Mobile ERP ist mehr als nur „ERP unterwegs“

27.06.2019 Lesezeit: 9 Min.
Mobile ERP ist mehr als nur „ERP unterwegs“
Daniel Bartetzko
Daniel Bartetzko
Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
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Viele Entscheider betrachten Mobile ERP als Gimmick, das kaum strategischen Mehrwert bietet. Vor ihrem geistigen Auge entsteht das Bild eines CEOs, der auf dem Weg ins Büro aktuelle KPIs auf seinem Smartphone betrachtet – nice to have, aber kein wirklicher Wettbewerbsvorteil.

Diese Einschätzung sollte man jedoch differenziert betrachten. Natürlich gibt es Unternehmen, die Mobile ERP auf diese Weise einsetzen und keinen messbaren Effekt wahrnehmen. Das liegt allerdings nicht an der ERP-Lösung, sondern an fehlendem Weitblick. Richtig angewendet kann Mobile ERP Geschäftsabläufe deutlich effizienter gestalten. Dies setzt allerdings voraus, dass Technik und Prozesse genau aufeinander abgestimmt sind.

ERP-Zugriff trotz räumlicher Trennung

Das Gerücht, mobile ERP-Applikationen seien nur eine Möglichkeit für Manager, auch im Zug zu arbeiten, entspricht nicht ganz der Wahrheit. Das eigentliche Ziel von Mobile ERP besteht darin, den Anwendungsbereich des ERP-Systems zu erweitern. Mobile Anwendungen sollen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterstützen, die in ihrem Geschäftsalltag bislang keinen Zugriff auf ERP-Funktionen hatten.

Dabei kann es sich beispielsweise um Kolleginnen und Kollegen im Außendienst handeln. Sie sind ständig unterwegs und daher räumlich von der IT-Infrastruktur ihres Arbeitgebers getrennt. Trotzdem brauchen sie Zugriff auf ERP-Daten und -Funktionen. Betrachten wir dazu zwei Beispiele:

Präsenztermine des Vertriebs

In Präsenzterminen ist es wichtig, dass Verkäuferinnen und Verkäufer auf die individuellen Anforderungen des Kunden eingehen. Sie müssen z. B. die Inhalte vergangener Meetings kennen, auf Rückfragen antworten oder aussagekräftige Informationen bereitstellen – und das sofort, ohne auf den nächsten Termin zu verweisen. Kurz gesagt: Für ein erfolgreiches Vertriebsgespräch braucht der vertriebliche Außendienst vor Ort Zugriff auf ERP-Daten.

Hierfür sind Mobilapplikationen ideal. Denn ein Smartphone oder Tablet reicht aus, um alle wichtigen Informationen aus dem ERP-System abzurufen. Oft ist das sogar offline möglich. Die App verbindet sich dazu mit dem ERP-System und lädt alle gewünschten Daten für den lokalen Abruf herunter. Später synchronisiert es sich mit der ERP-Datenbank und bucht alle Änderungen nach.

Die Möglichkeit, auf ERP-Daten mobil zuzugreifen, verändert die Dynamik des vertrieblichen Außendiensts. Kundengespräche sind weniger Präsentationen als lösungsorientierte Dialoge. Sales-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter entwickeln zusammen mit dem Kunden bereits einen realistischen Lösungsansatz (z. B. mit einem Produktkonfigurator), kalkulieren den voraussichtlichen Preis und berechnen die Lieferzeit – alles vor Ort. Der Vertrieb kann sich dadurch stärker auf seine Beratungsfunktion konzentrieren.

Mobile ERP ist mehr als nur „ERP unterwegs“. Mobile Applikationen binden Unternehmensbereiche an das ERP-System an, die bislang keinen Zugriff hatten.

Service-Aufträge beim Kunden

Auch der Service braucht vor Ort Zugriff auf aktuelle ERP-Daten. In diesem Fall geht es jedoch größtenteils um technische Informationen. Zum Beispiel:

  • Auftragsdokumente
  • Konstruktionszeichnungen
  • Blaupausen
  • Technische Dokumentationen
  • Wartungsprotokolle
  • Verfügbarkeit von Ersatzteilen
  • Mobiles Lager
  • Zeit und Materialbuchungen direkt vor Ort
  • Erfassung und Quittierung der Leistungen direkt beim Kunden

Theoretisch kann der Service diese Informationen zwar vorher zusammenstellen und zum Kundentermin mitbringen. Dieses Vorgehen ist jedoch unflexibel. Die Kolleginnen und Kollegen vor Ort können nur schwer auf Defekte reagieren, die erst vor Ort auffallen. Schließlich steht ihnen nur das zur Verfügung, was sie mitgebracht haben. Mit einer Mobilapplikation können sie fehlende Daten dagegen problemlos aus dem ERP-System anfordern.

Der Service wird dadurch flexibler und kann schneller auf Kundenanfragen reagieren. Im Reparaturfall kann das Unternehmen zum Beispiel einen Service-Mitarbeiter beauftragen, der sich gerade in der Nähe des Kunden befindet. Die Auftragsdaten erhält dieser direkt auf sein Smartphone. Somit sinkt die Reaktionszeit des Anbieters und der Kunde erhält schneller Hilfe.

Keep it simple

Räumliche Distanz ist nicht der einzige Grund für fehlenden ERP-Zugang. Es gibt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die zwar technisch gesehen im Innendienst tätig sind, aber trotzdem kaum von einem ERP-System profitieren. Ihre Arbeitsabläufe lassen das schlicht nicht zu.

Betrachten wir dazu ein Beispiel aus dem Bereich Lagerhaltung. Jede Warenbewegung muss im ERP-System vermerkt werden, um Datenkonsistenz sicherzustellen. Oft ist es aber schwer, ERP-Buchungen mit den Abläufen im Lager zu koordinieren. Die Kolleginnen und Kollegen sind permanent in der Lagerhalle unterwegs und sitzen nur selten am Schreibtisch. Interaktionen mit der ERP-Software müssen daher mobil stattfinden, als begleitender Handgriff. Nach jeder Umlagerung zu einem Desktop-PC zu laufen, ist keine effiziente Option.

Mobilität alleine reicht aber nicht aus. ERP-Buchungen müssen darüber hinaus auch schnell und unkompliziert sein. Für stationäre PC-Arbeitsplätze mag eine ausgeprägte Funktionstiefe gewünscht sein. In einem Umfeld, das von physischen Arbeitsabläufen geprägt ist – zum Beispiel die Lagerhaltung oder die Produktion – ist Komplexität jedoch ein Hindernis.

In solchen Situationen ergibt es mehr Sinn, ERP-Funktionen schlanker zu gestalten. Die zuvor erwähnte Umlagerung hat beispielsweise nur zwei relevante Variablen:

  • Welcher Artikel wird bewegt?
  • Wo ist der neue Lagerplatz?

Alle weiteren ERP-Funktionen sind in diesem Szenario irrelevant. Eine entsprechende Mobilapplikation bräuchte also nur zwei Felder und einen Absende-Button. Oder noch besser: Ein Feld (neuer Lagerplatz), einen Button und eine Funktion, um einen Artikel anhand seiner eingescannten Seriennummer zu erkennen.

Mobile ERP-Applikationen müssen nicht kompliziert sein. In vielen Fällen ist es besser, sie möglichst einfach zu halten.Mobile ERP-Applikationen müssen nicht kompliziert sein. In vielen Fällen ist es besser, sie möglichst einfach zu halten.

Flexible Apps im ERP-System zusammenstellen

Mobile ERP unterstützt also Unternehmensbereiche, die nicht mit Desktop-PCs arbeiten, sondern eher physisch geprägt sind. Das funktioniert allerdings nur, wenn die Mobilapplikation individuell auf den jeweiligen Arbeitsablauf abgestimmt ist. Die App muss so gebaut sein, dass der Mensch, der sie parallel zu anderen Handgriffen bedient, möglich wenig Zusatzaufwand hat.

Standard-Software kann so etwas offensichtlich nicht leisten. Individualentwicklungen mit ERP-Anbindung sind jedoch aufwändig.

Als Lösung für dieses Dilemma nutzen moderne ERP-Hersteller bereits die Kooperation mit hochspezialisierten Anbietern von Plattformen zur konfigurationsbasierten Erstellung von Business-Apps. Solche Plattformen, die hochintegriert in das ERP-System verzahnt wurden, können mobile Applikationen direkt aus dem System heraus erstellen. Versierte User können mit Hilfe eines Konfigurators eigene Anwendungen ohne Programmierung direkt auf Mobilgeräten verfügbar machen. Voraussetzung ist lediglich, dass die offizielle App des Herstellers auf dem Device installiert ist.

Komplex integrierte App-Plattformen bieten dann mit Webserviceanbindung, Datenbankzugriff und Nutzung der Geschäfts- und Transaktionslogik des ERP-Systems elementare Funktionen zur Konfiguration von mobilen Apps durch den User an - weitaus mehr als ein normaler App-Baukasten oder -Builder. Kombiniert man diese Möglichkeiten mit ebenfalls verfügbaren Design-Funktionen, erhält man ein flexibles Tool, mit dem auch Nicht-Programmierer Anwendungen für verschiedene Arbeitsabläufe per Konfiguration erzeugen können.

Insbesondere für komplexe Anforderungen heutiger ERP-Nutzer im Service und in der Logistik bedarf es vieler nativer Funktionen der mobilen Endgeräte, die einfach in den mobilen Prozess per Konfiguration integriert werden können. Dazu zählen u.a. Foto, Barcode-Scan, Dokumenten-Scan, GPS, Routenführung, Unterschrift, Marking und viele weitere Funktionen. Die Verarbeitung und dabei gleichzeitige Nutzung von teils umfangreichen Offline-Daten ist ebenfalls sehr elementar für eine durchgängig gestaltete Business-App und den erfolgreichen Praxiseinsatz. Das spart Kosten und Zeit in der Erstellung und erhöht die Stabilität durch die supportete Basis des Herstellers.

Zusammengefasst

Entgegen der Erwartung vieler Entscheider bedeutet Mobile ERP nicht einfach nur „ERP unterwegs“. Es beschreibt vielmehr einen Ansatz, der den Anwendungsbereich eines ERP-Systems erweitert. Mobile Applikationen bieten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ERP-Zugriff, die bisher keine Möglichkeit dazu hatten – sei es aufgrund räumlicher Distanz oder der Natur ihrer Arbeitsabläufe.

Mobile ERP hat dabei zwei große Vorteile. Zum einen bietet es eine schnelle und vor allem sichere Möglichkeit, buchungsrelevante Daten am Ort des Geschehens zu erfassen. Das erhöht die Datenqualität und wirkt sich dadurch positiv auf Folgeprozesse aus. Beispielsweise verbessern aktuelle Bestandsinformationen die Aussagekraft gegenüber Kunden hinsichtlich Produktions- und Lieferterminen.

Zum anderen passt es ERP-Funktionen an verschiedene Geschäftsprozesse an, die von einer Desktop-basierten Software bislang nicht profitieren. Mobilapplikationen sorgen also dafür, dass noch viel mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Vorteile eines ERP-Systems nutzen können. Und das ist keineswegs nur „nice to have“.

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