Projektmanagement im ERP-System: Was sind die Vorteile?

10.04.2019 Lesezeit: 7 Min.
Projektmanagement im ERP-System: Was sind die Vorteile?
Patrick Mathis
Patrick Mathis
Head of Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
Patrick Mathis ist Leiter des Vertriebskompetenzteams und blickt auf 25 Jahre ERP-Erfahrung zurück.
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Effizientes Projektmanagement ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für jedes Unternehmen – vom kleinen Familienbetrieb bis hin zum Großkonzern. Denn die Qualität des Projektmanagements beeinflusst nicht nur die operative Abwicklung des Auftrags – und damit die Kundenzufriedenheit – sondern auch die Kosten. Ob ein Projekt profitabel ist oder nicht hängt stark davon ab, wie effizient es gemanagt wird.

Bei größeren Projekten ist Software-Unterstützung natürlich Pflicht. Die manuelle Eingabe von Projektdaten in Excel-Tabellen verursacht auf Dauer nicht nur zusätzlichen Arbeitsaufwand, sondern provoziert auch Fehler. Dedizierte Projektmanagement-Software (PM-Software) wie MS Project ist daher in projektfokussierten Branchen schon lange Gang und Gäbe.


Doch auch die ERP-Welt hat aufgeholt. Die Projektmanagement-Module moderner ERP-Lösungen müssen sich nicht mehr hinter dedizierter PM-Software verstecken. Im Gegenteil: ERP-Systeme haben in manchen Punkten sogar entscheidende Vorteile.

ERP-System oder PM-Software – worin besteht der Unterschied?

ERP-Projektmanagement-Module bieten grundsätzlich einen ähnlichen Leistungsumfang wie dedizierte Software-Lösungen. Sie decken den gesamten Projektverlauf ab und unterstützen Anwender bei allen Teilaufgaben rund um die Projektabwicklung, wie:

  • Aufwands- und Ressourcenplanung
  • Zeitplanung
  • Angebotserstellung
  • Projektzeiterfassung
  • Projektdurchführung
  • Monitoring des Projektfortschritts
  • Projektkostenverfolgung

Der zentrale Unterschied zu einer dedizierten PM-Software liegt darin, dass das ERP-Modul über eine native Verbindung zu den anderen ERP-Bereichen verfügt. Die PM-Lösung kann zwar ebenfalls auf aktuelle Unternehmensdaten zugreifen. Diese erhält sie jedoch in Form von Importen. Im Kern handelt es sich um ein isoliertes Software-System.

„Das Projektmanagement sollte direkt im ERP-System abgebildet sein. So sind redundante Datenhaltung und mangelnde Aktualität von vorneherein ausgeschlossen.“

Dieser Unterschied klingt zunächst marginal. Doch die integrierte Systemarchitektur verschafft einem ERP-System vier wichtige Vorteile gegenüber einer dedizierten PM-Software:

1. Multiprojektfähigkeit

Wickelt ein Unternehmen mehrere Projekte parallel ab, spielt Koordination eine wichtige Rolle. Das Projektmanagement muss darauf achten, dass es nicht zu Kollisionen bei der Zuteilung von Personal, Ressourcen oder Zeitslots für Maschinen bzw. Anlagen kommt. Ansonsten drohen Verzögerungen im Projektablauf.

Die meisten modernen Projektmanagement-Lösungen sind in der Lage, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten und zu koordinieren. Das funktioniert jedoch nur, wenn die Software entsprechend vernetzt ist. Manche Tools können Kollisionen beispielsweise nur dann erkennen, wenn mehrere Projekte in einer Datenbank oder Datei angelegt sind.

Ein ERP-System ist dagegen von Natur aus multiprojektfähig. Projekte sind darin nichts anderes als Datenobjekte, die nicht isoliert, sondern immer im Kontext betrachtet werden. Daher erkennt das System Kapazitätskollisionen zuverlässiger als ein PM-Tool.

2. Effizientere Kapazitätsplanung

Was das Potential Software-gestützter Projektplanung betrifft, sticht die Kapazitätsplanung besonders heraus. Denn hier geht es darum, Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen zu konsolidieren und zu verarbeiten, wie:

  • Lagerbestände
  • Maschinenauslastung
  • Verfügbarkeit von Produktionsanlagen
  • Personalkapazitäten

Dedizierte PM-Software erhält diese Informationen meist durch Importe, die wiederum die Datenbasis für die Kapazitätsplanung bilden. Der Datenbestand von PM-Software und ERP-System wird jedoch selten automatisch synchronisiert. Kommt es nach dem Import zu einer Änderung (z. B. Krankheits- oder Urlaubstage im Personalbereich), ist eine manuelle Anpassung in der PM-Software nötig.

Diese redundante Dateneingabe erhöht den Arbeitsaufwand für das Projektmanagement. Dazu provoziert sie Fehler. Denn es kann immer vorkommen, dass eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter es versäumt, Änderungen rechtzeitig in der PM-Software zu vermerken. Irren ist schließlich menschlich.

Projektmanagement im ERP-System integriert kann wahre Wunder in der Unternehmensorganisation bewirken.Projektmanagement im ERP-System integriert kann wahre Wunder in der Unternehmensorganisation bewirken.

Projektplanung per ERP-Modul folgt dagegen einem anderen Ansatz. In einem ERP-System teilen sich alle Unternehmensbereiche einen gemeinsamen Datenpool. Eine Synchronisierung findet in dem Sinne nicht statt. Daher gibt es in dieser Konstellation weder redundante Dateneingaben noch Übertragungsfehler. Die Kapazitätsplanung verfügt stets über aktuelle Unternehmensdaten, Änderungen sind sofort sichtbar.

3. Präzisere Kostenplanung

Dedizierte PM-Software ist zwar durchaus in der Lage, die voraussichtlichen Kosten eines Projekts zu berechnen und Forecasts zu erstellen. Doch die Datenbasis hierfür erhält das Tool meistens als statischen Input. Im Hintergrund steht eine Tabelle, die jeder Ressource einen Kostensatz zuordnet.

Das ERP-Modul kann dagegen auf den Datenbestand des ERP-Systems zugreifen und Kosten präziser berechnen. Statt fixer Tabelleneinträge verwendet es die aktuellen Stundensätze des zugeteilten Personals sowie die Kosten für Maschinenstunden und Produktionsmittel. Dadurch hat die Kostenplanung mehr Aussagekraft, als dies bei Stand-Alone-Lösungen der Fall ist.

4. Leistungsfähiges Projekt-Controlling

Für die Projektsteuerung gilt die gleiche Einschränkung wie für die Planung. Projekt-Controlling gehört zu den Standardfunktionen jedes anständigen PM-Tools. Schließlich braucht die Projektleitung Zugriff auf aktuelle Statusinformationen, um ihre Aufgabe zu erfüllen.

Der Unterschied zum Projektmanagement-Modul eines ERP-Systems besteht aber auch hier in der Datenbasis. Eigenständige PM-Lösungen erhalten ihren Datenbestand in Form von manuellen Eingaben oder Importen. Das PM-Modul eines ERP-Systems teilt sich hingegen einen Datenpool mit den anderen Unternehmensbereichen. Somit hat es Zugriff auf alle relevanten Daten.

Worin besteht der Unterschied? Ein PM-Tool erhält die Information, dass eine Teilkomponente 500 Euro kostet, wenn ein Anwender diese Zahl in ein Eingabefeld einträgt. Das ERP-System greift dagegen automatisch auf die Bestellung der Komponente sowie auf die Rechnung des Lieferanten zu.

Ein ERP-Modul benötigt keine Datenübertragung als zusätzlichen Schritt. Es hat bereits alle nötigen Informationen. Dadurch ist das Projekt-Controlling per ERP-System robuster und effizienter. Es gibt weder redundante Dateneingaben noch Übertragungsfehler – Faktoren, die für Benutzer dedizierter PM-Tools immer eine Herausforderung sind.

Lohnt sich ein PM-Modul im ERP-System?

Oberflächlich betrachtet unterscheiden sich moderne Projektmanagement-Software und integrierte ERP-Module nicht sonderlich. Beide Lösungen bieten einen ähnlichen Funktionsumfang und vergleichbare Usability. Blicken wir jedoch unter die Oberfläche, auf die grundlegende Systemarchitektur, entdecken wir deutliche Unterschiede.

Das PM-Tool ist eine isolierte Software-Lösung. Es bildet das Projektmanagement zwar hervorragend ab, bietet aber kaum Schnittstellen. Das führt zu Reibungsverlusten, sobald ein Datenaustausch mit anderen Unternehmensbereichen nötig wird, beispielsweise für die Kapazitätsplanung oder das Projekt-Controlling.

Als ERP-Modul teilt sich das Projektmanagement dagegen einen gemeinsamen Datenpool mit dem restlichen Unternehmen. Projektmanagerinnen und -manager haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Informationen, ohne zusätzlichen Synchronisationsaufwand. Alle Unternehmensbereiche sind auf dem gleichen Stand und Eingabefehler bei der Übertragung kommen nicht mehr vor. Dadurch wird das Projektmanagement effizienter, robuster und am Ende des Tages auch leistungsfähiger.

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