Wie schätze ich die Wirtschaftlichkeit eines ERP-Systems ein?

15.01.2018 Lesezeit: 7 Min.
Wie schätze ich die Wirtschaftlichkeit eines ERP-Systems ein?
Uwe Kallmeyer
Uwe Kallmeyer
Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
Uwe Kallmeyer ist seit 25 Jahren als ERP-Erklärer in Vertrieb, Logistik- und Managementberatung aktiv. Er bringt Geschäftsprozesse und ERP auf einen Nenner.
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Wenn ein Unternehmen darüber nachdenkt, ein neues ERP-System anzuschaffen, sind in der Regel jede Menge Faktoren im Spiel, wie zum Beispiel technologische Entwicklungen, Markteinflüsse oder Strategien. Die genaue Zusammensetzung dieser Faktoren hängt natürlich von der individuellen Situation des Unternehmens ab. Aber eine Frage taucht so sicher auf, wie das Amen in der Kirche: „Was kostet uns denn ein neues ERP-System?“

Die Frage an sich ist natürlich berechtigt. Der Preis einer ERP-Lösung ist ein wichtiges Entscheidungskriterium. Entscheider greifen jedoch zu kurz, wenn sie ausschließlich die Kostenbrille aufhaben. Viel wichtiger ist der Vergleich zwischen den Kosten des Systems und dem Mehrwert, den es bietet. Es geht um die Wirtschaftlichkeit der ERP-Software. Doch die ist leider gar nicht so leicht einzuschätzen. Es gibt keine belastbaren Zahlen, auf die Sie sich stützen können. Sowohl die Kosten als auch die Leistung einer ERP-Lösung hängen von Ihrer individuellen Unternehmenssituation ab.

Wer trotzdem die Wirtschaftlichkeit eines ERP-Systems schon im Vorfeld einschätzen will, muss also in die Trickkiste greifen.


Die Kosten der ERP-Einführung

Fangen wir mit dem Aufwand an. Welche Kosten kommen im Rahmen einer ERP-Einführung auf Unternehmen zu? Um diese Frage zu beantworten müssen wir zunächst zwischen internem und externem Aufwand unterscheiden.

Unter externem Aufwand verstehen wir alle Kosten, die Ihnen der ERP-Anbieter in Rechnung stellt, zum Beispiel Software-Lizenzen, neue Hardware, Schulungen oder Anpassungsprogrammierung. In vielen Fällen können Sie diese Kostenpunkte relativ einfach recherchieren oder nachfragen. Die konkreten Kosten hängen zwar von Ihren spezifischen Anforderungen ab (gerade was Anpassungen angeht), aber zumindest erhalten Sie schon einmal einen groben Überblick.

Allerdings macht der externe Aufwand nur einen Teil der Gesamtkosten aus. Sie müssen zusätzlich auch noch den internen Aufwand betrachten. Darunter verstehen wir all die Leistungen, die Ihre eigenen Mitarbeiter im Laufe des ERP-Projekts einbringen. Schließlich ist die ERP-Einführung keine reine Dienstleistung, die jemand anderes für Sie erbringt. Ihr Projektteam arbeitet über die gesamte Projektdauer eng mit dem ERP-Anbieter zusammen und ist in alle Prozesse eingebettet. Daraus ergibt sich wiederum Mehraufwand, den Ihr Unternehmen auch erstmal stemmen muss – zum Beispiel durch Überstunden oder zusätzliches Personal (abhängig von den verfügbaren Kapazitäten). Es gibt natürlich auch die Möglichkeit, das ERP-Projekt über längere Zeit aufzuziehen, um die internen Ressourcen zu schonen. Aber passen Sie auf, dass sich Ihr Projekt aufgrund des Tagesgeschäfts nicht bis zum St. Nimmerleinstag verschiebt – das passiert erfahrungsgemäß leider schnell. Nichtsdestotrotz: Über die gesamte Projektdauer gerechnet, haben Sie es mit einer stattlichen Summe zu tun.

Wenn Sie beides (externen und internen Aufwand) überschlagen und zusammenrechnen, haben Sie schon einmal eine grobe Schätzung der Kosten, die mit der ERP-Einführung auf Sie zukommen.


Wirtschaftlichkeitsanalyse anhand von Szenarien

Die Kosten sind natürlich nur eine Seite der Gleichung. Als nächstes sollten Sie analysieren, welchen Mehrwert Ihre neue ERP-Lösung für das Unternehmen generiert. Hier fängt die ganze Sache jedoch an, knifflig zu werden.

Der Mehrwert eines ERP-Systems ist in der Regel nur schwer zu bestimmen. Der Grund dafür ist, dass Enterprise Ressource Planning tief in fast alle Prozesse eines Unternehmens eingreift. Es gibt oft nicht die eine Verbesserung, die man messen kann. Stattdessen sorgt eine ERP-Lösung dafür, dass viele Prozesse besser laufen. Und das macht es wiederum schwierig, einzelne Fortschritte der neuen Software zuzuweisen. Den ROI eines ERP-Systems zu bestimmen ist daher kompliziert.

Das heißt jedoch nicht, dass der Mehrwert völlig im Dunkeln liegt. Für eine gute Schätzung können Sie beispielsweise eine Wirtschaftlichkeitsanalyse anhand von Szenarien durchführen. Dazu setzen Sie sich mit Fachexperten zusammen und stellen folgende Fragen:



  • Was passiert, wenn Sie kein (neues) ERP-System einführen?
  • Was passiert, wenn Sie sich für die ERP-Einführung entscheiden?

    Für beide Szenarien beantworten Sie nun die Fragen
  • Welche Kosten bleiben, entstehen oder entfallen?
    (Softwarewartung, Lizenzkosten, Personal intern / extern …)
  • Wie verändern sich die Erträge?
    (mehr/weniger Auftragseingang, Einkaufspreise, Lagerbestände etc.)


Szenario 1: ERP-Einführung aufschieben

Zum einen sollten Sie die Folgen des Nichtstuns betrachten. Das offensichtlichste Resultat ist meist: weiter wie bisher. Das mag gut oder schlecht sein, abhängig von Ihrer momentanen Situation. Aber machen Sie nicht den Fehler, die Analyse an dieser Stelle zu beenden. Denken Sie weiter in die Zukunft. Nur, weil Sie nichts tun, heißt das nicht, dass der Markt ebenfalls stillsteht. Wie sieht die technologische Entwicklung in Ihrer Branche aus? Was passiert bei gesetzlichen Änderungen? Was tun Ihre Konkurrenten? Was tun Ihre Kunden? Beispielsweise fordern Automobilhersteller schon seit einiger Zeit die Einhaltung bestimmter digitaler Kommunikationsstandards. Wenn so etwas auch in Ihrer Branche passiert, sind Sie ohne ein passendes ERP-System aufgeschmissen. Nichtstun kann also auch zur Bedrohung werden.


Szenario 2: ERP-Einführung durchführen

Bei dem zweiten Szenario spielen Sie durch, was nach erfolgreicher ERP-Einführung passiert und welche Potentiale Sie dadurch realisieren können. Dieses Szenario hängt stark von Ihrer Strategie und Ihren Zukunftsplänen ab und ist hochindividuell. Daher bietet es sich an dieser Stelle an, einen ERP-Fachmann hinzuzuziehen (z. B. einen ERP-Anbieter oder -Berater). Dieser kann Ihnen dabei helfen, die Features eines ERP-Systems mit Ihrer Unternehmensstrategie zu verknüpfen. Auf diese Weise erhalten Sie ein Bild davon, welche Potentiale Sie realisieren können – wie zum Beispiel:

  • geringere Lagerbestände
  • mehr Vertriebsabschlüsse
  • höhere Produktivität
  • steigende Termintreue
  • bessere Lieferfähigkeit


ROI-Berechnung im Schnellformat

Die szenarienbasierte Wirtschaftlichkeitsanalyse ist ein guter Ansatz, um Kosten und Mehrwert eines ERP-Systems zu überschlagen. Aber sie hat auch ihre Nachteile – sie dauert nämlich lange. Wenn ich davon spreche, sich zusammenzusetzen und zu reden, meine ich damit kein einstündiges Brainstorming mit ein paar Kollegen. Wenn die Szenarien Aussagekraft haben sollen, müssen Sie auch genügend Zeit investieren. Sprich: Gehen Sie Ihre Geschäftsprozesse einen nach dem anderen durch, um mögliche Optimierungspotentiale zu identifizieren. Das dauert natürlich seine Zeit und ist oft nur mit externer Unterstützung umsetzbar.

Wenn Sie eher nach einer schnelleren Methode suchen, um den Mehrwert eines ERP-Systems einzuschätzen, bieten sich andere Ansätze an. Es gibt Rechenmethoden, mit denen Sie den ERP-ROI überschlagen können. Ein Beispiel dafür ist die sogenannte Hedonische ROI-Berechnung. Bei diesem Verfahren ermitteln Sie anhand einer Reihe einfach zu ermittelnder Kennzahlen (Umsatz, Mitarbeiterzahl, Personalkosten, etc.) eine plausible ROI-Schätzung. Natürlich gibt es noch weitere Ansätze wie diesen. Recherchieren Sie einfach ein bisschen.

Solche Rechenmethoden sind zwar schnell und einfach durchzuführen. Aber machen Sie sich auch klar, dass dieses Vorgehen nur eine beschränkte Aussagekraft besitzt. Sie betrachten nur eine kleine Auswahl von Kennzahlen. Weiterführende Faktoren, wie die Unternehmensstrategie oder Prozessinteraktionen, bleiben leider außen vor. Die schnellen Rechenmethoden sind dazu da, ein erstes Gefühl für den potentiellen Mehrwert eines ERP-Systems zu bekommen. Wenn Sie dagegen umfassende Erkenntnisse haben möchten, kommen Sie nicht darum herum, Zeit zu investieren.


So schätzen Sie die Wirtschaftlichkeit
einer ERP-Lösung ein

Sobald Sie mit Ihrer Schätzung fertig sind, müssen Sie nur noch Kosten und Mehrwert vergleichen, um die Wirtschaftlichkeit der ERP-Einführung zu bestimmen. Natürlich werden diese Zahlen nicht exakt sein. Genaue Informationen über den ROI erhalten Sie erst später. Aber auf diese Weise haben Sie zumindest eine sehr brauchbare Schätzung, mit der Sie arbeiten können. Diese Teilergebnisse sind besonders wertvoll, wenn Sie Ihre Kollegen und/oder Vorgesetzten von dem Potential einer ERP-Lösung überzeugen wollen. Konkrete Schätzungen und erste Zahlen machen garantiert mehr Eindruck als die bloße Aussage „Ich denke, wir brauchen ein ERP-System“.

Wenn Sie nicht nur die Kosten einer ERP-Einführung erfahren wollen, sondern dazu auch noch ihren konkreten Ablauf, dann empfehlen wir unser Whitepaper „Die ERP-Einführung von A bis Z – So läuft das ERP-Projekt rund“. Es erklärt im Detail, wie ein ERP-Projekt in der Praxis abläuft – von der Anbietersuche bis hin zur Implementierung.

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