Die Implementierung eines neuen ERP-Systems ist ein großes Projekt, welches die richtige Strategie und zielgerichtete Umsetzung erfordert. Dabei lohnt es sich dort zu investieren, wo sich die größten Erfolge erzielen lassen. So können Sie durch smarte Datenbanksysteme und effiziente Arbeitsprozesse eine langfristige Produktivitätssteigerung erzielen. Es gibt aber auch Bereiche, in welchen ein ERP-System mit bereits wenig Einsatz große Wirkung zeigt. Welche ERP-Funktionen bescheren Ihnen also besonders viele Quick-Wins?
1. Der mobile Zugriff auf das ERP-System
Dank „mobilem Zugriff“ kann ortsunabhängig auf das ERP-System zugegriffen werden. Das bedeutet für die Anwender*innen: Mehr Flexibilität und Handlungsspielraum im Arbeitsalltag.
Je nach Verfügbarkeit kann für den mobilen Zugriff eine native App oder ein Webbrowser genutzt werden. Welche Variante zu bevorzugen ist, unterscheidet sich abhängig von den jeweiligen Bedürfnissen:
In einer App bieten sich im Vergleich zum Webbrowser diverse Offlinefunktionen an, auf eine Anwendung im Webbrowser können Sie hingegen flexibel von jedem beliebigen mobilen Endgerät zugreifen. Folgende Vorzüge gelten in beiden Anwendungsfällen:
- Flexibler Arbeitsalltag
- Zeit- und ortsunabhängige Prozessverwaltung
- Mehr Freiheiten in der Arbeitseinteilung
- Mehr Effizienz durch Mobilität
2. Daten durch digitales Dokumentenmanagement (DMS) zentral verwalten
Eine integrierte DMS-Funktion in Ihrem ERP-System erleichtert den Umgang mit entstehenden Daten, denn durch ein digitales Dokumentenmanagementsystem können Mitarbeitende unkompliziert auf relevante Informationen zugreifen und diese verwalten.
Das DMS kann anhand bestimmter Schlagwörter, Kund*innen oder Aufträge strukturiert werden. So können Dokumente gezielt und einfach gefunden werden. Zudem erfüllt die Sicherung der Daten im DMS die Vorgaben der Aufbewahrungspflicht. Dadurch vermeiden Sie große Papieransammlungen, arbeiten nachhaltiger und benötigen weniger Lagerraum für Dokumentenberge. Die elektronische Datenablage zählt somit zu den Top Quick Wins!
3. Papierarme Fertigung sorgt für effizientes Arbeiten
Digitale Daten anstelle von Papieransammlungen sind für alle Beteiligten von Vorteil. Zu den Quick Wins gehört somit auch der Einsatz von digitalen Terminals zur Produktionsautomatisierung. Sie sind Bestandteil der papierarmen Fertigung, die Ihnen ein ERP-System ermöglicht. Dabei stehen voll automatisierte Produktionsprozesse mit digitalen Endstellen im Fokus − auf papierbasierte Organisationsmaßnahmen kann verzichtet werden.
Von den Terminals aus können aktuelle Auftragsdaten in Echtzeit abgerufen werden. Besonders der stetige Datenaustausch in Echtzeit ist im Falle von Fehlern oder Störungsmeldungen von Vorteil. So kann zeitnah auf mögliche Probleme reagiert werden und auch kurzfristige Planänderungen sind unmittelbar in der Produktion sichtbar. Außerdem können an digitalen Terminals mit minimalem Aufwand Bestellungen oder Organisationsmaßnahmen durchgeführt werden, die zu deutlich verkürzten Durchlaufzeiten führen.
4. Einfache Prozessautomatisierung sorgt für mehr Produktivität
Jeder Prozess, der automatisiert stattfinden kann, spart Zeit und schafft Ressourcen für wertschöpfende Aufgaben. Moderne ERP-Lösungen sind in der Lage, zeitsparende Effekte zu erzielen, indem sie repetitive Arbeiten automatisieren und integrieren. Die Qualität muss dabei nicht leiden: ein echter Quick Win!
„Häufig führt die manuelle Durchführung repetitiver Aufgaben sogar zu vermeidbaren Fehlern, die durch eine Automatisierung vollends umgangen werden können.“
Zusätzlich werden Ihre Mitarbeiter*innen entlastet und das Arbeitsklima so verbessert.
5. Abteilungsübergreifende Kommunikation und Kooperation
Ihr ERP-System ist ein guter Vermittler zwischen internen und externen Abteilungen, die im gegenseitigen Austausch stehen. Durch die Vermeidung abteilungsspezifischer Software profitiert die Kommunikation deutlich.
Aber auch in Bereichen der Datenanalyse, Qualitätssicherung oder Prognose profitieren Sie von einem zentralen Datenbanksystem. Durch gezielte und individuelle Zugriffserlaubnisse lassen sich Datensilos vermeiden, ohne dass auf die Übersichtlichkeit und Sicherheit verzichtet werden muss.
6. Daten bleiben sicher vorhanden durch Back-ups
Cyberangriffe, Systemstörungen oder Stromausfälle können zu Datenverlust führen. Ist die Datenspeicherung erst mal digital organisiert, ist eine hohe Datensicherheit essenziell. Dazu gehört auch ein guter Schutz vor Informationsverlust. Durch automatisierte Back-ups sind Ihre Daten abgesichert. Dennoch sind Sie mit der digitalen Datenspeicherung deutlich sicherer unterwegs, da Datenverluste durch Naturkatastrophen, Diebstahl oder Feuer umgangen werden.
Wichtig ist, dass die Back-ups mehrfach an unterschiedlichen geografischen Orten gespeichert sind, falls es zu Ausfällen oder Hardwareschäden kommt. Genauso wichtig wie eine effiziente Back-up-Kultur ist jedoch eine zentrale Datenspeicherung. So haben einzelne Hardwareausfälle keine Konsequenzen und die Speicherkapazitäten von Endgeräten werden entlastet.
Fazit: Mit diesen Quick Wins erzielen Sie mit wenig Aufwand hohen Profit
Mit einem ERP-System haben Sie die Möglichkeit, in kurzer Zeit die Effizienz und Effektivität in verschiedenen Arbeitsbereichen zu steigern. Nicht nur werden Mitarbeiter*innen entlastet, es können ebenfalls Prozesse digitalisiert und optimiert werden. So können Sie mit einer passenden ERP-Lösung Ihr Unternehmen zügig weiter nach vorne bringen. Weitere Tipps zur erfolgreichen ERP-Implementierung gibt Ihnen unser Whitepaper.
