Transparenz auf Knopfdruck: 6 Beispiele, wie ein ERP-System die Auskunftsfähigkeit Ihres Unternehmens verbessert

20.07.2018 Lesezeit: 7 Min.
Transparenz auf Knopfdruck: 6 Beispiele, wie ein ERP-System die Auskunftsfähigkeit Ihres Unternehmens verbessert
Frank Rieg
Frank Rieg
Head of Business Solution Team, Asseco Solutions AG Niederlassung Karlsruhe

Auskunftsanfragen gehören in jedem Unternehmen zum Alltag. Externe wie interne Stakeholder fordern regelmäßig Informationen an und erwarten eine schnelle Antwort. Je nach Art und Umfang bringen diese Anfragen eine Menge Aufwand mit sich. Sie manuell zu bearbeiten, ist in den meisten Fällen nicht sehr effektiv. Stattdessen sollten Unternehmen hierfür die Funktionen Ihres ERP-Systems nutzen. Dazu sechs Beispiele aus der Praxis:

Beispiel 1: Intrastat-Meldungen

Laut EG-Verordnung Nr. 638/2004 sind Unternehmen, die Handel mit anderen Staaten der Europäischen Gemeinschaft betreiben und dabei die Schwellenwerte von jährlich 500.000 Euro (Exporte) bzw. 800.000 Euro (Importe) übersteigen, dazu verpflichtet, ihre Importe und Exporte monatlich zu melden. In Deutschland ist hierfür das Statistische Bundesamt verantwortlich. Verkauft und verschickt zum Beispiel ein deutsches Produktionsunternehmen Waren an einen Kunden in Frankreich, muss es die dazugehörigen Daten (Lieferumfang, Eigenmasse der Produkte, Rechnungsbeträge, etc.) auf elektronischem Weg an das Statistische Bundesamt weiterleiten.

Diese Daten manuell aus verschiedenen Dokumenten und Software-Systemen herauszusuchen (zum Beispiel in Form einer Excel-Tabelle), kostet Zeit. Bei ERP-Systemen gehört es dagegen zu den Standardfunktionen, detaillierte Lieferdaten auf Knopfdruck zu generieren. Entsprechende Module bereiten die Daten aus Wareneingang und Versand so auf, dass sie problemlos an das Statistische Bundesamt geliefert werden können.

Beispiel 2: Berichte an die Geschäftsführung

Auch die Auskunftsfähigkeit gegenüber internen Stakeholdern sollte nicht unterschätzt werden. Beispielsweise benötigt die Geschäftsleitung aktuelle, aussagekräftige Kennzahlen als Grundlage strategischer Entscheidungen. Dazu zählen KPIs wie Durchlaufzeit, Liefertermintreue und Ausschussquote sowie die Ergebnisse der Gewinn- und Verlustrechnung.

ERP-Systeme ermöglichen es, die manuelle Datensuche im Unternehmen durch automatisierte Prozesse zu ersetzen.

Im Idealfall dient das ERP-System in diesem Zusammenhang als Informations-Cockpit für das Management. Sofern ein Unternehmen über ein gut ausgearbeitetes Kennzahlensystem verfügt, können Mitarbeiter individuelle Dashboards erstellen, die alle relevanten KPIs automatisch aus den Datenbanken der ERP-Software zusammentragen und visuell aufbereiten. Das erleichtert das Reporting enorm.

Beispiel 3: Informationspflichten gemäß DSGVO

Die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU, die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist, hat zahlreiche neue Informationspflichten für Unternehmen mit sich gebracht. Dazu gehört unter anderem das Recht auf Datenübertragbarkeit: Natürliche Personen haben laut Art. 20 DSGVO das Recht, sämtliche personenbezogenen Daten, die ein Unternehmen über sie erhoben hat, in einem gängigen maschinenlesbaren Format (z.B. XML) zu erhalten. Kommt ein Unternehmen solch einer Anfrage nicht pflichtgemäß nach, droht ihm gemäß DSGVO ein Bußgeld.

Auch hier ermöglichen ERP-Systeme ein effizienteres Vorgehen. Schließlich ist es wesentlich einfacher, Daten aus einer zentralen Datenbank herauszusuchen, als aus verschiedenen Einzelbeständen. Vor allem dann, wenn die Daten aus Software-Systemen stammen, die nur von einzelnen Abteilungen genutzt werden. Dann sorgen Nachfragen und Abstimmungsprobleme für zeitliche Verzögerungen.

Beispiel 4: Die jährliche Wirtschaftsprüfung

Gemäß Handelsgesetzbuch sind Unternehmen ab einer bestimmten Größe dazu verpflichtet, jährlich eine Wirtschaftsprüfung durchführen zu lassen. In solch einem Fall besteht ebenfalls die Verpflichtung, den zuständigen Wirtschaftsprüfern alle nötigen Kennzahlen und Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Der manuelle Ansatz ist auch hier ineffizient und fehleranfällig. ERP-Systeme ermöglichen an dieser Stelle eine schnelle Zusammenfassung aller relevanten Daten. Das erleichtert den Wirtschaftsprüfern ihre Arbeit und sorgt dafür, dass sich der damit verbundene Aufwand auch für das geprüfte Unternehmen in Grenzen hält.


Stakeholdern jederzeit ohne großen Aufwand Auskunft über die Zahlen gebenDie Auskunftsfähigkeit gegenüber Stakeholdern spielt im digitalen Zeitalter eine wichtige Rolle.


Beispiel 5: Präferenzkalkulationen

Für exportorientierte Unternehmen gehört es zum Alltag, dass der Zoll für ihre Exportgüter eine Präferenzkalkulation verlangt. In dieser muss der Exporteur angeben, welche Materialien in seinen Produkten verbaut sind und welchen Wert diese besitzen. Die dazugehörige Kalkulation ist häufig mit hohem Aufwand verbunden. Bestehen die Produkte eines Maschinenbauers beispielsweise aus einer Vielzahl an Einzelkomponenten, muss er diese im Rahmen der Kalkulation allesamt aufführen. Scheut er vor diesem Aufwand zurück, erstellt der Zoll eine eigene Kalkulation – und die ist selbstverständlich nicht optimal auf die Interessen des Exporteurs ausgerichtet.

Die Präferenzkalkulation manuell zu erstellen, kostet in der Regel viel Zeit. Deswegen ist es auch an dieser Stelle wesentlich sinnvoller, wenn Unternehmen für diese Aufgabe auf ihr ERP-System setzen. Dort sind die entscheidenden Informationen für die Kalkulation vorhanden und können leicht exportiert werden.

Beispiel 6: Kreditanträge bei Banken

Möchten Unternehmen einen Kredit bei einer Bank aufnehmen, ist dies mit einem umfangreichen Dokumentationsprozess verbunden. Die Bank möchte vor der Kreditvergabe eine detaillierte Prozess- und Risikoanalyse erhalten. Danach macht sie wiederum die Konditionen des Kredits fest.

Hierbei sind ERP-Systeme auf zwei unterschiedlichen Ebenen von Nutzen: Zum einen unterstützen sie das Unternehmen dabei, alle relevanten Geschäftsdaten zeitnah an die Bank zu liefern. Dieser Vorgang würde manuell deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen. Zum anderen verbessert sich der Eindruck, den die Bankangestellten von dem Unternehmen gewinnen. Sind die Daten wohl strukturiert und vollständig, macht dies auf die Bank einen seriösen, zuverlässigen Eindruck. Das erhöht die Chance, einen Kredit mit möglichst vorteilhaften Konditionen zu erhalten.


ERP-Systeme ermöglichen es, die manuelle Datensuche im Unternehmen durch automatisierte Prozesse zu ersetzen.ERP-Systeme ermöglichen es, die manuelle Datensuche im Unternehmen durch automatisierte Prozesse zu ersetzen.


Gesteigerte Transparenz dank ERP-System

Was die Transparenz betrifft, sind die Anforderungen an Unternehmen im digitalen Zeitalter noch weiter gestiegen. Daher ist es wichtig, dass Sie in Ihrer Organisation über Werkzeuge und Prozesse verfügen, mit denen Sie diesen neuen Anforderungen gerecht werden können. Excel-Tabellen sind in diesem Zusammenhang schon lange nicht mehr die beste Lösung. Denn dafür muss eine Kollegin oder ein Kollege alle relevanten Daten per Hand zusammensuchen und aufbereiten. Das kostet Zeit und birgt großes Fehlerpotential.

ERP-Systeme erlauben Ihnen, manuelle Datensuche durch automatisierte Prozesse zu ersetzen. Sie bilden sämtliche Abläufe Ihres Unternehmens ab und bieten schnellen Zugriff auf alle Daten, die für interne wie externe Stakeholder von Interesse sind. Darüber hinaus verfügen moderne ERP-Lösungen über eine Reihe von Modulen und Funktionen, die das Verfassen von Berichten vereinfachen und beschleunigen. Das senkt wiederum den Aufwand für Ihre Mitarbeiter und erhöht die Auskunftsfähigkeit der gesamten Organisation.

Im Idealfall berücksichtigen Sie bereits bei der ERP-Auswahl sämtliche Auskunftspflichten, die Teil Ihres Geschäftsalltags sind. Wir empfehlen daher, dass Sie bereits im Lastenheft festhalten, welche Informationen Ihr neues ERP-System an welche Stakeholder liefern muss. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie das perfekte Lastenheft verfassen, hilft Ihnen unser Whitepaper „Der richtige Weg zum ERP-Lastenheft“ sicher auf die Sprünge.

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