Sie haben sich bereits für ein ERP-System entschieden? Dann sollten Sie sich nun der Einführung des Systems in die Unternehmensstruktur widmen. Denn neben der passenden Lösung spielt auch die Implementierung des ERPs eine maßgebliche Rolle für den Projektverlauf. Klassische Einführungsmethoden nach dem Wasserfallsystem sind aber nicht mehr die einzige Option. Alternativen bieten agile Methoden. Aber wie funktionieren diese? Und welche Vorteile gewähren sie gegenüber der linearen Einführung?

Erfahren Sie, welche Vor- und Nachteile die agile ERP-Einführung mit sich bringt und wie Sie ein hybrides Projektmanagement erfolgreich nutzen.

Warum profitieren Sie von einer agilen ERP-Einführung?

Die klassische Einführungsmethode von ERP-Systemen ist nach wie vor die Wasserfallmethode. Diese kann geordnete Struktur und Planungssicherheit garantieren. Dennoch bringt der Ansatz auch Schwierigkeiten mit sich. Bei einer linearen Implementierung kommen die eigentlichen Anwender*innen erst recht spät in Kontakt mit dem System. Dadurch können Schwachpunkte erst spät erkannt und beseitigt werden. Dies kann zu Missverständnissen, Kostensteigerungen und maßgeblichen Zeitverzögerungen führen.

Um diese Probleme zu umgehen, wird mittlerweile immer mehr auf agile Implementierungsverfahren gesetzt. Das agile Manifest von 2001 erklärt einen neuen Ansatz zur Abwicklung von Softwareprojekten. Konkrete Ziele einer agilen Implementierung sind:

  • Vermeiden festgeschriebener Abläufe
  • Schnelle Anpassungen und Interaktionen
  • Fokussierung auf Individuen
  • Weniger Dokumentation, dafür mehr funktionierende Software
  • Förderung der Veränderung anstatt strikter Planung

Agile Projektvorbereitungen

Auch wenn bei der agilen ERP-Einführung auf eine Vielzahl von festen Anhaltspunkten im Wasserfallmodell verzichtet wird, empfiehlt sich meist ein hybrider Ansatz. Dieser bietet die Planungssicherheit klassischer Methoden − ergänzt um Flexibilität und Praxisorientierung. Besonders bei der Durchführung kommen die Besonderheiten der agilen Einführung zum Tragen.

Ausschlaggebend für einen erfolgreichen Start in das ERP-Projekt ist eine umfassende Sammlung an Informationen. Wir empfehlen ihnen, Bedürfnisse und Funktionsansprüche klar zu definieren und mit den ERP-Anbietern zu besprechen.

Top 3 Methoden zur agilen Einführung von ERP-Systemen

Wichtig ist bei der Betrachtung unterschiedlicher Einführungsmethoden, dass sich alle an den gleichen oben genannten Zielen orientieren. Lediglich die Durchführung unterscheidet die Methoden zur agilen ERP-Einführung.

Scrum

Die beliebteste Methode zur Einführung von ERP-Systemen ist Scrum. Das ERP-System wird dabei in wiederkehrenden Zyklen, sogenannten Sprints, eingeführt und weiterentwickelt. Der Scrum-Prozess beinhaltet stets spezifische Abläufe. Teil davon sind:

  • Daily Meetings
  • Sprints
  • Sprint Planung
  • Sprint Review
  • Sprint Retro

Alle Beteiligten sind in den Stand der Implementierung eingebunden und stehen im intensiven Austausch. Die Akteure handeln selbstverantwortlich und in Teams. Festgelegt sind folgende Rollen:

  • Product Owner:
    Dieser vertritt die Interessen des ERP-Projektteams und behält den Überblick über die endgültige Vision. Die zuständige Person verantwortet den Fortschritt der Einführung sowie auch den Backlog.
  • Entwicklerteam:
    Sie sind verantwortlich für die inhaltliche Organisation, Planung und Umfang der Sprints.
  • Scrum Master:
    Zu Beginn des Prozesses vermittelt der Scrum Master essenzielle Informationen und Methoden – er agiert also als eine Art Coach. Außerdem überblickt und moderiert er den Fortschritt des Entwicklerteams und berät bei Schwierigkeiten.
Methoden zur agilen ERP-Einführung
Auch bei der agilen ERP-Einführung darf ein Plan nicht fehlen

Kanban

Eine weitere Methode, die zur agilen ERP-Einführung genutzt werden kann, ist Kanban. Sie unterscheidet sich vor allem im Ablauf von der Scrum-Methode. Anstatt sich auf verschiedene Sprints zu konzentrieren, ist der Ablauf bei Kanban fließend und flexibel. Das führt zu einem konstanten Output an Ergebnissen, Erkenntnissen und einer stetigen Optimierung ohne Zeitplan oder Terminen. Im Prozess wird ein Kanban Board eingesetzt, welches das möglichst effiziente Arbeiten im Blick behält und visualisiert.

Bei Kanban wird zwischen verschiedenen Workflow Phasen unterschieden:

  • To do
  • In Progress
  • In review
  • Done

Spezifische Rollen wie bei Scrum gibt es bei Kanban nicht, auch wenn gelegentlich eine hauptverantwortliche Person identifiziert wird.

Extreme Programming

Wie der Name bereits verrät, basiert diese agile Methodik stark auf dem Codingprozess. Dafür wird auf Teamwork, Motivation und eine kontinuierliche Testung der Software gesetzt. Dabei kommen folgende Phasen zum Einsatz:

  • Planung
  • Design
  • Code
  • Test

Neue Elemente werden sofort eingeführt und getestet. Dadurch haben die Nutzer*innen also viele Chancen zum Erproben der Software und können intensiv Feedback einbringen. Als Grundlage dieser agilen Einführungsmethodik werden außerdem spezifische Werte genannt:

  • Respekt
  • Kommunikation
  • Feedback
  • Mut
  • Einfachheit

Extreme Programming ist eine diffizile Angelegenheit, die enge Zusammenarbeit erfordert. Es ist also von Vorteil, wenn sich alle Beteiligten geographisch nahestehen und kleine Teams bilden.

Herausforderungen bei einer agilen ERP-Einführung

Wer glaubt, dass es zur erfolgreichen agilen Implementierung keines Plans bedarf, irrt sich.

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Ein fehlendes Konzept kann zu einer mangelhaften Vorhersehbarkeit führen. Außerdem sollte das Augenmerk bei Prozessen nicht ausschließlich auf hohe Geschwindigkeit gelegt werden. Denn so können andere Faktoren wie beispielsweise die Qualität vernachlässigt werden. Auch auf ausreichende Dokumentation und Verbindlichkeiten sollte geachtet werden.

Individuelle Lösungen für individuelle Bedürfnisse

Für eine erfolgreiche agile ERP-Einführung bedarf es intensiver Kommunikation. Nur so machen die möglichen Kosten- und Zeiteinsparungen langfristig Sinn. Wir empfehlen Ihnen, sich anhand Ihrer individuellen Bedürfnisse und Kapazitäten für eine agile Methode zu entscheiden.

Hat ihnen bereits eine Methode zugesagt, oder brauchen Sie noch mehr Input? In unserem Whitepaper erhalten Sie weiterführende Informationen zur agilen und hybriden ERP-Einführung.