Bevor Sie mit der ERP-Einführung beginnen, müssen Sie zunächst einmal festlegen, was Ihr neues ERP-System alles können soll. Daher ist die Anforderungsanalyse der erste Schritt jedes ERP-Projekts. Hierbei definieren Sie, welche Funktionen Sie benötigen und welche Rahmenbedingungen die ERP-Software erfüllen muss (nötige Schnittstellen, Datenschutzrichtlinien etc.).
Wenn die Mitglieder Ihres Projektteams die besprochenen Anforderungen unterschiedlich interpretieren, kommt es im weiteren Verlauf der ERP-Einführung unweigerlich zu Missverständnissen. Darum ist es wichtig, dass Sie die Analyse-Ergebnisse exakt und unmissverständlich festhalten. Das geschieht in Form eines schriftlichen Dokuments: dem Lastenheft.
Warum brauche ich ein Lastenheft?
Das Lastenheft hat zwei wichtige Funktionen.
Zum einen unterstützt Sie das Lastenheft bei allen Entscheidungen, die Sie im Laufe der ERP-Einführung treffen müssen. Das bezieht sich in erster Linie auf Longlist und Shortlist sowie die Anbieterauswahl. Die Anforderungen, die im Lastenheft festgehalten sind, sind hierfür wichtige Entscheidungskriterien.
Das heißt jedoch nicht, dass Ihr Lastenheft für die Implementierung keine Rolle mehr spielt. Es bleibt auch danach ein hilfreiches Werkzeug für das Projekt-Monitoring und unterstützt Sie bei Rückfragen bezüglich der Detailumsetzung einzelner Prozesse.
Zum anderen ist das Lastenheft auch für die ERP-Anbieter auf Ihrer Long- bzw. Shortlist entscheidend, denn es enthält alle relevanten Informationen über Sie und Ihre individuellen Anforderungen. Dadurch erfüllt das Lastenheft eine wichtige Briefing-Funktion. Es ermöglicht ERP-Anbietern, auf Ihre Anfrage mit spezifischen Lösungsvorschlägen zu antworten.
Auch diese Funktion des Lastenhefts endet nicht mit der Systemauswahl. Die dort festgehaltenen Anforderungen sind gleichzeitig auch die Erwartungen, die Sie an Ihr neues ERP-System stellen. Daher ist das Lastenheft aus Anbietersicht ein Leitfaden für ERP-Implementierung – eine grundlegende Zielbeschreibung, an der Ihr Dienstleister sich orientieren kann.
Ein gutes ERP-Lastenheft unterstützt alle Beteiligten. Es ist sowohl Entscheidungshilfe für das Unternehmen als auch Leitfaden für den ERP-Anbieter.
Was steht in einem Lastenheft?
Ein gutes Lastenheft enthält mehr als eine Liste von Anforderungen. Es schafft darüber hinaus auch Kontext, der es ERP-Anbietern erleichtert, den Inhalt des Dokuments richtig zu interpretieren.
Funktionale und nicht-funktionale Anforderungen sind keineswegs absolute Aussagen, die nur eine Interpretation zulassen. Sie beschreiben oft nur ein Ziel, für das verschiedene Lösungswege denkbar sind. Daher ist es wichtig, Ihr Lastenheft mit weiteren Informationen anzureichern. Auf diese Weise fällt es ERP-Anbietern leichter, einen Lösungsansatz zu entwickeln, der zu Ihnen passt.
Es gibt vier Punkte, die in jedem Lastenheft enthalten sein sollten:
- Unternehmensbeschreibung (Name, Branche, Rechtsform, Standorte etc.)
- Aktuelle IT-Infrastruktur (Haben Sie bereits ein ERP-System? Gibt es weitere Software-Lösungen, die per Schnittstelle angebunden werden müssen?)
- Funktionale/nicht-funktionale Anforderungen (Ergebnisse Ihrer Anforderungsanalyse)
- Zeitplan (Bis wann erwarten Sie Antwort? Wann sollen die ERP-Workshops stattfinden? Wann soll die Implementierung beginnen?)
Hinzu kommen drei weitere Punkte, die zwar streng genommen optional sind, aber die Qualität Ihres Lastenhefts erhöhen:
- Marktumfeld, Produkte und Leistungen (Was verkaufen Sie? Wer sind Ihre Konkurrenten?)
- Alleinstellungsmerkmale und Stärken (Was unterscheidet Sie von anderen Anbietern?)
- Ansprechpartner (An wen kann sich der ERP-Anbieter bei Rückfragen wenden?)
So könnte die Struktur Ihres Lastenhefts aussehen.
Natürlich ist das nur ein grober Überblick. Ein Lastenheft zu verfassen kann gut und gerne drei bis vier Monate in Anspruch nehmen. Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, was ein gutes Lastenheft ausmacht, sollten Sie einen Blick in unser Whitepaper „Der richtige Weg zum ERP-Lastenheft“ werfen. Es enthält noch viele weitere nützliche Informationen.
