Warum ERP-Projektleiter und Geschäftsleitung eng zusammenarbeiten müssen

24.10.2016 Lesezeit: 4 Min.
Warum ERP-Projektleiter und Geschäftsleitung eng zusammenarbeiten müssen
Christian Leopoldseder
Christian Leopoldseder
Managing Director Austria, Asseco Solutions AG
Christian Leopoldseder ist seit 2004 bei Asseco tätig. Er leitet alle Niederlassungen in Österreich und ist Geschäftsführer von Assecos KI-Tochter SalesBeat.
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Projektleiter und Key-User sind nicht die einzigen Personen, die ein ERP-Projekt umsetzen. An dieser Aufgabe ist das ganze Unternehmen beteiligt. Besonders der Führungsetage fällt eine wichtige Rolle zu. Unterstützung der Geschäftsleitung verleiht dem Projekt die nötige Dringlichkeit und hält den Verantwortlichen den Rücken frei. Auch wenn Führungskräfte nicht unmittelbar an der ERP-Einführung beteiligt sind, sollten Sie ihren Einfluss auf keinen Fall unterschätzen. Steht die Geschäftsführung nicht hinter der Projektleitung sind Verzögerungen und Konflikte bereits vorprogrammiert.

Die Projektleitung ist der Stellvertreter der Geschäftsführung im ERP-Projekt

Damit Projektleiter und Projektleiterinnen ihre Aufgabe erfüllen können, brauchen sie ausreichende Befugnisse. Sie müssen:

  • über ein eigenes Budget verfügen
  • Mitarbeiter von Projekten abziehen können
  • Key-User auswählen dürfen
  • Abläufe innerhalb und zwischen Abteilungen ändern können

All diese Elemente sind unbedingt notwendig, um ein ERP-Projekt erfolgreich umzusetzen. Zwar ist es theoretisch möglich, dass die Geschäftsleitung alle Befugnisse für sich behält und die Projektleitung lediglich als Vermittler einsetzt. In der Praxis ist jedoch ein weisungsbefugter Stellvertreter die bessere Wahl.

Micro-Management ist nicht die Aufgabe der Führungsetage

Zum einen ist das eine Frage der Organisation. Häufige Zwischenfragen bei den Vorgesetzten stören den reibungslosen Projektablauf. Es kommt immer wieder zu Verzögerungen und Unterbrechungen. Ist der Ansprechpartner häufig unterwegs, können dadurch sogar Phasen des Stillstands entstehen: Es geht erst weiter, wenn der Chef wieder da ist.

Solch ein Missstand ist fast immer das Resultat fehlenden Vertrauens der Führungsetage. Führungskräfte glauben nicht an die fachliche Kompetenz der Projektleitung und mischen sich immer wieder in Entscheidungsprozesse ein. Das stört die Projektorganisation: Abläufe dauern länger als nötig und Entscheidungen werden permanent hinterfragt. Effizient ist das nicht.

Fehlendes Vertrauen in die ERP-Projektleitung führt zu Konflikten

So unangenehm eine unnötig komplizierte Projektorganisation auch ist – fehlender Rückhalt der Geschäftsführung hat eine noch viel schädlichere Wirkung auf die ERP-Einführung: Sie schwächt die Position des Projektleiters gegenüber des Teams.

Seien wir einmal ehrlich: Würden Sie einen Teamleiter akzeptieren, der alle fünf Minuten sagt „Moment, da muss ich erst den Chef fragen“? Wohl eher nicht. Eine schwache Projektleitung fördert daher unweigerlich Konflikte. Kollegen stellen Entscheidungen immer häufiger in Frage und verzögern das Projekt unnötig.

Fehlender Rückhalt der Geschäftsleitung verzögert das ERP-Projekt

Besonders deutlich wird das im Kontext des aktuellen Tagesgeschäfts. Oft priorisieren Mitarbeiter ihre Kernaufgaben. Dem ERP-Projekt widmen sie sich erst, wenn sie nichts anderes mehr zu tun haben. Offensichtlich sprengt das jeden Zeitplan. Soll das ERP-System zu einem festen Zeitpunkt einsatzbereit sein, muss die Projektleitung daher Leistung ihrer Kollegen einfordern können.

Betrachten wir zusätzlich noch externe Projektmitarbeiter, nehmen die Verzögerungen noch weiter zu. Zeigt die Projektleitung keine Führungsstärke, wenden sich manche Berater lieber direkt an die Geschäftsleitung – Sie übergehen ihren eigentlichen Ansprechpartner einfach. Das führt wiederum zu Missverständnissen, Verwirrung und Reibungsverlusten.

Eine starke ERP-Projektleitung kommt allen zu Gute

Damit solche Szenarien gar nicht erst aufkommen, sollte die Geschäftsleitung die Projektverantwortlichen mit genügend Freiheiten und Befugnissen ausstatten. Starke Projektleiter oder Projektleiterinnen sind ein Segen für das Projekt und das Unternehmen, denn sie schaffen Klarheit und verhindern Kompetenzgerangel.

Kommunizieren Sie diesen Rückhalt auch klar und deutlich an das ganze Unternehmen sowie externe Partner. So beugen Sie Konflikten zusätzlich vor. Die Projektleitung vertritt eindeutig die Interessen der Geschäftsleitung – das gilt auch für Kritik an ihren Entscheidungen.

Geschäfts- und Projektleitung ziehen an einem Strang

Fehlender Rückhalt durch die Geschäftsführung ist ein häufiger Grund für das Scheitern eines ERP-Projekts. Die Gründe sind vielfältig. In manchen Fällen unterschätzen Unternehmen die Komplexität einer ERP-Einführung und gestatten der Projektleitung keine Eingriffe in das Tagesgeschäft. In anderen Fällen stecken interne Konflikte dahinter.

Was auch immer die Ursache ist: Lassen Sie nicht zu, dass der Chef zum Flaschenhals wird. Arbeiten Geschäfts- und Projektleitung von Anfang an zusammen, verhindern Sie eine Menge Probleme, bevor sie überhaupt entstehen.

Wenn Sie weitere Stolpersteine kennenlernen wollen, die ein ERP-Projekt zu Fall bringen können, sei Ihnen unser Whitepaper „Die 8 Todsünden eines ERP-Projekts“ ans Herz gelegt. Es stellt neben dieser noch sieben weitere Herausforderungen vor, auf die Sie sich vorbereiten sollten.

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