ERP-Systeme sind nur so gut, wie sie im Alltag professionell angewendet und genutzt werden. Deshalb ist es allein mit der Implementierung einer hochwertigen Softwarelösung nicht getan. Ohne eine strukturierte Anwenderschulung kann die erfolgreiche Einführung eines ERPs im Unternehmen gefährdet sein. Dabei ist eine Vorort-Veranstaltung nicht notwendig. Mit einer online ERP-Anwenderschulung können Sie Ihre Mitarbeiter*innen auch remote weiterbilden.
Was ist bei einer Schulung über das Web zu beachten? Wie sieht die ideale Vorbereitung aus? Wie gelingt die Durchführung? Diese Fragen beantworten wir im Folgenden. Mit diesen Best Practices wird die online ERP-Anwenderschulung in jedem Unternehmen zum Erfolg.
ERP-Anwenderschulung – zwei Gruppen, ein kontinuierlicher Prozess
Grundsätzlich handelt es sich bei einer ERP-Anwenderschulung nicht nur um eine Veranstaltung. Es hat sich bewährt, zwei unterschiedliche Schulungsbereiche zu bilden. Im ersten Teil werden die Key-User im Rahmen der Implementierung in ihrem Prozess „fit“ gemacht, sodass sie Ihrer Aufgabe, die Endanwender*innen ihrer Abteilung zu schulen, entsprechend nachkommen können.
Schulung der Key-User
Key-User fungieren als Schnittstelle zwischen den Abläufen im Unternehmen und dem ERP-System. Die Schulung dieser Hauptanwender*innen erstreckt sich dabei über den gesamten Implementierungsprozess. Ziel ist es, die maßgeblichen User selbst zu Expert*innen und Ansprechpartner*innen für das ERP-System und seine Anwendung zu machen.
Diese Vorgehensweise hat einen weiteren Vorteil: Die Key-User wissen, wie sie selbst den Schulungsprozess durchlaufen haben. Sie können sich deshalb in die anderen Mitarbeiter*innen hineinversetzen und diese an ihrem jeweiligen Wissensstand abholen. Außerdem bestehen bei einer internen Schulung weniger Berührungsängste unter den Teilnehmenden.
Einbindung von online ERP-Anwenderschulungen für alle Mitarbeiter*innen
„Die online ERP-Anwenderschulung der End User ist zeitlich an das Ende der Einführungsphase zu platzieren.“
Sie zielt darauf ab, das ERP-System endgültig in den Arbeitsalltag zu integrieren und die notwendige Sicherheit in der Bedienung zu vermitteln. Andernfalls kann selbst ein umfassendes ERP-System seine eigentliche Aufgabe nicht erfüllen. Deshalb kommt der Weiterbildung der Belegschaft eine so große Bedeutung zu. Diese wird ähnlich wie die Schulung der Key-User in einen kontinuierlichen Prozess überführt.
Die erste online ERP-Anwenderschulung beginnt mit der grundsätzlichen Kenntnisvermittlung zum Umgang mit dem System. In weiteren Schulungsterminen liegt der Fokus auf Fragen, die sich aus der Arbeitspraxis ergeben. Bei diesem kontinuierlichen Ansatz erweist sich die remote Schulung als besonders vorteilhaft. Die Online-Meetings lassen sich häufig leichter in den Terminplan aller Teilnehmer*innen einbinden als eine Vorort Schulung mit eventueller zusätzlicher Anfahrt.
Technik und Kultur für die online ERP-Anwenderschulung
Die online ERP-Anwenderschulung kann in Form eines regelmäßigen Online-Meetings stattfinden. Große Bedeutung kommt dabei der technischen Vorbereitung der Veranstaltung zu. Nichts ist mehr ärgerlich als eine unzureichende technische Infrastruktur, die die Vermittlung von Kenntnissen online stört oder unmöglich macht.
Ebenfalls zu beachten ist, dass die Kommunikationskultur online besonders ist. Es empfiehlt sich deshalb, sich bereits im Vorfeld mit den Anforderungen und der digitalen Meeting-Kultur auseinanderzusetzen. Zur Vorbereitung eignet sich unsere „Checkliste für Online-Meetings“.
Eine Online-Anwenderschulung sollte den Beteiligten nicht als lästiges Übel erscheinen. Vielmehr kann sie als besonders gelungen angesehen werden, wenn sie eine freudige Erwartung auf die praktische Arbeit mit dem ERP-System weckt.
ERP-Erfolg dank online ERP-Anwenderschulung
Der Umgang mit einem ERP-System lässt sich online gut trainieren und schulen. Teammitglieder können sich flexibel zuschalten, ihren Bildschirm teilen oder auch durch Freigabe sich durch das ERP führen lassen. Dadurch wird eine praktische und effektive Schulung ermöglicht und offene Fragen und Probleme können rasch geklärt werden.
Die Möglichkeit der online ERP-Anwenderschulung sollte deshalb nicht nur in der besonderen Situation der Pandemie als große Chance begriffen werden. Flexible Arbeitsplatzgestaltungen wie Home-Office werden sich zukünftig durchsetzen. ERP-Systeme selbst sind dafür gemacht, die digitale Arbeit zu unterstützen.
Mit der entsprechenden Vorbereitung kann eine online ERP-Anwenderschulung sehr erfolgreich sein und zum festen Bestandteil der betrieblichen Weiterbildung werden. Kombiniert mit dem zweifachen Schulungsansatz – Key User und weitere Mitarbeiter*innen – lassen sich somit die Vorteile von ERP-Systemen umfassend nutzbar machen.
