Wie sorge ich für bessere ERP-Workshops?

05.09.2019 Lesezeit: 5 Min.
Wie sorge ich für bessere ERP-Workshops?
Patrick Mathis
Patrick Mathis
Head of Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
Patrick Mathis ist Leiter des Vertriebskompetenzteams und blickt auf 25 Jahre ERP-Erfahrung zurück.
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ERP-Workshops sind eine hervorragende Entscheidungsgrundlage für die finale System-Auswahl. Die ein- bis zweitägigen Veranstaltungen bieten Ihnen Gelegenheit, alles Wichtige über den ERP-Anbieter und seine Software-Lösung zu erfahren.

Doch Vorsicht: ERP-Workshops sind keine reinen Informationsveranstaltungen. Sie können sich nicht einfach zurücklehnen und alles dem ERP-Anbieter überlassen – zumindest nicht, wenn Sie das Maximum aus den Workshops herausholen wollen. Auch als Kunde müssen Sie mitarbeiten, sonst verschwenden Sie Potential.



Bereiten Sie sich und den ERP-Anbieter gut auf den Workshop vor

Es liegt in Ihrem Interesse, dass die ERP-Anbieter konkret auf Ihre Anforderungen eingehen können. Sie wollen keine reinen Marketing-Präsentationen, die allgemeine Features und Funktionen der ERP-Software anpreisen. Sie möchten wissen, wie die vorgestellte ERP-Lösung Ihre individuellen Probleme löst.

Das bedeutet aber auch: Sie müssen den Anbietern vor dem ERP-Workshop mitteilen, welche Prozesse Sie mit der Software abdecken wollen, wie diese Abläufe im Detail aussehen und wo Ihre Herausforderungen liegen. Das betrifft nicht nur die Gegenwart. Auch die Zukunftsperspektive ist wichtig. Die ERP-Anbieter sollten unbedingt erfahren, welche Ziele Sie langfristig verfolgen und mit welchen Herausforderungen Sie rechnen. Diese Informationen zusammenzustellen und weiterzugeben, ist Ihre erste Aufgabe bei der Vorbereitung Ihrer ERP-Workshops.

Wer bessere ERP-Workshops haben will, kommt um Anbieter-Briefings nicht herum.

Sie könnten nun ein Informationspaket schnüren, es mit Organigrammen, Prozessdefinitionen und ein paar Beispieldaten anreichern und alles in schriftlicher Form verschicken. Das ist allerdings kein empfehlenswertes Vorgehen, denn es erlaubt keinen Dialog. In einem schriftlichen Dokument entscheiden Sie alleine, was wichtig ist. Die ERP-Anbieter können zwar theoretisch Rückfragen per E-Mail stellen, aber ein persönliches Gespräch ist immer effizienter.

Besser ist es, wenn Sie jeden ERP-Dienstleister auf Ihrer Shortlist zu einem vorbereitenden Anbieter-Briefing einladen und offene Fragen persönlich klären. Stellen Sie sich und Ihr Unternehmen vor. Beschreiben Sie Ihre Anforderungen und Prozesse im Detail. Veranstalten Sie einen Firmenrundgang, damit sich Ihre Ansprechpartner selbst ein Bild von Ihnen machen können. Stellen Sie Ihr Projektteam vor. Und ganz wichtig: Lassen Sie Raum für Fragen.


Gute Vorbereitung kann die Aussagekraft eines ERP-Workshops erheblich steigern.Gute Vorbereitung kann die Aussagekraft eines ERP-Workshops erheblich steigern.

Zur Abrundung des Anbieter-Briefings bietet es sich an, jedem ERP-Hersteller auf Ihrer Liste einige Beispielprozesse und -daten zur Verfügung zu stellen, die Sie in der Präsentation sehen wollen. Dabei sollten Sie es jedoch nicht übertreiben. Sie müssen weder komplette Datensätze noch eine Beschreibung sämtlicher Geschäftsprozesse verschicken. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Abläufe und reichern Sie diese mit ein paar Daten an, die so auch in der Praxis auftreten könnten. Qualität geht an dieser Stelle vor Quantität.

Stellen Sie Fragen und achten Sie auf Details

Gute Vorbereitung ist aber noch nicht alles. Auch während der ERP-Workshops können Sie einiges tun, um den Mehrwert der Veranstaltung zu maximieren.

Achten Sie darauf, dass Ihr gesamtes ERP-Projektteam an der Veranstaltung teilnimmt. Das mag schwierig sein. Schließlich nimmt ein ERP-Workshop pro Anbieter ein bis zwei Tage in Anspruch. Trotzdem sollten Sie niemanden für das Tagesgeschäft zurückhalten. Jedes Teammitglied bringt seine individuelle Perspektive mit ein und achtet auf unterschiedliche Details. Für den Erfolg Ihres Projektes ist das von großem Wert.

Stellen Sie Fragen, wann immer etwas unklar ist. Das ist nicht die Zeit für Zurückhaltung. Sinn und Zweck eines ERP-Workshops ist, sich ein Bild von der vorgestellten ERP-Lösung zu machen. Dies ist die beste Gelegenheit, offene Punkte im direkten Gespräch zu klären.

Und ganz wichtig: Achten Sie auch auf die weichen Faktoren. Gerade die kommunikative Ebene sagt viel über einen ERP-Anbieter aus:

  • Kommunizieren Ihre Gesprächspartner mit Ihnen auf Augenhöhe?
  • Gehen sie auf Ihre konkreten Anforderungen ein oder bleiben sie vage?
  • Stehen die Features der ERP-Lösung im Vordergrund – oder Ihre persönlichen Herausforderungen?
  • Erhalten Sie zufriedenstellende Antworten auf Ihre Fragen oder weicht der ERP-Anbieter aus?
  • Wie ist die Stimmung? Verstehen sich alle Anwesenden auf Anhieb?

Konfliktpotential äußert sich oft schon in kleinen Dingen, die Sie nicht bewusst wahrnehmen. Vertrauen Sie im Zweifelsfall einfach auf Ihre Intuition!

Unserer Erfahrung nach kann gute Vorbereitung die Aussagekraft eines ERP-Workshops erheblich steigern. Daher raten wir unseren Kunden immer dazu, Anbieter-Briefings durchzuführen. Wenn Sie im Detail wissen möchten, was ein gutes Anbieter-Briefing ausmacht und was Sie dabei beachten müssen, empfehlen wir Ihnen unser Whitepaper „Holen Sie das Maximum aus Ihren ERP-Workshops!“.

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