Wie hilft ein ERP-System bei der Auslastungsoptimierung

04.07.2019 Lesezeit: 7 Min.
Wie hilft ein ERP-System bei der Auslastungsoptimierung
Markus Steinmaßl
Markus Steinmaßl
Consultant ERP, Asseco Solutions AG
Markus Steinmaßl ist seit über 10 Jahre im ERP-Umfeld tätig. Er begleitet Produktionsunternehmen durch die gesamte ERP-Einführung.
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Kapazitäten optimal zu nutzen gehört zu den Grundlagen unternehmerischen Handelns. Das Ziel jedes Unternehmens ist, Belastungen möglichst gleichmäßig über die Zeit zu verteilen und Spitzen zu vermeiden. Doch das ist manchmal einfacher gesagt als getan. Denn die Kapazitätsplanung muss mehrere Faktoren unter einen Hut bringen:

  • Maschinen und Produktionsanlagen sind nur begrenzt verfügbar.
  • Die Arbeitszeit des Personals ist beschränkt.
  • Spezialwerkzeuge gibt es oft nur in geringer Zahl.
  • Hohe Lagerbestände binden Kapital. Schlanke Lager setzen wiederum optimierte Beschaffungstermine voraus.

All diese Variablen bilden ein komplexes System mit zahlreichen Wechselwirkungen. An einer Schraube zu drehen, kann an anderer Stelle gravierende Konsequenzen haben. Solch ein System ist für Menschen nur schwer zu überblicken. Daher macht es Sinn, bei der Auslastungsoptimierung auf ERP-Unterstützung zu setzen.


Was ist Auslastungsoptimierung?

Unternehmen wollen maximale Leistung bei minimalem Ressourceneinsatz erbringen. Im Produktionskontext bedeutet das: Die Organisation will Fertigungsaufträge zeitlich so verteilen, dass ihre Kapazitäten möglichst effizient ausgelastet sind. Stimmen Kapazitätsangebot und -nachfrage zu irgendeinem Zeitpunkt nicht überein, kann das zwei Gründe haben:

  • Die Auftragslage reicht nicht aus, um die vorhandenen Kapazitäten auszulasten (Lücken).
  • Die verfügbaren Kapazitäten reichen nicht aus, um alle Aufträge zeitnah zu erledigen (Spitzen).
  • Zum anderen schlägt ein ERP-Systems im Rahmen des Kapazitätsabgleichs Maßnahmen vor, um die Terminplanung zu glätten. Dabei konzentriert es sich hauptsächlich darauf, Fertigungstermine so zu verschieben, dass die Kapazitäten des Unternehmens effizienter ausgelastet werden. Operative Maßnahmen, zum Beispiel Überstunden, sind dagegen nicht Aufgabe des ERP-Systems.
Menschen tun sich schwer damit, komplexe Systeme zu überblicken. Daher empfiehlt es sich, bei der Auslastungsoptimierung auf ERP-Unterstützung zu setzen.

Das Grundprinzip der Auslastungsoptimierung ist Glättung. Indem das Unternehmen Produktionsaufträge über die Zeit hinweg verteilt, vermeidet es Lastspitzen und füllt Lücken.

Voraussetzung dafür ist ein gewisser zeitlicher Spielraum bei der Produktionsplanung. Auftragsfertiger mit geringen Lieferzeiten können beispielsweise kaum Auslastungsoptimierung betreiben. Wenn mehrere große Anfragen auf einmal eingehen, kommt es zu Spitzen. Auftragsflauten führen dagegen zu Lücken. Das liegt in der Natur der Sache.

Je mehr Zeit zwischen Auftrag und Lieferung liegt, desto mehr Möglichkeiten stehen dem Unternehmen zur Verfügung. Lagerfertiger haben in dieser Hinsicht einen Vorteil, da sie Absätze besser antizipieren und Waren vorproduzieren können. Auftragsfertiger sind stärker von der Auftragslage abhängig. Aber auch sie haben Freiräume, wenn Bestellung und Liefertermin nicht zu nah beieinander liegen.

Die Auslastungsoptimierung beschäftigt sich damit, die Kapazitäten des Unternehmens möglichst effizient einzusetzen.Die Auslastungsoptimierung beschäftigt sich damit, die Kapazitäten des Unternehmens möglichst effizient einzusetzen.


Kapazitäten so effizient wie möglich auslasten

Auslastungsoptimierung in der Produktion ist grundsätzlich auch händisch durchführbar. Es hindert Produktionsleiter nichts daran, Fertigungstermine anhand von Erfahrungswerten festzulegen. Manuelle Methoden stoßen jedoch schnell an ihre Grenzen.

Menschen tun sich von Natur aus schwer damit, multidimensionale Systeme zu überblicken. Einen geglätteten Fertigungsplan mit optimaler Maschinenauslastung zu erstellen ist eine Sache – Maschinen, Personalkapazitäten, Werkzeugverfügbarkeiten und Lagerbestände unter einen Hut zu bringen eine ganz andere.

Die optimale Lösung ist vielleicht auf den ersten Blick unscheinbar, denn sie erreicht in einzelnen Dimensionen nur durchschnittliche Ergebnisse. Im Gesamtbild hat sie aber auch keine Schwächen, was sie zur besten Alternative macht.

Zudem können unterschiedliche Gewichtungen knapper Ressourcen die Auslastungsoptimierung erschweren. Beispielsweise kann es Sinn ergeben, Aufträge vorzuziehen, deren Liefertermine noch Wochen oder Monate entfernt sind. Die Vorteile eines geglätteten Produktionsplans wiegen die zusätzlichen Lagerkosten vielleicht wieder auf. Solche Konstellationen sind für Menschen oft nur schwer zu erkennen.

ERP-Systeme, auf der anderen Seite, eignen sich hervorragend dafür, komplexe Strukturen zu optimieren. Sie können Wechselwirkungen zwischen Variablen besser erkennen, Ergebnisse einer Konfiguration simulieren und Berechnungen schneller durchführen.

Grund dafür ist zum einen die maschinelle Rechenleistung einer modernen IT-Infrastruktur. Zum anderen stellt eine ERP-Lösung die zentrale Datendrehscheibe eines Unternehmens dar. Hier laufen Informationen aus allen Unternehmensbereichen zusammen. Das bedeutet: Das ERP-System verfügt bereits nativ über alle Daten, die für die Auslastungsoptimierung relevant sind.


Wie funktioniert das in der Praxis?

In der Kapazitätsplanung geht es darum, die Ergebnisse der Durchlaufterminierung mit den verfügbaren Ressourcen des Unternehmens (Maschinen, Personal etc.) zu vergleichen. Stimmen Kapazitätsangebot und -nachfrage nicht überein, muss ein Kapazitätsabgleich stattfinden, der beide Seiten der Gleichung wieder in Einklang bringt.

Ein ERP-System unterstützt diesen Prozess auf zwei Arten:

  • Zum einen wickelt es den Vergleich von Kapazitätsangebot und -nachfrage ab. Anhand seines internen Datenbestandes berechnet das System, ob die vorläufige Terminplanung durchführbar ist oder ob Optimierungsbedarf besteht. Der Vorteil der ERP-Lösung ist an dieser Stelle Geschwindigkeit. Berechnungen wie diese erledigt sie schneller als jeder Mensch.

Besonders attraktiv sind ERP-Systeme für die Auslastungsoptimierung aufgrund ihrer Fähigkeit, komplexe Systeme zu managen. Ein Mensch hätte mit Sicherheit Schwierigkeiten, Maßnahmen zu identifizieren, die keine Probleme an anderer Stelle verursachen.

Wichtig ist allerdings, dass Sie die Grenzen der Software kennen. Ein ERP-System ist auch in der Produktion auf die lang- bzw. mittelfristige Ebene ausgerichtet. Es kann problemlos kapazitätsbasiert Fertigungstermine koordinieren. Sobald jedoch operative Faktoren ins Spiel kommen, beispielsweise Rüstzeiten, sollten Sie lieber ein APS hinzuziehen.


Zusammengefasst

Die Auslastungsoptimierung beschäftigt sich damit, die Kapazitäten des Unternehmens möglichst effizient einzusetzen. Im Produktionskontext geschieht dies hauptsächlich über die Kapazitätsplanung: Ein Abgleich von Kapazitätsangebot und -nachfrage auf Basis der Durchlaufterminierung.

Ein ERP-System unterstützt Sie auf zwei Arten. Zum einen prüft es Ihren Produktionsplan auf Kapazitätskonflikte. Zum anderen macht es Vorschläge, um Konflikte möglichst effizient aufzulösen.

Für Produktionsunternehmen ist die Auslastungsoptimierung ein wichtiger Anwendungsfall, den ein ERP-System abdecken muss. Daher macht es Sinn, diesen Punkt prominent im Lastenheft zu vermerken. Wenn Sie wissen möchten, welche Inhalte sonst noch in dieses Dokument gehören, legen wir Ihnen unser Whitepaper „Der richtige Weg zum ERP-Lastenheft“ ans Herz. Es beschreibt den Aufbau eines optimalen Lastenhefts von A bis Z.

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