So schreiben Sie das perfekte ERP-Lastenheft

10.04.2017 Lesezeit: 6 Min.
So schreiben Sie das perfekte ERP-Lastenheft
Uwe Kallmeyer
Uwe Kallmeyer
Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
Uwe Kallmeyer ist seit 25 Jahren als ERP-Erklärer in Vertrieb, Logistik- und Managementberatung aktiv. Er bringt Geschäftsprozesse und ERP auf einen Nenner.
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Das Lastenheft ist der erste, wichtigste und vielleicht schwierigste Schritt auf dem Weg zum ERP-System. Hier legen Sie fest, wie der weitere Prozess der ERP-Einführung abläuft. Machen Sie Ihre Sache gut, ersparen Sie sich und Ihrem Projektteam viel Arbeit - Fehler in diesem frühen Stadium können jedoch teure Auswirkungen haben.

Sprechen wir also einmal darüber, wie Sie das perfekte Lastenheft erstellen und worauf Sie achten sollten.

Denken Sie nach, bevor Sie Ihre Anforderungen im ERP-Lastenheft festhalten

Der vielleicht wichtigste Hinweis, den wir Ihnen geben können, lautet: Schreiben Sie nicht einfach drauf los. Bevor Sie auch nur ein einziges Wort in Ihrem Lastenheft zu Papier bringen, sollten Sie sich zurücklehnen und gründlich nachdenken:

  • Wofür brauchen Sie überhaupt ein ERP-System?
  • Welche unternehmerischen Ziele wollen Sie damit erreichen?
  • Welche Prozess-Probleme wollen Sie lösen?

Das mag banal klingen, aber diese Überlegungen sind von unschätzbarem Wert - denn sie bilden die Grundlage für die gesamte ERP-Einführung. Aus diesen Zielen können Sie nicht nur den Großteil Ihrer Anforderungen und Kriterien für die Auswahl des passenden Anbieters ableiten. Sie haben auch gleich das passende Framework, um sich mit Ihrem Systempartner zu koordinieren und den Erfolg des ERP-Projekts zu beurteilen.

Einen Teil dieser Ziele und Problemstellungen können Sie aus Ihrer Unternehmensstrategie ableiten. Denken Sie darüber nach, wie Sie sich als Unternehmen weiterentwickeln wollen und welche Hürden Ihnen dabei im Weg stehen. Im Lastenheft bringen Sie zu Papier, wie Ihnen eine ERP-Lösung dabei helfen soll.

Erarbeiten Sie zusammen mit Ihren Mitarbeitern konkrete Anforderungen

Die strategische Perspektive bildet aber nur einen Teil Ihrer anfänglichen Überlegungen. Als nächstes sollten Sie sich die Zeit nehmen und mit den einzelnen Fachabteilungen sprechen - denn dort kommt die ERP-Lösung später zum Einsatz. Nirgendwo erfahren Sie mehr über die tatsächlichen Anforderungen an das ERP-System als im Gespräch mit den Kollegen, die damit arbeiten sollen.

Es mag zunächst attraktiv erscheinen, einfach im Rahmen einer Rundmail die gesamte Belegschaft um Input zu bitten. Dieses Vorgehen führt jedoch nur selten zu verwertbaren Ergebnissen. In der Regel erhalten Sie nur eine endlose Liste von Funktionen, die Ihre Mitarbeiter gerne hätten - gute Vorschläge gehen in der Masse von Nice-To-Haves unter. An dieser Stelle schlägt nichts das persönliche Gespräch.

Wichtig ist jedoch, dass Sie den gesammelten Input immer aus einer umfassenden Perspektive heraus betrachten. Wenn Sie lediglich die Anforderungen der einzelnen Fachabteilungen erfassen, kann das zu lokal begrenzter Optimierung führen. Nur, wenn Sie den Input zusammenführen und analysieren, erhalten Sie Ziele, die das ganze Unternehmen abdecken.

Finden Sie für Ihre Anforderungen den richtigen Detailgrad

Sie verfügen nun über eine Liste genau definierter Ziele, die Sie mit Ihrem neuen ERP-System erreichen wollen. Im nächsten Schritt geht es darum, aus diesen Zielen konkrete Anforderungen abzuleiten und niederzuschreiben.

Anforderungen zu beschreiben ist allerdings nicht ganz einfach. Die Suche nach der richtigen Informationstiefe bereitet vielen Projektverantwortlichen Probleme.

Oft beschreiben Unternehmen ihre Anforderungen nur oberflächlich und schaffen damit Raum für Spekulationen und Missverständnisse. Der Grund dafür ist die stillschweigende Annahme „der Leser weiß schon, was gemeint ist“. Diese Einstellung führt leider zu unnötigen Rückfragen, steigendem Koordinationsaufwand oder sogar zu Fehlkonzeptionen durch den ERP-Anbieter.

Aber auch dem anderen Extrem begegnen wir häufig in der Praxis: Unternehmen möchten Missverständnissen mit maximalem Detailgrad vorbeugen. Sie schreiben jede noch so unbedeutende Information in ihr Lastenheft und decken jeden denkbaren Sonderfall ab. Solche Lastenhefte sind oft regelrechte Wälzer mit hunderten Seiten, die kein ERP-Anbieter mehr bewältigen kann. Der Arbeitsaufwand steigt somit auf beiden Seiten enorm an.

Versuchen Sie, eine Balance zwischen beiden Extremen zu finden. Beschreiben Sie Ihre individuellen Prozesse und Anforderungen so genau, dass auch ein Außenstehender sie nachvollziehen kann. Auf der anderen Seite sollten Sie sich aber nicht in unnötigen Details verlieren. Standardfunktionen, die jedes Unternehmen benötigt, sollten Sie zum Beispiel nur kurz anzureißen. Falls Sie an dieser Stelle unsicher sind, können Sie auch einen ERP-Berater hinzuziehen.

Formulieren Sie Ihre Anforderungen lösungsneutral

Die passende Informationstiefe ist ein wichtiger Faktor bei der Formulierung von Anforderungen. Aber es gibt noch einen weiteren Punkt, den Sie unbedingt beachten sollten: Formulieren Sie Ihre Anforderungen möglichst lösungsneutral. Beschreiben Sie Probleme, ohne auf eine konkrete Umsetzung einzugehen.

Das klingt zunächst abstrakt. Betrachten wir also ein Beispiel dazu: Nehmen wir an, Sie möchten in der Sidebar einen Button, mit dem Sie Rohmaterialien nachbestellen können. Damit schließen Sie jedoch von vorneherein ERP-Systeme aus, die solch einen Button anders platzieren - oder solche, die Rohstoffe bei niedrigem Lagerbestand automatisch nachbestellen. Was Sie wirklich wollen, ist die Möglichkeit, Material nachzubestellen.

Wenn Sie Ihre Anforderungen nicht lösungsneutral formulieren, schließen Sie von vorneherein Alternativen zu Ihrer ursprünglichen Lösungsidee aus – auch, wenn diese vielleicht besser sind. Das kann sogar dazu führen, dass Sie den falschen ERP-Anbieter auswählen.

So sieht die ideale Gliederung Ihres Lastenhefts aus

Nun haben Sie Ihre Ziele definiert und daraus Anforderungen abgeleitet - Zeit, alles zusammenzufügen und das fertige ERP-Lastenheft zu verfassen.

Natürlich gehört zu einem Lastenheft noch mehr als nur eine Liste von Anforderungen. Ohne Kontext wird es jedem ERP-Anbieter schwer fallen, den Inhalt des Dokuments richtig zu interpretieren. Achten Sie also darauf, alles Wichtige abzudecken. Dabei können Sie die folgende Gliederung als Vorlage nehmen:


Wenn Sie alle unsere Ratschläge befolgen, haben Sie schon einmal einen guten Ansatzpunkt für das ideale Lastenheft.Wenn Sie alle unsere Ratschläge befolgen, haben Sie schon einmal einen guten Ansatzpunkt für das ideale Lastenheft.


Damit teilen Sie Ihr Lastenheft grob in vier Abschnitte ein. Zunächst beschreiben Sie den Kontext, in dem das ERP-System zum Einsatz kommen soll. Dabei ist wichtig, dass Sie nicht nur die interne Sicht beschreiben (Organisation, Angebot, USPs, etc.), sondern auch das Marktumfeld, Ihre Branche und relevante Konkurrenten.

Im zweiten Abschnitt gehen Sie tiefer auf Ihre IT-Infrastruktur ein, die das Grundgerüst für die ERP-Software bildet. Anschließend geben Sie Ihre Anforderungen wieder und schließen das Lastenheft mit Details zur Projektorganisation ab.

Das ideale ERP-Lastenheft ist kein Hexenwerk

Wenn Sie alle unsere Ratschläge befolgen, haben Sie schon einmal einen guten Ansatzpunkt für das ideale Lastenheft. Das Dokument selbst ist natürlich immer hochindividuell. Wir können Ihnen daher nur ein Framework vorstellen. Falls Sie Hilfe zu einer expliziten Fragestellung benötigen, wenden Sie sich am besten an einen ERP-Berater.

Wenn Ihnen dieser Beitrag gefallen hat und Sie noch mehr über die Erstellung von Lastenheften wissen möchten, empfehlen wir Ihnen unser Whitepaper „Der richtige Weg zum ERP-Lastenheft“. Es enthält noch viel mehr nützliche Tipps und Tricks.

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