Usability – Warum sie bei jeder ERP-Auswahl zur Sprache kommen muss

20.03.2017 Lesezeit: 5 Min.
Usability – Warum sie bei jeder ERP-Auswahl zur Sprache kommen muss
Dr. Nina Bär
Dr. Nina Bär
Usability Engineer, Asseco Solutions AG

Wenn es darum geht, die Qualität einer ERP-Lösung einzuschätzen, achten Entscheider in der Regel auf harte Fakten:

  • Welche Features bringt das System mit?
  • Wie gut unterstützt es die wichtigsten Geschäftsprozesse?
  • Wie hoch sind die Kosten?

Es gibt aber noch einen weiteren Faktor, der auf den ersten Blick unscheinbar wirkt - der aber enormen Einfluss auf den Mehrwert eines ERP-Systems hat: der Bedienkomfort (oder auch Usability).

Usability generiert auch für das Unternehmen einen Mehrwert

Schlechte Usability ist keine vernachlässigbare Eigenschaft eines ERP-Systems. Lässt sich die Software umständlich bedienen, beeinträchtigt sie unweigerlich Ihre Prozesse. Lange Klickstrecken, schlechte Informationsdarstellung und mangelndes Feedback bei Fehlern sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter für die Aufgabenbearbeitung deutlich mehr Zeit brauchen.

ERP-Lösungen mit guter Usability sind dagegen einfach zu lernen. Sie bringen ein ausgeklügeltes User Interface mit, das Features und Funktionen auf eine intuitive Art abbildet. Anwender sollen nicht darüber nachdenken müssen, wie sie einen neuen Produktionsauftrag in das System eingeben - sie sollen es einfach tun.

Das senkt natürlich auch den Schulungsaufwand. Ist ein ERP-System einfach zu erlernen, kommen Sie mit weniger oder kürzeren Trainings sowie einem geringeren Vorbereitungsaufwand aus.

Ein komfortables ERP-System wird leichter akzeptiert

Gute Usability spart also Kosten, indem sie Anwendungsfälle effizienter gestaltet und den Schulungsaufwand senkt. Aber vergessen wir auch nicht die weichen Faktoren: Ein ERP-System mit hoher Usability ist einfach angenehmer zu bedienen. Das ist nicht nur nice-to-have. Der Bedienkomfort spielt eine große Rolle, wenn es um Anwenderakzeptanz geht.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern ein neues ERP-System vor die Nase setzen, das jeden Handgriff komplizierter und umständlicher macht, sehen Sie sich bald mit einem Netzwerk aus Workarounds konfrontiert. Die Anwender weichen lieber wieder auf alternative Systeme oder simple Excel-Tabellen aus, anstatt sich mit der umständlichen ERP-Lösung zu befassen - und Ihr schönes neues System verstaubt.

Wie definiert man Usability?

Usability ist also ein unverzichtbares Kriterium bei der der ERP-Auswahl. Aber wie schätzt man dieses Kriterium ein? Wie erkennt man Usability?

Bevor wir uns der Einschätzung widmen, sollten wir erst einmal festlegen, was Usability eigentlich ist. In Deutschland ist die Gebrauchstauglichkeit einer Software in ISO 9241-11 definiert: Ein Nutzer muss in einem bestimmten Kontext eine bestimmte Arbeitsaufgabe effektiv, effizient und zufriedenstellend bewältigen können.

Vereinfacht gesagt heißt das: eine gebrauchstaugliche Software darf den Nutzer nicht dabei behindern, seine Arbeit zu erledigen. Sie darf einzelne Handgriffe nicht blockieren, Arbeitsabläufe nicht verzögern und den Benutzer nicht unnötig frustrieren.

ISO 9241-11 geht natürlich noch viel weiter, aber für unsere Zwecke reicht diese Definition erst einmal aus.

So schätzen Sie die Usability eines ERP-Systems ein

Wie erkennt man nun im Vorfeld, ob ein ERP-System anwenderfreundlich oder nicht? Die Antwort ist: Sie müssen es ausprobieren.

Leider gibt es keinen Schnelltest für Usability. Es gibt keine drei Punkte, die Ihnen sofort verraten, ob eine ERP-Lösung genügend Bedienkomfort bietet oder nicht. Die einzigen, die das wirklich einschätzen können, sind die Anwender - diejenigen, die jeden Tag mit dem System arbeiten werden.

Wenn Sie Usability also als Kriterium für die ERP-Auswahl etablieren wollen (und das ist immer eine gute Idee), hilft nur eines: Ausprobieren. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, die Systeme auf Ihrer Shortlist unter realen Bedingungen kennenzulernen.

Wählen Sie dazu typische ERP-Anwender aus und keine Spezialisten aus der IT-Abteilung. Arbeiten Sie mit realen Anwendungsfällen aus dem Geschäftsalltag, nicht mit hypothetischen Beispielen. Spielen Sie mit Fehleingaben und überprüfen, wie Ihnen das ERP-System bei der Erkennung und Behebung assistiert.

Dabei können Sie dem ERP-Anbieter ruhig Feedback zu allem geben, was Ihnen nicht gefällt. Vielleicht gibt es ja Optionen oder Einstellungsmöglichkeiten, um diese Schwächen zu beheben. Der Anbieter wird Ihnen dafür danken, denn er kann diese Informationen dazu nutzen, seine ERP-Lösung benutzerfreundlicher zu gestalten.

Für schlechte Usability gibt es oft Warnsignale

Am Ende des Tages sind Nutzertests individuelle Prozesse. Jeder Anwender wird das ERP-System und dessen Bedienbarkeit subjektiv beurteilen. Das macht es natürlich schwer, die Usability der Software als Big Picture einzuschätzen.

Trotzdem gibt es einige Faktoren, die auf geringen Bedienkomfort einer ERP-Lösung hinweisen. Hier sind ein paar Warnsignale, auf die Sie beim Testen achten sollten:

  • Inhalte sind schwer erkennbar - Sind z. B. Schriften oder Icons zu klein?
  • Zusammengehörige Informationen sind nicht verständlich gruppiert - Sind Informationen nicht da, wo Sie sie erwarten würden?
  • Unzureichendes Feedback - Teilt Ihnen das System nicht mit, warum Ihre Eingabe abgelehnt wurde?
  • Pflichtfelder sind nicht gekennzeichnet - Erfahren Sie erst beim Absenden eines Formulars, welche Informationen Sie nachtragen müssen?

Diese Aufzählung ist natürlich bei weitem nicht komplett. Aber sie gibt Ihnen einen ersten Überblick darüber, worauf Sie bei Nutzertests achten sollten.

Usability sollte bei jeder ERP-Einführung eine Rolle spielen

Usability ist ein Bereich, der auf den ersten Blick unscheinbar wirkt. Harte Fakten wie Preis oder Funktionsumfang stehen bei der ERP-Auswahl in der Regel im Fokus. Aber den Bedienkomfort als Auswahlkriterium mit einzubeziehen kann sich lohnen. Sie sparen nicht nur langfristig Kosten ein, sondern senken auch den Widerstand Ihrer Mitarbeiter gegen das neue ERP-System.

Die Usability einer ERP-Lösung einzuschätzen ist zwar nicht ganz einfach. Aber mit ein wenig Ausprobieren erhalten Sie schnell ein Gefühl dafür, was Ihre Anwender von der Software halten. Probieren Sie es einfach mal aus.

Wenn Sie noch tiefer in das Thema Bedienbarkeit einsteigen wollen, sollten Sie einen Blick in unser Whitepaper „Usability: Wie ich als Nutzer ein gutes ERP-System erkenne“ werfen. Es enthält nicht nur einer erweiterte Definition von Usability, sondern auch viele nützliche Tipps, die Ihnen beim Einschätzen des Bedienkomforts helfen.

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