Wenn das ERP-System in die Jahre kommt – wann lohnt sich der Wechsel?

12.07.2018 Lesezeit: 8 Min.
Wenn das ERP-System in die Jahre kommt – wann lohnt sich der Wechsel?
Markus Reichl
Markus Reichl
Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
Markus Reichl hat mehr als 20 Jahre Erfahrung in der ERP-Branche. Als Teil des Vertriebskompetenzteams unterstützt er die Vertriebsphase auf fachlicher Ebene.
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Jedes Produkt – egal ob physisch oder digital – hat seine eigene Lebensdauer. Das gilt auch für ERP-Systeme. Irgendwann kommt der Punkt, an dem eine ERP-Lösung nicht länger die Anforderungen des Tagesgeschäfts erfüllt. Funktionen fehlen, die Usability ist nicht mehr zeitgemäß und die Produktivität sinkt. Ist dieser Punkt gekommen, muss sich das Unternehmen die Frage stellen, ob das ERP-System immer noch alle Anforderungen erfüllt – oder ob es Zeit für einen Wechsel ist.

Aber wie erkennt man diesen Zeitpunkt? Die optimale Nutzungsdauer eines ERP-Systems unterscheidet sich schließlich von Unternehmen zu Unternehmen. Trotzdem gibt es ein paar Warnsignale. Hier sind vier klare Anzeichen dafür, dass Sie einen Wechsel Ihrer ERP-Lösung in Erwägung ziehen sollten:

1. Das ERP-System deckt nicht länger alle Geschäftsprozesse ab

Unzureichende Prozessabdeckung ist ein deutliches Warnsignal, das auf ein veraltetes ERP-System hindeutet. Gerade im Informationszeitalter verändern sich Business-Prozesse und Geschäftsmodelle rasant. Eine ERP-Lösung mag bei ihrer Einführung alle Abläufe optimal unterstützen, aber dieser Status ist nicht in Stein gemeißelt. Unternehmen entwickeln sich mit der Zeit weiter. Sie stellen neue Mitarbeiter ein, eröffnen neue Standorte, entwickeln neue Produkte und konzipieren neuartige Angebote. Damit ändern sich natürlich auch die Anforderungen an das ERP-System.

Mit der Zeit entsteht dadurch eine Lücke zwischen dem Funktionsumfang der ERP-Lösung und dem tatsächlichen Vorgehen der einzelnen Abteilungen. Notwendige Schritte sind nicht länger vom ERP-System abgedeckt, dafür aber obsolete Prozesse, die niemand mehr anwendet.

Einige Alterserscheinungen können mit Updates oder Anpassungen behoben werden. Große Funktionslücken, fehlenden Schnittstellen und einer angestaubte Technologiebasis fordern aber meist eine moderne ERP-Lösung.

Natürlich ist es möglich, diese Lücke mithilfe zusätzlicher Anpassungen zu verringern. Aber: Das verursacht zusätzliche Kosten. Diese betreffen nicht nur den unmittelbaren Programmieraufwand. Jede Modifikation beeinträchtigt zusätzlich auch die Wartbarkeit des Systems. Je mehr Ihre ERP-Lösung von der ursprünglichen Konfiguration abweicht, desto mehr Aufwand muss der Anbieter in die spätere Pflege der Software stecken. Und damit steigen letztlich auch Ihre Wartungskosten.

2.Das ERP-System ist nur noch Teil eines Software-Flickenteppichs

Manche Unternehmen versuchen, fehlende Funktionen ihres ERP-Systems nachzurüsten, indem sie externe Software-Lösungen anbinden. Sie versprechen sich dadurch geringere Kosten, denn bereichsspezifische Business-Software ist in der Regel günstiger als ein neues ERP-System. Dieser Ansatz ist auf den ersten Blick attraktiv. Er bringt allerdings auch Nachteile mit sich.

Moderne ERP-Lösungen sind darauf ausgelegt, alle relevanten Unternehmensbereiche in einem einheitlichen System abzubilden. Sie bündeln alle wichtigen Informationen in Dashboards und integrieren eine breite Auswahl an Themenfeldern in einer einheitlichen Benutzeroberfläche. Ziel ist, dass Anwender alle wesentlichen Geschäftsprozesse aus einer einzigen Software-Umgebung heraus überwachen und steuern können.

Ist Ihr ERP-System nur ein Teil eines IT-Flickenteppichs, kann es diese Aufgabe nicht länger erfüllen. Stattdessen müssen Benutzer zwischen mehreren Systemen hin und her wechseln. Dieser Vorgang kostet Zeit. Aber er ist nicht das eigentliche Problem dieses Ansatzes. Viel größer ist der Synchronisationsaufwand. Unternehmen setzen in erster Linie aus Kostengründen auf zusätzliche Software-Tools. Demnach gibt es meist auch keine vollständige Integration mit dem ERP-System. Stattdessen erfolgt der Datenaustausch oft manuell, per Excel Sheet. Dieser Ansatz mag günstiger als eine neue ERP-Lösung sein, aber er reduziert auch die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse.

Ist Ihr ERP-System nur noch ein kleiner Teil einer stetig wachsenden Software-Landschaft, sollten Sie sich daher nach einer neuen Lösung umsehen.

Wann lohnt sich der Wechsel auf ein neues ERP-System? Der Wechsel auf ein neues ERP-System sollte gut durchdacht und umfassend geplant werden.

3. Die Technologie des ERP-Systems ist veraltet

Die technologische Basis eines ERP-Systems einzuschätzen, ist nicht ganz einfach. Es gibt allerdings ein paar Warnsignale, auf die jeder achten kann. Ein Beispiel ist die Funktionsumgebung der Software. Die klassische Client/Server-Architektur ist im ERP-Bereich am Aussterben. Modern sind heute Browser-basierte ERP-Lösungen (egal ob sie nun inhouse oder in der Cloud betrieben werden), die größtenteils Hardware-unabhängig sind. Hinzu kommen mobile Applikationen, die sowohl Kollegen im Außendienst als auch die Fertigungsabteilung unterstützen. Gerade KMU setzen solche Funktionen häufig als Standard voraus.

Das bedeutet natürlich nicht, dass jedes Unternehmen ein Cloud-ERP-System mit Mobilapplikation benötigt. Aber: Falls Ihre ERP-Lösung immer noch auf einem Server im Keller läuft, kann das auf veraltete Technologien hinweisen. Moderne ERP-Lösungen haben Legacy-Systemen viel voraus. Ein Systemwechsel kann in diesem Fall hohen Effizienzzuwachs mit sich bringen. Und nicht zuletzt stellt sich auch die Frage, ob die ERP-Lösung zukunftsfähig ist, wenn sie schon heutige Anforderungen nicht mehr adäquat erfüllt.

4. Das ERP-System unterstützt nicht länger die Unternehmensstrategie

Wenn die EPR-Lösung nicht mehr ihren ursprünglichen Zweck erfüllt, müssen nicht unbedingt Alterungseffekte der Grund sein. Es kommt vor, dass sich die Strategie einer Organisation so weit ändert, dass die ERP-Software nicht länger mithalten kann. Im Idealfall geht die langfristige Unternehmensstrategie bereits in das Lastenheft mit ein. Aber das ist nicht immer möglich. Manchmal muss die Organisation relativ kurzfristig auf externe oder interne Einflüsse reagieren. Zum Beispiel auf Gesetzesänderungen oder technologische Entwicklungen. In anderen Fällen sind ERP-Systeme so lange im Einsatz, dass sich die Unternehmensstrategie mit der Zeit an ihnen vorbeientwickelt.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie expandieren ins Ausland. In dem Fall muss Ihr ERP-System Anforderungen erfüllen, die bei einem rein nationalen Einsatz nicht gegeben sind. Mehrsprachigkeit spielt etwa eine viel größere Rolle, auch in Bezug auf den Output des Systems (z. B. erstellte Rechnungen). Das Gleiche gilt für Intercompany-Kommunikation. Kann Ihre ERP-Lösung rechtlich unabhängige Standorte koordinieren? Und vergessen wir nicht die rechtlichen Anforderungen anderer Länder. Ihr ERP-System mag zwar die Anforderungen eines einzelnen Standorts optimal abdecken. Bereits eine einzelne Niederlassung im Ausland kann jedoch eine Fülle von neuen Anforderungen mit sich bringen, denen das System in seiner jetzigen Form nicht gewachsen ist.

Achten Sie also darauf, dass Ihr ERP-System immer auch Ihre Unternehmensstrategie unterstützt. Tut es das nicht mehr, ist ein Systemwechsel empfehlenswert.

Ein neues ERP-System kann sich lohnen

Wenn Sie erkennen, dass Ihr ERP-System in die Jahre gekommen ist, heißt das nicht zwangsläufig, dass Sie sofort umsteigen müssen. Einige Alterserscheinungen können Sie mit Updates oder nachträglichen Anpassungen beheben. Leidet Ihr System jedoch unter Funktionslücken, fehlenden Schnittstellen und einer angestaubten Technologiebasis, ist vermutlich der Zeitpunkt gekommen, an dem Sie über eine neue, moderne ERP-Lösung nachdenken sollten.

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