Augen, aber brechen Sie diese in konkrete Ziele und Anforderungen herunter. So gelingt Ihnen eine realistische Definition des Funktionsumfangs.

Weitere Schritte, die bei der ERP-Einführung unverzichtbar sind, erfahren Sie in unserem Whitepaper „So vermeiden Sie die 8 Todsünden eines ERP-Projekts“.