Bei der Auswahl von ERP-Systemen wird deren Benutzerfreundlichkeit (Usability) oft nicht genug Bedeutung beigemessen – stattdessen stehen die Funktionalitäten im Fokus. Im ungünstigsten Fall kann sich dadurch der erwartete Produktivitätsgewinn in sein Gegenteil umkehren. Denn durch Schwachstellen bei der Bedienung stoßen die ERP-Anwender*innen oft schnell an ihre Grenzen, machen Fehler oder nutzen die Lösung gar nicht. Vor der Entscheidung für ein ERP-System sollte daher auch dessen Usability betrachtet werden.

Lernen Sie, warum Sie bei Ihrer Entscheidung die Anwenderfreundlichkeit des ERP-Systems beachten sollten.

Wodurch zeichnet sich ein nutzerfreundliches System aus?

ERP-Anwender
Benutzerfreundlich ist eine Software dann, wenn sie eine einfache, intuitive Bedienung unterstützt.

Die Nutzenden sollten das gewünschte Ergebnis ohne hohen Aufwand erhalten. Die Anforderungen dafür werden unter anderem durch die DIN-Norm ISO 9241 vorgegeben.

Usability bezeichnet demnach das Ausmaß, in dem ein Produkt in einem konkreten Nutzungskontext verwendet werden kann, um die anvisierten Ziele effektiv, effizient sowie zufriedenstellend zu erreichen. Effektivität bezieht sich dabei auf die Funktionalität des Systems und seine Eignung zur Aufgabenerfüllung. Effizienz beschreibt die Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit seiner Verwendung.

Natürlich fließen in die Zufriedenheit der User mit einer Software auch subjektive Voraussetzungen und Wahrnehmungen ein. Dennoch sollte jedes praktikable ERP-System auch in dieser Dimension bestimmte Grundanforderungen erfüllen.

Warum ist hohe Usability für ERP-Lösungen wichtig?

„Die Einführung eines ERP-Systems kann im Unternehmen zu einem großen Produktivitätsschub führen.“

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Ausschlaggebend dafür ist nicht nur die Leistungsfähigkeit der Software, sondern auch deren Benutzerfreundlichkeit. Produktivitätsgewinne sind mit dem Einsatz eines ERPs nur dann verbunden, wenn die Mitarbeitenden das System verstehen und in der Lage sind, die Software einfach und richtig anzuwenden.

Schwachstellen, die ERP-Anwender*innen stören, wirken sich negativ auf den Erfolg des ERP-Projekts aus:

  • Die Mitarbeitenden vermeiden die Nutzung des Systems.
  • Wenn sie gezwungen werden, es anzuwenden, sinken Arbeitsproduktivität und -zufriedenheit.
  • Durch eine geringe Benutzerfreundlichkeit steigt die Fehlerwahrscheinlichkeit.
  • Aufgrund von Bedienungsproblemen fehlerhaft ausgeführte Geschäfte haben einen negativen Effekt auf die Kundenzufriedenheit.

Jedes dieser Szenarien zieht Produktivitätsverluste nach sich. Das Potenzial des ERP-Systems wird nicht in vollem Umfang ausgeschöpft. Stattdessen entwickelt sich das System zum Fehler- und Kostentreiber.

Standardanforderungen an die Usability von ERP-Systemen

Standard-Anforderungen, die jedes benutzerfreundliche ERP-System erfüllen sollte, umfassen die folgenden Funktionen:

  • Schnellsuche,
  • Markierung der am häufigsten genutzten Anwendungen und Dateien als Favoriten,
  • Nutzerspezifische Zugriffsberechtigungen − aus Sicherheitsgründen, aber auch zur Reduktion der Komplexität des ERP-Systems für die User,
  • Individuell konfigurierbare Masken und Benutzeroberflächen,
  • Detailzugriff über Links,
  • Anzeige von Bezeichnungen für die Codes von Datensätzen,
  • Navigationsmöglichkeiten durch Tabs und Shortcuts,
  • Individualisierungsmöglichkeiten durch Add-Ons.

Lösungsmöglichkeiten für Schwachstellen, die ERP-Anwender*innen stören

Wesentliche Schwachstellen, die ERP-Anwender*innen stören, ergeben sich vor allem aus den folgenden Gegebenheiten. Benutzerfreundliche ERP-Systeme bringen dafür von vornherein eine Lösung mit:

Funktionsvielfalt – individuelle Anpassbarkeit von Features

In Unternehmen spielen neben Standardprozessen viele individuelle Prozesse eine Rolle – ein leistungsstarkes ERP-System ist in der Lage, beide Dimensionen abzubilden. Hierfür ist es erforderlich, dass das System individuelle Funktionsanpassungen unterstützt. Auch für Routineschritte sollten Möglichkeiten zur Beschleunigung und Automatisierung bestehen.

Komplexitätsreduktion durch intuitive, „cleane“ Benutzeroberflächen

Die Mitarbeitenden werden in der Regel nur Teilfunktionen des ERP-Systems nutzen. Daher ist es erforderlich, die Komplexität der Software für die Anwender*innen bedarfsgerecht zu reduzieren. Einen wesentlichen Beitrag hierzu leisten intuitiv bedienbare, leere („cleane“) Benutzeroberflächen.

Details und weitere Funktionalitäten sind jederzeit über Ausklappmenüs abrufbar. Wichtig ist, dass diese Menüs eindeutige Namen und Klickpfade enthalten.

Alle User haben die Möglichkeit, für sie relevante Ansichten auf individueller Basis einzustellen. Bei komplexeren Arbeitsabläufen wird durch die Oberflächenanordnung auch die Transparenz von Prozessen, Anwendungen und Datenzugriffen abgesichert.

Integration anwenderfreundlicher Hilfefunktionen und Steuerbarkeit durch den User

Ein benutzerfreundliches ERP-System ist mit umfangreichen Hilfefunktionen ausgestattet. Optimalerweise werden diese direkt bei den jeweiligen Feldern dargestellt. Das gleiche gilt auch für Fehlermeldungen: Erkennt das System eine Falscheingabe, sollte direkt eine Meldung am Feld und ein Hinweis zur Fehlerbehebung erscheinen.

Zudem sollte der User immer selbst die Möglichkeit haben, Dialoge zu steuern. Das bedeutet, er kann selbst bestimmen, in welcher Geschwindigkeit und in welche Richtung er durch die Eingabemasken geht. Auf systemseitige Timeouts und vergleichbare Limitationen sollte grundsätzlich verzichtet werden.

Fazit

Damit Sie das Potenzial des ERP-Systems in vollem Umfang nutzen und die Lösung zu einem Produktivitätstreiber in Ihrem Unternehmen wird, ist eine hohe Benutzerfreundlichkeit unverzichtbar. Wichtige Aspekte in diesem Zusammenhang sind die Reduktion von Komplexität durch individuelle Funktionsanpassungen, eine entsprechende Gestaltung der Benutzeroberfläche und anwenderfreundliche Hilfefunktionen.

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