Große Veränderungen sollten gut und sorgfältig überlegt werden. Bevor Sie sich für ein neues ERP-System entscheiden, ist es sinnvoll, mögliche Vor- und Nachteile des anstehenden Wandels abzuwägen. Dementsprechend beschäftigt viele Unternehmer*innen die Frage, wie lohnend und zukunftsfähig eine Umstellung ist. Eine mögliche Orientierung bei dieser Fragestellung bietet der sogenannte ROI: der Return on Investment. Diese Berechnung können Sie theoretisch als Entscheidungshilfe bei der Auswahl eines modernen ERP-Systems heranziehen, um eine erste Einschätzung zur Rentabilität der Umstellung zu bekommen. Im Folgenden beschreiben wir, wie Sie den ROI einer ERP-Implementierung berechnen.
Was ist der Return on Investment?
Der Return on Investment ist eine Rechnung, die in Bereichen der Betriebswirtschaftslehre zum Einsatz kommt. Dabei werden Investitionen und Gewinn gegeneinander abgewogen und Aussagen über die Kapitalrentabilität des betroffenen Projekts getroffen. Die Kennzahl bietet − in Kombination mit anderen Faktoren − eine Entscheidungsgrundlage für unternehmerische Veränderungen. Sinnvoll ist es, die Rechnung für einen festgelegten Zeitraum mit wenigen Veränderungen aufzustellen, die sich nicht vorausschauend in der Kalkulation festhalten lassen.
Wie berechnet sich der ROI für ein ERP-System?
Für die Ermittlung des ROI gibt es unterschiedliche mathematische Ansätze. Besonders im Kontext der ERP-Implementierung hat sich folgende Formel etabliert:
Wenn Sie beispielhaft mit 150.000 € Kosten rechnen, das ERP-System voraussichtlich 10 Jahre einsetzen und mit einer Gewinnsteigerung von 40 % rechnen, sieht die Rechnung wie folgend aus:
Für die Investitionen ist also eine Rendite von 50 Prozent zu erwarten.
Prognose der Gewinnsteigerung: Welche Verbesserungen ermöglicht ein modernes ERP-System?
Denn diese Vorteile werden auch in Ihrer ROI-Rechnung eine Rolle spielen. Selbstverständlich sind mit ERP-Systemen generelle Verbesserung in der Datenstruktur zu erwarten, da alle relevanten Informationen zentral erfasst und zur Verfügung gestellt werden. Zusätzlich können weitere Vorteile geschaffen werden wie:
- Minimierung der Betriebskosten
- Interne/externe Prozessoptimierung
Dazu gehört eine verbesserte Qualitätskontrolle, treffsichere Analysen und Prognosen, höhere Transparenz der Abläufe, aber auch eine effektive Fehlervermeidung.
- Effiziente Fehlerreduktion
Eine bessere Übersicht über Ihre Prozesse gibt Ihnen die Möglichkeit, Pain Points zu identifizieren und diese durch Veränderung und Prävention auszusondern.
- Verbesserte Kundenzufriedenheit
- Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit
- Bestandsoptimierung
All diese Faktoren fließen in Ihre Berechnung der möglichen Gewinnsteigerung mit ein. Verbesserungen durch minimierte Betriebskosten oder Bestandsoptimierungen sind dabei also ebenso zu berücksichtigen, wie immaterielle Verbesserungen, die finanziell schwer zu kalkulieren sind. Aber vergessen Sie nicht: Auch diese wirken sich stark auf andere Bereiche aus, die wiederum finanziell messbar sind.
Berechnung der “total costs of ownership” (TCO)
Gegenüber den angestrebten Verbesserungen durch ein neues ERP-System stehen die Kosten, welche ebenfalls im ROI berücksichtigt werden. Diese Investitionen werden oft unter dem englischen Begriff „total costs of ownership“ zusammengefasst. So werden alle möglichen Kostenarten bezeichnet, die das ERP-Projekt betreffen:
- Lizenzkosten
- Implementierungsaufwand
- Integration/Schnittstellenentwicklung
- Consultants
- Ausbau der Hardware
- Erweiterung der Infrastruktur
- Wartungskosten
- Reparaturkosten
- Backup-Kosten
- Schulungen der Mitarbeiter*innen
Voraussichtliche Nutzungsdauer eines ERP-Systems
„Um die Rentabilität abzuschätzen, sollte die voraussichtliche Nutzungsdauer festgelegt werden.“
In Hinblick auf mögliche interne Veränderungen und technische Entwicklungen ist mit einem Zeitraum von 5-10 Jahren zu rechnen. Bei der Prognose ist es wichtig, eine finanzielle Flexibilität für unvorhersehbare Kosten/Veränderungen mit einzuplanen.
ROI als Entscheidungskriterium für die ERP-Implementierung – sinnvoll oder nicht?
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass der ROI eine erste Orientierung für die ERP-Implementierung geben kann. Wie sie dabei am besten vorgehen, haben wir oben erläutert. Doch ist der ROI in diesem Fall wirklich das beste Entscheidungskriterium?
Es spricht tatsächlich manches dagegen, diese Kennzahl als Hauptargument heranzuziehen. Warum dem so ist und anhand welcher Kriterien Sie stattdessen Ihre Entscheidung treffen sollten, erfahren Sie in unserem Artikel „Neues ERP oder nicht? Wann sich der Umstieg für Sie lohnt“.
