Was treibt die Kosten eines ERP-Projekts in die Höhe?

12.02.2020 Lesezeit: 8 Min.
Was treibt die Kosten eines ERP-Projekts in die Höhe?
Alfred Göllner
Alfred Göllner
Head of Business Solution Team, Asseco Solutions AG
Alfred Göllner ist seit mehr als 25 Jahren im ERP-Bereich aktiv. Als Teamleiter ist er bei Asseco für eine Gruppe von Beratern und Entwicklern verantwortlich.

Die Entscheidung für ein ERP-System ist immer auch eine Kostenfrage. Jedes Unternehmen muss abwägen, ob die Vorteile einer modernen ERP-Lösung den finanziellen Aufwand des Implementierungsprojekts wert sind. So manche ERP-Einführung ist nicht über die Konzeptionsphase hinausgekommen, weil die Investitionskosten eine zu große Hürde darstellten.

Doch die Kosten eines ERP-Systems sind nicht zu 100 Prozent fix. Es gibt durchaus einen variablen Anteil, den Sie optimieren können. Wenn Sie wissen, wie sich die Projektkosten zusammensetzen und welche Faktoren den Preis nach oben treiben, haben Sie deutlich mehr Einflussmöglichkeiten, können Fehlentwicklungen früher erkennen und rechtzeitig gegenlenken.

Wie setzen sich die Kosten der ERP-Einführung zusammen?

Pauschal lassen sich leider keine konkreten Aussagen über die Kostenstruktur eines ERP-Projekts treffen. Jedes Unternehmen stellt seine eigenen Anforderungen an ein ERP-System, Anbieter haben unterschiedliche Preismodelle und ERP-Implementierungen sind je nach Organisation anders aufgebaut.

Ein ERP-System hilft dabei, Sprachbarrieren zu beseitigen.Erfahrungswerte aus Projekten zur Hand.

Die ersten beiden Kostenpunkte bilden den fixen Anteil eines ERP-Projekts. Der dritte Punkt ist variabel, also der Anteil, den Sie optimieren können. Hier finden sich auch die größten Kostentreiber.

Eines vorweg: Natürlich haben Dienstleistungen und technische Anpassungen ihre Daseinsberechtigung. Jede ERP-Lösung muss zu einem gewissen Grad an die Bedürfnisse und Prozesse des Unternehmens angepasst werden. Und aus Kostengründen auf die Unterstützung eines Dienstleisters zu verzichten, der wesentlich mehr Erfahrung mit seiner Software und ERP-Implementierungen hat, wäre unklug.

Trotzdem gibt es Fehler, die den variablen Anteil aufblähen, ohne einen Mehrwert zu schaffen. Hier sollten Sie ansetzen, wenn Sie die Kosten Ihres ERP-Projekts im Griff behalten wollen.

Gute Vorbereitung und straffes Projektmanagement tragen entscheidend dazu bei, die Kosten der #ERPEinführung zu senken.

Kostentreiber #1: Unklare Zielsetzung

Wenn eine ERP-Implementierung finanziell aus dem Ruder läuft, liegt das meistens an schlechter Vorbereitung. Das Unternehmen hat die Anforderungsanalyse vernachlässigt und das Projekt somit auf wacklige Füße gestellt.

Spätestens bei der Lastenhefterstellung zeigt sich die Konsequenz dieses Fehlers. Wenn Sie nicht im Vorfeld definieren, was Sie brauchen, bleibt Ihnen als Grundlage nur noch, was die einzelnen Abteilungen wollen. Und diese zwei Perspektiven sind nicht immer identisch.

Kommt die Frage nach dem optimalen Funktionsumfang eines ERP-Systems, gehen einzelne Unternehmensbereiche gerne in die Vollen. Gewünscht ist, was möglich ist. Jede Unterstützung der eigenen Arbeitsabläufe ist positiv und jedes Feature kann sich irgendwann als nützlich erweisen. Das Problem bei dieser Betrachtungsweise ist aber, dass sie die Kosten nicht einbezieht.

Bei Ihnen als ERP-Entscheider kommt nur eine Liste mit gewünschten Funktionen an. Ohne Kosten-Nutzen-Analyse wird es Ihnen allerdings schwerfallen, diese Anforderungen zu priorisieren. Eine solche Analyse benötigt wiederum klare Zielvorgaben, sonst kann sie den Nutzen nicht klar spezifizieren. Oder einfach gesagt: Wenn Sie nicht definieren was wichtig ist, ist alles wichtig.

Infolgedessen haben schlecht vorbereitete Unternehmen oft viel zu hohe Anforderungen an ihr neues ERP-System. Sie bestehen auf unnötige Funktionen und Anpassungen, was wiederum die Kosten nach oben treibt.

Kostentreiber #2: Fehlende Anforderungsanalyse

Meistens realisieren Unternehmen falsche Anforderungen bereits in einer frühen Phase des ERP-Projekts. Seriöse ERP-Anbieter analysieren die Vorgaben des Kunden im Rahmen des Fachkonzepts und weisen auf Schwachstellen hin. Zusammen arbeiten beide Seiten dann ein Anforderungsprofil aus, das die Realität besser widerspiegelt.

Dieser Fall tritt in der Regel auf, wenn das Unternehmen nur vage Ziele definiert hat oder nur auf akute Mängel eingeht, ohne die Hintergründe zu analysieren. In manchen ERP-Projekten ist aber nicht sofort ersichtlich, dass die Zieldefinition Fehler aufweist. Es gibt Organisationen, die ihre Probleme nicht genau identifizieren können. Sie wissen, was schiefläuft – aber nicht warum.

In der Praxis sind solche ERP-Implementierungen für beide Seiten frustrierend. Es gibt kein klares Ziel, auf das alle hinarbeiten können. Vorgaben seitens des Kunden ändern sich häufig und manchmal kommt es sogar zu einer kompletten Neuorientierung im Projektverlauf.

Unnötig zu erwähnen, dass die resultierenden Absprachen und Anpassungen zu deutlichen Mehrkosten führen.

Kostentreiber #3: Einflussreiche Abteilungen

Ein weiterer Kostentreiber im ERP-Projekt kann die Unternehmenspolitik sein. Das gilt besonders für das Machtverhältnis zwischen den Abteilungen.

Gibt es im Unternehmen Bereiche, denen die Geschäftsleitung zu viel Spielraum gewährt, leidet oft die ERP-Einführung darunter. Diese Abteilungen sind es gewohnt, ihren Willen durchzusetzen. Sie bestehen darauf, dass die neue ERP-Lösung ihre Anforderungen exakt erfüllt, und lassen sich auf keine Kompromisse ein. Selbst Nischenprozesse, die selten Anwendung finden, müssen per Anpassungsprogrammierung hinzugefügt werden.

Dass einzelne Abteilungen mit teuren Anpassungswünschen durchkommen, ist oft die Schuld der Projektleitung. Es gehört zu ihren Aufgaben, Vorschläge des Kollegiums hinsichtlich Kosten und Nutzen zu betrachten und gegebenenfalls abzulehnen. Eine schwache Projektleitung, die zu oft ja sagt, kann selbst zum Kostentreiber werden.

Manchmal liegt es aber auch an der Unternehmenshistorie, dass einzelne Abteilungen der ERP-Einführung ihren Stempel aufdrücken können. Es kommt vor, dass ein Bereich schon seit der Gründung hohes Ansehen genießt und eine enge Beziehung zur Geschäftsleitung pflegt. Solche „Fürstentümer“ kommen mit jeder Forderung durch, auch im ERP-Projekt. Der Projektleitung bleibt dann nur noch das direkte Gespräch mit der Führungsebene.

Kostentreiber #4: Geringe Priorität des ERP-Projekts

Manche Unternehmen betrachten die ERP-Einführung als Prozess, der größtenteils im Hintergrund abläuft und daher keinen großen Ressourceneinsatz erfordert. Diese Einstellung ist jedoch kontraproduktiv.

Die ERP-Einführung ist keine Dienstleistung des ERP-Anbieters. Es geht um Ihre Prozesse. Ihre Mitarbeiter müssen sich auf die Veränderungen einlassen. Sie müssen mitarbeiten, sonst kann Ihr ERP-Projekt keinen Erfolg haben.

Einige Unternehmen gewähren der ERP-Einführung nicht die nötige Priorität. Sie ziehen Ressourcen aus dem Projekt ab und weisen sie stattdessen dem Tagesgeschäft zu. Ihr Projektteam besteht aus unerfahrenen Kolleginnen und Kollegen, weil die alten Hasen an anderer Stelle gebraucht werden. Oder sie verschieben Termine, weil aktuelle Kundenprojekte Vorrang haben.

Aus Unternehmenssicht mag dieses Vorgehen Sinn ergeben. Schließlich generiert das Tagesgeschäft Umsatz und das ERP-Projekt nicht. Aber diese Einstellung treibt auch die Kosten der ERP-Einführung nach oben.

Je weniger Priorität Sie dem ERP-Projekt einräumen, desto länger dauert es bis zur Fertigstellung. Jedes zusätzliche Meeting mit dem ERP-Anbieter, jede Terminabsprache und jede Anreise eines ERP-Beraters erhöht Ihre Kosten. Und auch Ihr unerfahrenes Projektteam wird an anderer Stelle gebraucht. Zudem unterlaufen Neulingen oft Fehler, die Experten vermieden hätten.

Zusammengefasst

ERP-Projekte sind mit hohen Kosten verbunden, keine Frage. Schließlich erwerben Sie eine komplexe Software, die Ihre Kernprozesse unterstützt. Aber nur knapp die Hälfte dieser Kosten ist fix. Die andere Hälfte, bestehend aus Dienstleistungen und technischen Anpassungen, ist variabel. Und genau hier können Sie ansetzen. Wenn Sie ein paar Richtlinien befolgen, können Sie die häufigsten Kostentreiber der ERP-Implementierung unter Kontrolle halten:

  • Bereiten Sie sich gut auf Ihr ERP-Projekt vor. Widmen Sie der Anforderungsanalyse die nötige Aufmerksamkeit und definieren Sie so präzise wie möglich, was Ihr neues ERP-System können soll.
  • Lassen Sie nicht zu, dass einzelne Abteilungen den Scope Ihres Projekts nach oben treiben. Wählen Sie eine Person für die Projektleitung, die ihren Kolleginnen und Kollegen Paroli bieten kann und die Kostenperspektive nie aus den Augen verliert.
  • Weisen Sie der ERP-Einführung eine angemessene Priorität zu. Je mehr Sie das Projekt schleifen lassen, desto höher sind am Ende Ihre Kosten.

Anforderungsanalyse und Konzeption stellen schon früh die Weichen für den finanziellen Aufwand Ihres ERP-Projekts. Mit einem guten Lastenheft, das alle Nötige abdeckt, schaffen Sie eine gute Grundlage und sparen am Ende sogar Geld. Wenn Sie wissen möchten, wie das perfekte Lastenheft aussieht, empfehlen wir Ihnen unser Whitepaper „Der richtige Weg zum ERP-Lastenheft“.

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