Kaufen, leasen oder mieten: ERP-Finanzierung im Blickpunkt

28.08.2019 Lesezeit: 9 Min.
Kaufen, leasen oder mieten: ERP-Finanzierung im Blickpunkt
Ralf Bachthaler
Ralf Bachthaler
Chief Sales Officer, Asseco Solutions AG
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Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ist der finanzielle Aspekt oft eine Hürde bei der ERP-Einführung. Sie fragen sich, ob sie die Kosten für Software-Lizenzen, Schulungen, Hardware oder zusätzliches IT-Personal überhaupt stemmen können – ganz zu schweigen vom internen Zeitaufwand der Mitarbeiter.

Dabei gibt es zahlreiche Beschaffungsmodelle für Unternehmenssoftware, die als Alternative zum Kauf mit einmaliger Investition in Frage kommen. Beispielsweise können Sie die ERP-Lösung leasen oder als Software-as-a-Service mieten. Werfen wir daher mal einen Blick auf die häufigsten Formen der ERP-Beschaffung.



Kaufen

Der klassische Ansatz der ERP-Beschaffung ist das Kaufmodell. Hierbei erwerben Sie einmalig ein uneingeschränktes und unbefristetes Nutzungsrecht für die ausgewählten ERP-Module. Streng genommen ist der Begriff Kauf allerdings falsch, da Sie die ERP-Software nicht besitzen und auch nicht weiterverkaufen können. Sie erwerben lediglich eine unbeschränkte Nutzungslizenz.

Bei einem reinen Kaufmodell ist das Hosting der ERP-Lösung meist nicht inbegriffen. Sie müssen sich selbst um die technische Infrastruktur kümmern. Die meisten Unternehmen hosten ihr gekauftes ERP-System On Premise, in den eigenen Räumlichkeiten, und lassen es von ihrer IT-Abteilung betreuen. Sie können allerdings auch mit Hosting-Partnern zusammenarbeiten. Dazu später mehr.

Das Kaufmodell bietet im Vergleich zu anderen Ansätzen einen maximalen Grad an Kontrolle. Die Software läuft in der Regel inhouse auf Ihrer eigenen Hardware und Ihre Geschäftsdaten verlassen niemals Ihr internes Firmennetzwerk. Ein ERP-System zu kaufen ist daher die bevorzugte Methode für Unternehmen, die besonders viel Wert auf Datenschutz und Datensicherheit legen müssen.

Es gibt kein perfektes ERP-Beschaffungsmodell. Die Entscheidung zwischen kaufen, mieten oder leasen hängt unter anderem von der technischen Infrastruktur, Personalkapazitäten, Flexibilitätsanforderungen und internen Datenschutzvorgaben ab.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie kaum vom Hersteller des ERP-Systems abhängig sind. Sollte der unwahrscheinliche Fall eintreten, dass der ERP-Anbieter Konkurs geht oder Ihr spezifisches Software-Produkt einstellt, bleibt Ihr ERP-System trotzdem voll funktionsfähig. Langfristig ist das zwar keine Lösung, da Sie auf Wartung und Updates verzichten müssen. Aber Sie haben zumindest einen Puffer, um in Ruhe nach einem neuen ERP-Anbieter Ausschau zu halten.

Zu den Nachteilen des Kaufmodells gehören zum einen die hohen initialen Investitionskosten. Die kompletten Lizenzkosten der ERP-Software sind zu Beginn fällig und werden nicht über den Nutzungszeitraum verteilt. Gerade für KMU können die hohen initialen Kosten eine Hürde darstellen.

Zudem sind Kaufmodelle relativ unflexibel. Wenn Sie vorübergehend weniger Lizenzen benötigen, können Sie Ihre Kosten über diesen Zeitraum nicht reduzieren. Gleichzeitig können Sie auch nicht einfach zusätzlich „On Demand“ Module hinzubuchen oder wieder deaktivieren. Daher ist der Kauf eines ERP-Systems für Unternehmen mit hohen Nutzungsschwankungen weniger geeignet.


KaufKauf mit Betrieb On Premise ist nach wie vor ein sehr beliebtes Modell, denn es bietet ein hohes Maß an Kontrolle.

Mieten

Bei Mietmodellen betreibt der Anbieter das ERP-System auf seiner eigenen Infrastruktur (bzw. zusammen mit einem Rechenzentrum / Hosting-Provider) und stellt Ihnen die Nutzung der Software als Dienstleistung zur Verfügung. Beispiele hierfür sind Software-as-a-Service-Ansätze oder reine Mietangebote mit Self-Hosting On Premise. Sie haben in diesem Fall kein unbefristetes Nutzungsrecht, sondern einen Vertrag mit einer bestimmten Laufzeit, der sowohl verlängert als auch gekündigt werden kann.

Zu den großen Vorteilen von Mietmodellen gehören ihre geringen einmaligen Investitionskosten. Der Kunde muss keine initialen Software-Lizenzen erwerben, sondern zahlt regelmäßige Raten (meist monatlich oder jährlich vorab). Zudem kann der ERP-Anbieter das komplette Hosting der Anwendung übernehmen, sodass Sie weder Infrastruktur noch technisches Personal bereitstellen müssen. Sobald Sie Ihre Zugangsdaten haben, können Sie sofort loslegen. Dabei greifen die meisten ERP Anbieter heutzutage auf professionelle Rechenzentren zurück. Gründe hierfür sind die Skalierbarkeit sowie die Fokussierung auf Ausfall- und Datensicherheit.

Beachten Sie jedoch: Die einmaligen Investitionskosten sind bei Mietmodellen zwar gering, aber nicht null. Es fallen trotz allem Kosten für Beratung, Schulungen und Datenmigration an.

Mietmodelle sind darüber hinaus sehr flexibel. Je nach Bedarf können Sie ERP-Module hinzubuchen oder den Funktionsumfang reduzieren. Das Gleiche gilt für die Anzahl der Lizenzen. Zwar können Sie auch bei Kaufmodellen neue Lizenzen kaufen, aber nur Mietansätze erlauben es, überzählige Lizenzen zurückzugeben bzw. zu reduzieren (abhängig vom Vertrag).

Flexibilität und geringere einmalige Investitionskosten führen dazu, dass Mietmodelle mit wenig Risiko verbunden sind. Sie verursachen vernachlässigbare Sunk Costs, setzen keine Investitionen in die technische Infrastruktur voraus und können bei Bedarf gekündigt werden. Das macht Mietmodelle für risikoscheue Unternehmen attraktiv.

Allerdings sind die laufenden Kosten eines gemieteten ERP-Systems höher als bei anderen Beschaffungsmodellen. Auf lange Sicht sind Mietmodelle daher deutlich teurer. In der Regel tritt der Break-even nach drei bis fünf Jahren ein. Der finanzielle Vorteil ist daher nur kurzfristig vorhanden, nicht aber auf lange Sicht.

Hinzu kommt, dass Sie sowohl Geschäftsdaten als auch Prozessstrukturen auf die Hardware eines externen Dienstleisters auslagern. Damit geben Sie ein Stück weit die Kontrolle ab. Und das hat seine Nachteile:

  • Zum einen kann externe Datenhaltung Datenschutzbedenken nach sich ziehen. Schließlich geben Sie sensible, zum Teil personenbezogene Daten aus der Hand.
  • Zum anderen sind Sie von der Infrastruktur des Anbieters abhängig. Sind dessen Server nicht erreichbar, haben auch Sie keinen Zugriff mehr auf Ihr ERP-System.


Software-as-a-Service-Ansätze sind stark im Kommen, gerade in Unternehmen, die keine hohen Investitionskosten auf sich nehmen wollen.Software-as-a-Service-Ansätze sind stark im Kommen, gerade in Unternehmen, die keine hohen Investitionskosten auf sich nehmen wollen.

Mischformen

Neben reinen Kauf- und Mietmodellen gibt es noch diverse Mischformen. An dieser Stelle wollen wir zwei vorstellen, die beide dazu geeignet sind, hohe einmalige Investitionskosten abzuschwächen.

Kauf + Hosting-Partner

Anstatt das gekaufte ERP-System On Premise zu betreiben, können Sie einen Hosting-Partner hinzuziehen, der Ihnen die technische Infrastruktur als Dienstleistung zur Verfügung stellt. In dem Fall brauchen Sie weder zusätzliche Hardware noch IT-Personal für den Betrieb der ERP-Lösung, was den finanziellen Aufwand senken kann. Trotzdem haben Sie weiterhin ein unbefristetes Nutzungsrecht.

Allerdings steigen Ihre monatlichen Kosten, wenn Sie einen Hosting-Partner beauftragen. Denn Sie müssen einen weiteren Dienstleister bezahlen. Außerdem sind Ihre Daten nicht mehr ausschließlich inhouse gespeichert, was in manchen Unternehmen datenschutzrechtliche Bedenken auslösen kann.

Leasing

Wenn Sie ein ERP-System kaufen möchten, aber die hohen Investitionskosten scheuen, sind Leasing-Modelle eine interessante Option. Hierbei wickeln Sie die Finanzierung über eine Leasing Firma oder Privatbank ab und verteilen dadurch die Kosten über eine längere Zeitspanne. Somit können Sie die Zahlungsströme gleichmäßiger über die tatsächliche Nutzungsdauer der Software verteilen und die Kosten werden nicht maßgeblich im Zeitraum der ERP-Einführung fällig.

Da sich lediglich die Finanzierungsform ändert, sind die Vorteile mit denen des Kaufmodells identisch. Sobald das ERP-System abbezahlt ist, fallen auch in diesem Fall nur noch Kosten für Wartung und Support an. Allerdings verlangen Finanzierungspartner Gebühren für ihren Service. Dadurch sind die kumulierten Kosten der ERP-Lösung höher als bei Sofortzahlung. Buchhalterisch kann ein Leasing-Modell als Betriebsausgaben und eben nicht als Investitionsausgaben behandelt werden.


Kostenvergleich verschiedener Beschaffungsmodelle über sechs Jahre.Kostenvergleich verschiedener Beschaffungsmodelle über sechs Jahre.

Zusammengefasst

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein neues ERP-System zu beschaffen und zu finanzieren. Kauf mit Betrieb On Premise ist nach wie vor ein sehr beliebtes Modell, denn es bietet ein hohes Maß an Kontrolle. Doch auch Software-as-a-Service-Ansätze sind stark im Kommen, gerade in Unternehmen, die keine hohen Investitionskosten auf sich nehmen wollen. Hinzu kommen diverse Mischformen, z. B. Leasing oder die Zusammenarbeit mit Hosting-Partnern bzw. Kernsoftware On Premise, und bestimmte Add-ons als SaaS-Modell. Die Technologie macht das heute problemlos möglich.

Wenn Sie unsicher sind, welches Beschaffungsmodell für Sie geeignet ist, dann beginnen Sie am besten mit ein paar Fragen:

  • Können Sie die Investitionskosten stemmen?
  • Haben Sie die Infrastruktur und das Personal, um ein ERP-System inhouse zu betreiben?
  • Wie viele Nutzerlizenzen brauchen Sie? Schwankt diese Zahl?
  • Welche Features benötigen Sie? Ist diese Angabe flexibel?
  • Haben Sie besondere Anforderungen hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit?

Diese Analyse gibt Ihnen zumindest ein grobes Bild Ihrer individuellen Anforderungen. Falls Sie sich trotzdem noch nicht sicher sind, hilft Ihnen der ERP-Anbieter oder -Berater Ihrer Wahl gerne weiter.

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