So verbessern Sie Ihr Projekt-Controlling

17.06.2020 Lesezeit: 8 Min.
So verbessern Sie Ihr Projekt-Controlling
Stefan Kiesel
Stefan Kiesel
Solution Architect , Asseco Solutions AG
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In den Medien ist regelmäßig von Großprojekten zu hören, die Zeit und Budget spektakulär überschreiten. Grund für solche Pannen ist oft mangelndes Projekt-Controlling. Ohne aussagekräftige Kennzahlen erkennt die Projektleitung Abweichungen zu spät und kann nicht mehr rechtzeitig gegensteuern.

Es ist wichtig, sich von prominenten Pannenprojekten nicht einschüchtern zu lassen, sondern davon zu lernen. Unternehmen sollten nicht die gleichen Fehler machen, sondern ihrem Projekt-Controlling die gebührende Aufmerksamkeit schenken. Dazu gehört auch, das richtige Werkzeug auszuwählen.

Warum ist Projekt-Controlling wichtig?

Wenn ein Projekt Schwierigkeiten bereitet, passiert das nicht aus heiterem Himmel. Es gibt immer Warnzeichen, die lange vorher auf Missstände hindeuten. Diese Hinweise zu erkennen und rechtzeitig gegenzusteuern, ist Aufgabe des Projekt-Controllings.

Das Projekt-Controlling stellt sicher, dass alle Termine, Budgets und Leistungsvorgaben eingehalten werden. Das geschieht gemäß DIN 69901 in sechs Schritten:


Projekt-Controlling nach DIN 69901: Systematisch zum Projekterfolg.

Diese Schritte bilden einen projektbegleitenden Regelkreis. Sie sorgen dafür, dass die Projektleitung Abweichung rechtzeitig erkennt und Gegenmaßnahmen einleiten kann. Ohne effektives Projekt-Controlling fallen Fehler erst dann auf, wenn Termine oder Budgets tatsächlich überschritten werden – zum Teil erst nach Projektabschluss.

Für kleine Projekte reicht Excel

Kleine Unternehmen greifen für das Projekt-Controlling gerne auf Office-Programme wie Excel und Word zurück. Dieser Ansatz ist günstig und für kleine Projekte effektiv. Solange sich die Teamgröße in Grenzen hält, überschaubar viele Stunden anfallen und wenige Ressourcen verbraucht werden, spricht nichts gegen den Einsatz eines Excel-Sheets. All diese Dinge manuell in eine Liste einzutragen und mit Hilfe vordefinierter Formeln auszuwerten, verursacht in kleinen Projekten kaum Aufwand.

Sobald die Projekte jedoch größer werden, ändert sich die Sachlage. Mit steigender Komplexität steht der Aufwand manuellen Projekt-Controllings in keinem Verhältnis mehr zu der gewonnenen Transparenz. Die Projektleitung ist mit dem Zusammentragen der Daten bereits ausgelastet und hat keine Kapazitäten, um auf Abweichungen rechtzeitig zu reagieren. Bis alle Daten vorliegen und ausgewertet sind, ist es oft zu spät, um gegenzusteuern.

Hinzu kommt das Problem der mitlaufenden Kalkulation. Um die Kostentransparenz im Projektverlauf zu wahren, muss das Projektmanagement die ursprüngliche Kalkulation durchgehend mit den tatsächlich angefallenen Kosten vergleichen. Aus diesen Daten kann das Projekt-Controlling eine Hochrechnung der finalen Kosten erstellen und prognostizieren, ob das Projekt profitabel sein wird.

Für diese Hochrechnung benötigen die Kolleginnen und Kollegen jedoch Echtzeitdaten aus dem ERP-System. Nur so können sie eine präzise Kalkulation erstellen. Das Projekt-Controlling muss daher alle Informationen aus der ERP-Lösung zusammensuchen und manuell in das richtige Feld des Excel-Sheets eintragen. In großen Projekten ist das ein zeitintensiver Prozess, der die Kapazitäten des Projektteams stark beansprucht.

Ob Excel als Controlling-Software ausreicht, hängt von der Größe des Projekts ab. Für kleine Projekte genügen in der Regel händisch gepflegte Tabellen mit hinterlegten Formeln. Steigt jedoch die Komplexität, gerät Excel an seine Grenzen. In dem Fall sind Unternehmen mit professioneller Projekt-Controlling-Software besser beraten.

Wer sein Projekt-Controlling immer noch mit Excel durchführt, sollte darüber nachdenken, diese Aufgabe lieber in das ERP-System zu verlagern.

Standard-Software bietet mehr Möglichkeiten

Im Gegensatz zu Excel sind Standardlösungen dafür konzipiert, Projekt-Controlling zu unterstützen. Das verschafft ihnen einige Vorteile im Geschäftsalltag.

Zum einen hat Standard-Software einen deutlich höheren Funktionsumfang als eine Excel-Tabelle. Es kommt zwar vor, dass ein Unternehmen über die Jahre hinweg Excel-Templates erstellt, die seine Bedürfnisse vollständig abdecken. Aber diese Tabellen sind extrem komplex und schwer zu pflegen. Sobald sich die Anforderungen der Organisation ändern (zum Beispiel bei einer Erweiterung des Produktportfolios), muss das Projektmanagement alle betroffenen Excel-Dateien anpassen. Eine Standardlösung wird dagegen vom Software-Anbieter weiterentwickelt und gepflegt.

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, eine Standard-Software über Schnittstellen mit anderen Systemen zu verbinden. Auf diese Weise kann das Tool Daten automatisch aus Fremdsystemen wie ERP oder Zeiterfassung ziehen und verarbeiten. Das spart Zeit, denn die Kolleginnen und Kollegen im Projekt-Controlling müssen keine Tabellenfelder mehr manuell ausfüllen.

Darüber hinaus ist der Bedienkomfort einer Standardlösung höher als der eines Excel-Sheets. Das gilt sowohl für die Pflege als auch für die Auswertung der Tabelle. Excel unterstützt zwar Graphen und Schaubilder, um Daten zu veranschaulichen, aber diese kommen nicht an Dashboards dedizierter Standardlösungen heran. Excel-Diagramme sind Overlays komplexer Berechnungsformeln. Das macht sie recht statisch. Anwenderinnen und Anwender können nicht einfach mit den Einstellungen spielen, um einen Datensatz aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten. Standardlösungen bieten an dieser Stelle mehr Möglichkeiten.

Das Maß aller Dinge ist Standard-Software jedoch nicht. Trotz all ihrer Stärken gerät sie in Großprojekten an ihre Grenzen. Sobald das Projekt-Controlling regelmäßig auf weitere Systeme und Datenquellen zugreifen muss, ergeben sich Reibungsverluste aufgrund der komplexen Schnittstellenstruktur. Ein integriertes Software-System ist daher meist die sinnvollere Alternative.

Projekt-Controlling im ERP-System

Aufgabe des Projekt-Controllings ist, den Projektfortschritt zu überwachen und Abweichungen rechtzeitig zu identifizieren. Wie effektiv es diese Aufgabe erfüllen kann, hängt davon ab, wie der Datenfluss im Unternehmen organisiert ist. Im Idealfall stehen Daten automatisiert und in Echtzeit dort zu Verfügung, wo sie gebraucht werden, ohne Koordinations- oder Aggregationsaufwand. Das gelingt am ehesten durch den Einsatz eines integrierten ERP-Systems.

Eine ERP-Lösung sorgt dafür, dass alle Unternehmensbereiche auf eine gemeinsame Datenbank zugreifen und nativ miteinander verbunden sind. Für das Projekt-Controlling hat diese Konstellation enorme Vorteile, denn ihm stehen Daten aus der gesamten Organisation in Echtzeit zur Verfügung, ohne Reibungsverluste oder Prozessbrüche. Einträge aus der Arbeitszeiterfassung werden zum Beispiel automatisch im Projektmanagement verbucht, monetär bewertet und mit dem Projektbudget verrechnet. Diese Automatisierungen entlasten das Projektteam und reduzieren Fehleinträge.

Zudem ist die mitlaufende Kalkulation einfacher, denn eine ERP-Lösung hat bereits alle nötigen Daten zur Verfügung: Arbeitszeiten, Ressourcenverbrauch, Projektplan, Budgets etc. All diese Faktoren miteinander zu verrechnen und die Kalkulation entsprechend anzupassen ist ein logischer nächster Schritt. Manche ERP-Systeme können beispielsweise die Projektkosten hochrechnen und warnen, falls die Profitabilität gefährdet ist.

Auch das Reporting profitiert von der umfassenden Datenbasis einer ERP-Software. Zum einen sind detailliertere Analysen möglich, die eine Vielzahl verschiedener Faktoren auswerten. Zum anderem können ERP-Reportings stärker in die Breite gehen und Kontextinformationen einbeziehen. Das ist zum Beispiel für die Bewertung der Abweichungen oder die Maßnahmenplanung interessant. Bei Verzögerungen kann das Projekt-Controlling etwa die Mitarbeiterauslastung der kommenden Wochen oder den Status paralleler Projekte auswerten.

Zusammengefasst

Abweichungen vom Projektplan rechtzeitig zu erkennen und gegenzusteuern ist der Schlüssel zu erfolgreichen, profitablen Projekten. Dafür braucht es Transparenz. Die Projektleitung muss zeitnah wissen, wenn Budgets, Termine oder Leistungsvorgaben in Gefahr geraten. Sonst kann sie keine Gegenmaßnahmen einleiten. Daher ist effektives Projekt-Controlling ein Muss im Projektgeschäft.

Die Wahl des richtigen Werkzeugs ist entscheidend. Für kleine Projekte reicht Excel in der Regel vollkommen aus. Sobald die Komplexität steigt, kommt jedoch kein Projektierer um eine dedizierte Projekt-Controlling-Software herum. Hierfür gibt es Standardlösungen, mit denen sich auch größere Projekte effizient steuern lassen. Allerdings erfordern diese Tools Schnittstellen oder manuellen Aufwand für die Datenübertragung. Daher ist ein integriertes ERP-System, das dem Projekt-Controlling Daten aus dem gesamten Unternehmen in Echtzeit zur Verfügung stellt, die bessere Variante. Mehr Transparenz können Sie nur schwer erreichen.

Natürlich ist Projekt-Controlling nur eine Teilfunktion moderner ERP-Lösungen. Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, wie Ihr Projektmanagement von ERP profitiert, empfehlen wir Ihnen unser Whitepaper „Deshalb setzen smarte Projektmanager auf ERP“. Es beschreibt die gesamte ERP-basierte Projektabwicklung im Detail.


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