Für die meisten Unternehmen ist die Rechnungsbearbeitung ein rein bürokratischer Prozess – eine Routineaufgabe, die nichts mit der eigentlichen Wertschöpfung zu tun hat. Daher zielen Optimierungsmaßnahmen nur selten auf den Rechnungseingang ab.
Das ist jedoch ein Fehler. Ineffiziente Prüfungs- und Freigabeprozesse kosten nicht nur Zeit, sondern haben teils auch finanzielle Konsequenzen. Zum Beispiel, wenn Skontofristen verstreichen. Es lohnt sich also, den Rechnungseingang durch den Einsatz digitaler Technologien effizienter zu gestalten.
Der Rechnungseingang im Geschäftsalltag
Wie die Prüfung und Genehmigung eingehender Rechnungen im Detail funktioniert, ist von Organisation zu Organisation verschieden. Doch egal ob Papier- oder eRechnung, im Grunde geht es immer um drei Schritte:
- Formale Prüfung
- Inhaltliche Prüfung
- Rechnungsfreigabe
Formale Prüfung
Eingehende Rechnungen überprüft die Buchhaltung zunächst hinsichtlich formaler Kriterien. Dabei orientiert sie sich an den Vorgaben aus §14 Abs. 4 UstG. Das Gesetz gibt vor, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Dazu zählen:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
- Ausstellungsdatum
- Rechnungsnummer
- Steuernummer des Senders
- Art und Menge der gelieferten Gegenstände bzw. der erbrachten Dienstleistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Trotz des Namens ist diese Prüfung keineswegs nur eine Formalität. Erfüllt eine Rechnung nicht die Vorgaben aus §14 UstG, kann sie auch nicht für einen Vorsteuerabzug eingereicht werden. Verstöße gegen diese Regelung können Rückzahlungsforderungen und Geldstrafen nach sich ziehen.
Inhaltliche Prüfung
Ist die Rechnung formal in Ordnung, folgt als nächster Schritt die inhaltliche (oder auch sachliche) Prüfung. Hierbei kontrolliert das Unternehmen, ob die Rechnung gerechtfertigt ist:
- Entspricht die gelieferte Ware den Spezifikationen?
- Wurden alle Dienstleistungen korrekt erbracht?
- Entspricht die Rechnungssumme der Bestellung?
Im Gegensatz zur formalen Prüfung, die komplett innerhalb der Buchhaltung abläuft, sind bei der inhaltlichen Prüfung mehrere Parteien involviert. Die Qualität der gelieferten Waren oder der erbrachten Leistung kann beispielsweise nur die Abteilung beurteilen, von der die Bestellung ausgegangen ist.
Rechnungsfreigabe
Nach der inhaltlichen Prüfung muss die Rechnung freigegeben werden. Die Komplexität dieses Prozesses hängt meist von der Höhe des Rechnungsbetrags ab. Je größer die Summe, desto mehr Personen müssen ihre Freigabe erteilen. Kleinere Beträge kann beispielsweise die Abteilungsleitung freigeben. Größere Anschaffungen muss dagegen die Geschäftsleitung gegenzeichnen.
Je höher der Rechnungsbetrag ist, desto komplexer ist der Prozess der Rechnungsfreigabe.
Manuelle Rechnungsbearbeitung ist langsam und intransparent
Im Laufe der Rechnungsprüfung und -freigabe kommt es immer wieder zu Verzögerungen, gerade wenn das Unternehmen keine Software zur Unterstützung einsetzt.
Die inhaltliche Prüfung ist besonders anfällig, da abteilungsübergreifende Prozesse oft zu Reibungsverlusten führen. Für die Verursacherin oder den Verursacher der Rechnung hat die Überprüfung in der Regel keine hohe Priorität. Die Ware bzw. Dienstleistung ist ja bereits eingetroffen und das Tagesgeschäft hat Vorrang. Teilweise ist der oder die Verantwortliche auch im Urlaub oder auf Dienstreise, ohne eine Vertretung zu benennen.
Gleiches gilt für die Rechnungsfreigabe. Auch hier sorgen abteilungsübergreifende Prozesse oft für Verzögerungen. Und das aus ähnlichen Gründen:
- Die Weitergabe der Rechnung von einer Person zur nächsten kostet Zeit.
- Rechnungen freizugeben hat eine geringere Priorität als das Tagesgeschäft.
- Die Verantwortlichen sind oft nicht verfügbar, im Urlaub oder außer Haus.
Inhaltliche Prüfung und Freigabe liegen außerdem in der Verantwortung unterschiedlicher Personen. Es ist also meistens nicht möglich, den Prozess abzukürzen, indem beispielsweise die Abteilungsleitung die Rechnung sachlich überprüft und gleichzeitig freigibt.
Hinzu kommt: In den meisten Unternehmen ist die Rechnungsbearbeitung intransparent. Es gibt keine Übersicht zum aktuellen Status aller Rechnungen. Wenn es irgendwo hakt, erfährt die Buchhaltung davon zu spät. Niemand kann eingreifen, wenn offene Rechnungen bei abwesenden Entscheidern festhängen.
Aus diesen Gründen bleiben Rechnungen teilweise wochenlang liegen. Die Termintreue sinkt, Skontrofristen verstreichen und Lieferanten sind kaum gewillt, dem Unternehmen günstige Konditionen anzubieten.
Manuelle Rechnungsbearbeitung ist langsam und intransparent. Erfahrene Buchhalter setzen dagegen auf Software-Unterstützung mit ERP-Anbindung.
Effizientere Rechnungsbearbeitung dank Software-Unterstützung
Die grundlegende Schwäche der manuellen Rechnungsbearbeitung ist, dass häufig eine kontrollierende Instanz fehlt, die den Prozess steuert und überwacht. Zuständig ist immer die Person, bei der die Rechnung gerade auf dem Schreibtisch liegt. Und wenn diese nicht zeitnah reagiert, sind Verzögerungen unvermeidlich.
Wenn Sie ihren Rechnungseingang optimieren wollen, brauchen Sie genau das: eine zentrale Kontrollinstanz. Hierfür gibt es spezielle Unternehmens-Software. Im Optimalfall setzen Sie ein ERP-System ein, um von Synergieeffekten zu profitieren.
Die wohl wichtigste Baustelle betrifft Reibungsverluste im Kontext abteilungsübergreifender Prüfungen und Freigaben. Hierfür können Sie in Ihrem ERP-System Workflows definieren, die den Prozess in einzelne Schritte aufteilen und abarbeiten. Die verantwortliche Person erhält eine Benachrichtigung, kann alle Details der Rechnung im System einsehen, Prüfung bzw. Freigabe dort vornehmen und Kommentare hinterlassen. Sobald der Schritt beendet ist, leitet die Software die Rechnung an die nächste Person im Workflow weiter.
Zu jeder Rechnung gibt es eine Übersicht, die den Workflow dokumentiert und visuell aufbereitet. Die Buchhaltung kann jederzeit den Status einsehen und bei Verzögerungen frühzeitig reagieren. Damit sinkt das Risiko, dass Rechnungen unbezahlt liegen bleiben.
ERP schafft Synergien
All diese Funktionen bietet zwar auch eine dedizierte Rechnungs-Software. Ein ERP-System hat aber einige Vorteile, die den Rechnungseingang noch effizienter gestalten.
Zum Beispiel ist es möglich, Bearbeitungs-Workflows mit ERP-Daten zu verknüpfen. Ist mit Blick auf die Projektplanung im ERP-System absehbar, dass ein Abteilungsleiter einige Tage nicht zu Verfügung steht, benachrichtigt der Freigabe-Workflow stattdessen eine im System hinterlegte Vertretung. Alternativ kann die zuständige Person Rechnungen über eine mobile ERP-Applikation auch unterwegs prüfen und freigeben.
Ein anderes Beispiel: Viele Unternehmen scannen eingehende Rechnungen ein und lesen alle wichtigen Informationen per OCR-Algorithmus aus. Teile der formalen Prüfung laufen anschließend innerhalb der Rechnungs-Software ab. Diese kann zwar fehlende Angaben identifizieren, aber für eine Plausibilitätsprüfung fehlt ihr der Kontext.
Hier springt das ERP-System ein. Es stellt Informationen über Bestellungen und Wareneingänge zur Verfügung und unterstützt somit die Datenvalidierung. Weicht etwa der Betrag einer Rechnung von der dazugehörigen Bestellung ab, schlägt das System automatisch Alarm.
Zusammengefasst
Eingehende Rechnungen manuell zu bearbeiten ist ein langsamer und intransparenter Prozess. Viel zu oft kommt es zu Verzögerungen bei der Überprüfung und Genehmigung einer Zahlung. Rechnungen bleiben teilweise wochenlang liegen, Skontofristen verstreichen und die Reputation des Unternehmens bei Lieferanten sinkt.
Daher lohnt es sich, Rechnungen mit Unternehmens-Software zu bearbeiten. Digitale Workflows helfen Ihnen dabei, Prüfungs- und Freigabeprozesse zu steuern und zu koordinieren. Das minimiert Verzögerungen. Darüber hinaus geben Ihnen flexible Dashboards jederzeit Auskunft über den Status einer Rechnung. Wenn Sie Ihr ERP-System zur Rechnungsabwicklung einsetzen, profitieren Sie zusätzlich von automatischen Plausibilitätsprüfungen und robusteren Workflows mit höherer Fehlertoleranz. Damit senken Sie Ihre Kosten und entlasten gleichzeitig Ihre Buchhaltung.
Wenn Sie planen, den Rechnungseingang im ERP-System abzuwickeln, sollten Sie das als Anforderung im Lastenheft erwähnen. Damit geben Sie ERP-Anbietern die Möglichkeit, passende Lösungen zu entwickeln und in den ERP-Workshops vorzustellen. Falls Sie Hilfe bei der Erstellung des Lastenhefts brauchen, ist unser Whitepaper „Der richtige Weg zum ERP-Lastenheft“ eine gute Anlaufstelle!
