Die Einführung einer ERP-Lösung betrifft das gesamte Unternehmen. Die neue Software dient als Steuerungs-, Planungs- und Kontrolleinheit für sämtliche Prozesse. Eine gut vorbereitete Einführung ist daher grundlegend. Hierbei spielen Key User, also „Schlüsselnutzer“ bzw. „Hauptanwender„, eine zentrale Rolle.

Für den Projekterfolg kommt es auf die passende Auswahl und gezielte Unterstützung der Hauptanwender an. Diese Förderung umfasst zwei Bausteine. Erstens: Verständnis für die Probleme, die „Schlüsselnutzer“ in den meisten Fällen haben. Und zweitens: Sie zeigen die besonderen Vorteile der Rolle des Key Users auf.

Erfahren Sie, wie Sie bereits vor Projektstart alle Beteiligten – Geschäftsführer, Key-User und Anwender – an Bord holen und um Unterstützung werben.

Diese Aufgaben hat ein Key User

Key User kommen aus dem operativen Tagesgeschäft. Sie geben aktiv Feedback im Rahmen der ERP-Einführung für ihre Unternehmensbereiche. Sie werben in ihren Abteilungen zudem für das neue System. Sie fungieren also zugleich als Ansprechpartner für die eigenen Kollegen sowie für die Unternehmensführung. Hauptanwender übermitteln Anforderungen, testen das ERP System, weisen auf Schwächen hin und unterbreiten Optimierungsvorschläge. Zusammengefasst sorgen geeignete Key User dafür, dass die Lösung wie maßgeschneidert für den Betrieb funktioniert.

Folgende Qualitäten zeichnen Key User aus:

  • technisches Grundverständnis
  • Empathie für die Sorgen und Nöte der Kollegen
  • Autorität, um Dinge durchzusetzen
  • Fähigkeit zur intrinsischen und extrinsischen Motivation
  • sprachliche und didaktische Kompetenzen
  • Weitblick
  • analytische Denkweise
  • Fähigkeit zur Abstraktion

Oft werden zuerst Abteilungsleiter angefragt, ob sie als Key User fungieren möchten. Tatsächlich ist dies aber nicht die beste Idee. Diese kennen zwar in der Regel ihren Bereich sehr gut und verfügen über eine gewisse Autorität. Allerdings sind sie zu lange aus dem operativen Tagesgeschäft ausgeschieden. Sie sollten deshalb nicht nach Hierarchie, sondern nach persönlicher Eignung wählen.

Key User fördern: Probleme aus dem Weg räumen

Geeignete Mitarbeiter lehnen eine Rolle als Key User oft ab, weil sie Überlastung fürchten. Sie müssen zusätzlich zu ihren Tagesaufgaben Funktionen für das ERP-Projekt übernehmen. Bis zum Go Live – und auch darüber hinaus – entsteht somit eine Zusatzbelastung. Dabei sind die Arbeitsstunden noch nicht eingerechnet, die benötigt werden, um sich immer wieder neues Knowhow anzueignen.

Ihnen obliegt es, die Kandidaten von diesen Sorgen zu befreien. Sie können Key User fördern und entlasten, indem diese nicht zeitgleich in einem anderen Projekt involviert werden. Sollten Sie die Möglichkeiten haben, befreien Sie diese weitgehend vom Tagesgeschäft.

Key User durch Vorteile gezielt fördern und motivieren
Gestalten Sie Schulungen für Key User attraktiver, indem Sie Zertifikate anbieten

Schulungen können Sie durch den Erwerb von Zertifikaten attraktiver gestalten. Sie bilden sich also nachweislich fort. Finanzielle Anreize für Überstunden und freiwillige Fortbildungen helfen ebenfalls. Schaffen Sie überzeugende Rahmenbedingungen. Dazu zählt auch eine geeignete Unternehmenskultur. Verdeutlichen Sie beispielsweise gegenüber Abteilungsleitern, dass die Rolle als Key User erhöhte Priorität hat. Der Rückhalt der Geschäftsleitung erleichtert dies ungemein.

Key User durch Vorteile fördern

Die Aufgabe als Key Users ist mit einer ganzen Reihe von Vorteilen verbunden. Diese sollten Sie in den Mittelpunkt der Aufmerksamkeit rücken. Das bedeutet nicht nur, dass Sie die Vorzüge deutlich machen. Sie sorgen aktiv dafür, dass die Personen auch tatsächlich in deren Genuss kommen. Dazu gehören unter anderem:

  • Führungserfahrung sammeln:
    Die Key User dienen als Ansprechpartner und Vorbild für das ERP-Projekt. Dadurch übernehmen sie eine gewisse Führungsverantwortung. Verdeutlichen Sie, dass dies von Ihnen auch so gewünscht ist.
  • Qualifizierung:
    Die Hauptanwender lernen technische Systeme im Detail kennen. Sie werden zu Experten der Materie. Durch entsprechende Zertifikate und finanzielle Anreize können Sie dies entsprechend würdigen.
  • Erfahrungen mit Abläufen in anderen Unternehmensbereichen:
    Key User sammeln im Rahmen des ERP-Projekts auch Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmensbereichen. Dies kann dem Networking und Wissensaufbau dienen.
  • Erfahrungsvorsprung mit dem ERP System:
    Key Usern fällt die Alltagsarbeit durch ihren Erfahrungsvorsprung mit der Lösung deutlich einfacher.
  • Perspektiven jenseits der bisherigen Sichtweisen gewinnen:
    Key User fördern ihre eigenen Soft Skills wie Teamfähigkeit, Rhetorik oder auch Präsentationskompetenzen.

Fazit: Förderung durch Würdigung

„Wenn Sie Key User fördern möchten, gelingt dies vor allem auf eine Art: Würdigen Sie deren Arbeit und Einsatz für das ERP-Projekt.“

Klicken und mit Ihren Kollegen teilen:

Richten Sie Ihr Handeln, die Unternehmenskultur und Ihre Entscheidungen an diesem Maßstab aus. Dadurch finden Sie nicht nur geeignete Kandidaten, sondern motivieren diese auch. Der Grundstein für die erfolgreiche ERP-Einführung ist gelegt.

Weitere Tipps, wie Sie Key User fördern und bestmöglich in das Projekt einbinden können erhalten Sie in unserem Whitepaper „So gewinnen Sie alle Beteiligten für das ERP-Projekt“.